契約書を探す時間が1～2分に　「契約書のデータベース」としてナレッジ共有にも活用

「子どもを取り巻く環境をテクノロジーの力でよりよいものに」をミッションに掲げ、保育・教育施設向けICTサービスや、保育者採用支援サービスなどを展開する、株式会社コドモン。同社の多田様にLegalForceキャビネの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

貴社の事業内容について教えてください。

当社は保育・教育施設向けのICTソフトを開発している会社です。保育施設などの先生が、他の職員や保護者と連絡するためのツールなど、業務省力化に貢献するツールを提供しています。

その他、保育士の採用支援サービスの「ホイシル」、保育施設向けECサイト「コドモンストア」、保育士向けのオンライン研修サービス「コドモンカレッジ」などの事業も行っています。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

当社は私が１人で法務業務を担当していました（2022年8月から2人体制）。もともとは取締役の１人が兼務で行っていましたが、2021年6月に私が入社してから専任担当となりました。

業務内容は、企業法務に関することすべてです。法律相談や契約審査のほか、新規事業における法律面でのスキーム整理まで幅広く担当しています。

紙と電子の契約書が混在し、必要な契約書をすぐに見つけ出せない

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

LegalForceキャビネの導入以前は、契約管理のルールが定められていませんでした。
紙の原本を綴じているだけの契約書や、オンラインストレージにスキャンデータを格納している契約書が混在しており、必要な契約書を探す作業に時間がかかっていたことが課題です。 事業部門からの問い合わせにスピーディーに対応できず、事業の足を止めているような、もどかしい感覚がありました。

また法務に関する知見をスムーズに共有することも課題でした。法務担当者が私1人でしたので、どうしてもナレッジが私に集中します。しかし、業務が属人化してしまうと、会社の規模が拡大し、人員が増えた際に支障が生じます。そこで、契約管理やナレッジマネジメントを行えるツールを探し、LegalForceキャビネの導入を決めました。

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

当社の取引先は自治体と民間企業に分かれており、書面の比率は半々くらいです。LegalForceキャビネは、主に民間企業と締結した契約書の管理に使っています。

民間企業との契約の約半分は、電子契約で締結しています。締結後はLegalForceキャビネにデータが自動で連携されるので、人手はほとんどかかりません。残り半分の紙の契約書は、締結後の契約書を法務の受付ポストに提出してもらいます。ある程度たまった段階で私がスキャンデータ化し、LegalForceキャビネにアップロードしています。

フラグ付け機能で重要事項も一目瞭然

LegalForceキャビネで特に気に入っている機能があれば教えてください。

特に気に入っているのは「関連契約書の紐づけ」機能です。関連する契約書同士を紐付けて登録することができ、必要な契約書にすぐアクセスできるので、多数の当事者が関与する契約書を管理する際に重宝しています。

関連契約書の紐付けイメージ 複数の契約書をリンクすることができる

OCRの読み取り精度が高い点も心強いです。多少雑にスキャンしても、誤字・脱字なく契約書の内容がテキスト化されるのには驚きました。

また、注意が必要な項目がある契約書は、「フラグ付け機能」を活用しています。事業部に共有する際に気をつけてほしい特記事項を残しているので、抜け漏れなく社内共有できている実感があります。

フラグ付け機能イメージ 注意事項を記載して保存すると契約書にフラグが付く

契約書探しにかかる時間が、20分から1～2分に短縮

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

契約書を探すのにかかる時間が大幅に短縮されました。今まで1件あたり20分ほどかかっていたうえに、どこにあるか目星がつかず気が重い作業でしたが、それが1～2分で終えられています。法務が1人しかいない中でとても大きな効果です。

過去の契約書を見返す機会は意外に多いものです。 最近の例だと、当社サービスの利用者に行ったアンケートの結果をパートナー企業に共有する際、個人情報関連でどのような構成にするかを確認するために各パートナー企業との契約書を見返しました。契約書を探し、その中から必要な情報を見つけ出すのはかなり骨の折れる作業でした。

LegalForceキャビネの導入後は、検索ウィンドウにパートナー企業の社名などの必要事項を入力するだけで済むので、本当に楽になりました。

全文検索 イメージ

さらにLegalForceキャビネは、ナレッジの共有にも一役買っています。
当社では新しい事業や取り組みが日々発生しています。これは、「子どもを取り巻く環境をテクノロジーの力でよりよいものに」というミッションに基づくサービスであれば形にはこだわらない、という当社の文化に基づくものでもあります。そのため、契約書の記載内容も取引先や事業内容によって大きく異なり、ひな形を使わずに一から作ることが多いです。

その際にLegalForceキャビネが「契約書のデータベース」として非常に役立っています。LegalForceキャビネでは、契約書のタイトルだけでなく内容からも検索ができるので、類似案件や過去の契約書の中に参考になりそうな文章表現がないかを簡単に検索できます。

これから締結する契約書もすべてLegalForceキャビネにアップロードすることで、将来一緒に働く法務メンバーに参考にしてもらえるような環境をつくっていきたいです。

契約管理の自動化は得られるものが多かった

LegalForceキャビネの費用対効果をどのように感じていますか。

LegalForceキャビネの費用対効果は高いです。率直なところ、Excelなどの台帳を用いた契約管理にはマンパワーがかかるので、当社のような１人法務のベンチャー企業では管理しきれないと感じていました。

また、事業部側に契約管理の負担をかけてしまうのも避けたかったです。煩雑な契約管理によって事業推進の足を止めることなく、事業部には事業の成長にコミットしてほしい。そのためには、LegalForceキャビネを導入して自動化を進めるのが合理的だと判断しました。

導入してからは、前述のように契約管理の工数削減、ナレッジマネジメント強化などの効果を実感できました。手動での台帳管理と違って月額費用はかかりますが、これらの手間を考えると十分な効果を感じています。

より多くの契約書をアップロードし、データベースとしての質を高めたい

今後どのようにLegalForceキャビネを活用していきたいですか。

今後は自治体と締結する契約書の管理にもLegalForceキャビネを使いたいです。現在、自治体との契約管理は営業部門が担当していますが、今後は業務フローを整理した上で法務に移管する予定です。

当社には1,000件以上の契約書があり、約6割はLegalForceキャビネにアップロードできています。残りの契約書もなるべく早期にアップロードし、契約書のデータベースとしての質を高めていきたいです。

シンプルで優れたUIは誰にでも使いこなせる

LegalForceキャビネをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

LegalForceキャビネは、業種や規模を問わずすべての企業におすすめできます。あえて言うならば、法務の人数が多く分業体制が整っている大企業よりは、法務の業務範囲が広いベンチャー企業の方が活用度は高まるでしょう。

LegalForceキャビネのUIはシンプルで優れており、基本機能は誰でも使いこなせます。法務部門がなく、他部門の担当者が兼務で行っている企業にもおすすめですね。ぜひデモで体感してみてほしいです。

（取材日：2022年7月）※掲載内容は取材当時のものです。