締結済契約書のリスクを可視化 AIを積極的に活用しベストな契約管理を追求

スキル・知識・経験を持つ人材と、それを求めるクライアントをつなぐプラットフォームを提供し急成長中の株式会社ココナラ。同社に「法務DX人材」として入社した青木様に、LegalForceキャビネの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

一人法務のスタートアップで、月30～40件の契約審査に対応

貴社の事業内容について教えてください。

当社は、知識・スキル・経験を売買するスキルマーケット「ココナラ」を中核事業とする企業です。その他にも、弁護士とクライアントをつなぐプラットフォーム「ココナラ法律相談」や、ITフリーランス向け業務委託案件の紹介サービス「ココナラエージェント」などの事業も展開しています。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

法務チームが契約審査や、事業部門から受ける法律相談の対応などを行っています。チームと言っても契約書のレビュー等の法的な判断を行っているのは私のみで、いわゆる一人法務です。契約審査の件数は月30～40件ほどです。

中身まで含めた「本当の契約管理」を求めて導入

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

当社は私が入社する前から契約管理を行っていました。具体的には契約書をスキャンしデータにして保存し、台帳に一覧化して管理していたのです。しかし台帳で管理しているのはあくまで契約書の名称や相手方といった程度の情報で、契約書の中身まで踏み込んだ管理はできていませんでした。そのため、入社した際に一覧を見ても、個々の契約書を締結した背景や、内在するリスクは把握できず、結局、契約書に一つずつ目を通すしかありませんでした。表面的な情報だけではなく、契約書に含まれるリスクをきちんと管理することが「本当の契約管理」なのではないかという思いで、ツールの導入を検討することにしました。

私は前職でLegalForceキャビネを導入した経験があり、当社にも「法務DX人材」として入社した経緯があります。そのため会社もツールの導入には前向きでした。改めて調べてみると「契約管理のDX化」を謳うサービスが数多く世に出ていることに気付きました。数社のサービスをフラットに比較したところ、当社が求める「本当の契約管理」を満たすためには、LegalForceキャビネが最適だろうという結論に至りました。アップロードするだけで、後から契約書の本文まで対象に検索できる点や、留意事項をコメントに残せる点など、契約書の中身まで含めたリスク管理の機能が他のサービスより秀でていると感じたためです。

契約書をアップロードするだけ 閲覧権限も自在に設定

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

使い方は非常にシンプルで、紙の契約書は締結が完了したらPDFファイル化し、LegalForceキャビネにアップロードするだけです。電子契約サービスも導入しており、そちらは締結後に自動でLegalForceキャビネにデータが連携されるので、手間がほとんどかかりません。契約書を格納した後は、必要に応じて契約書の検索や内容の確認を行います。

また、LegalForceキャビネのフォルダは事業部単位で分けるようにしており、それぞれに自部門の契約書の閲覧権限を与えています。以前は契約書を締結後、PDFにしたデータを事業部にコミュニケーションツールを使って連携していたため、一部の事業部では独自に契約書を管理し、契約書の二重管理や適切な情報管理がなされないという課題がありました。しかし今では、事業部のフォルダにPDFデータを格納して一元的に管理しており、二重管理の問題を解決し、かつ適切な情報管理が可能になりました。

契約書の中には極秘のものもありますので、関係者だけが閲覧できるように設定できる点も便利です。権限設定の柔軟さもLegalForceキャビネの利点で、機密情報の漏洩や、契約書の修正・削除などの誤操作のリスクを低減できます。

閲覧権限設定イメージ

契約書探しの時間を大幅削減 重要事項もコメントで形に残せる

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

契約書を探す時間が削減されました。事業部から「過去の秘密保持契約書（NDA）を照会したい」「ある相手方との権利関係を確認したい」などの問い合わせを受ける機会が多いので、そこで役立っています。特にベンチャー企業は人材の出入りがあるので、事業部の担当者が変わるたびに、同じ契約書について質問されることもあります。そのようなときに、LegalForceキャビネに相手方の会社名を入力すれば、目当ての契約書をすぐに探し出すことができます。導入前は契約書の一覧を確認し、対象の契約書の目星をつけてから共有フォルダを探す手間がかかっていましたが、それが解消されました。

一つひとつのちょっとした時間短縮効果が、積み上がると大きな差になるのではないでしょうか。また契約書にコメントが入れられるのもありがたいですね。口頭で引き継いできたような重要ポイントも、ナレッジとして形に残せるようになりました。

リスクの低減効果を最大化したいなら「LegalForce」との同時導入がおすすめ

AI契約審査プラットフォーム「LegalForce」も同時に導入されていますが、どのようなメリットがありましたか。

LegalForceとLegalForceキャビネをセットで導入することで、リスクの低減効果をより高めることができ、社内の決裁手続きもスムーズに進めることができました。実は、先に導入の話があがったのはLegalForceキャビネのほうでした。社内で話を進めるうちに、それならば契約審査にもAIを活用して、一気通貫でDX化するのが望ましいのではないかとの話になりました。とはいえ、契約審査ツールもLegalForceありきではなく、フラットに数社のサービスを比較しました。その結果、言語化機能やUIが優れていることからLegalForceを選ぶことにしました。時期を分けて個別に導入していたら、同時導入に勝る合理的な説明ができなかったかもしれません。リスクの低減という目的があり、予算が許すならば同時の導入をおすすめします。

LegalForceの導入事例はこちら＞

技術の進歩にあわせて「今の時代のベストな契約管理」を追求したい

LegalForceキャビネをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

企業規模を問わず、契約書をきちんと管理したい企業におすすめしたいです。契約書の中身まで管理できていない企業は、今の台帳管理は十分なのかを一度よく考えてみると良いかもしれません。

私自身も、Excelファイルの台帳で管理していた時代には、契約書の相手方やタイトルを一覧化することで精一杯でしたし、それが契約管理のゴールだったと思います。しかしリーガルテックが発達し、法務業務においてもAIが身近となった現代では「締結済み契約書の中身のリスクまで管理し、リスクを制御すること」が可能であり、そこまでやってはじめて契約管理ができているといえるのではないかと考えています。LegalForceキャビネはリーガルテックを牽引するような新機能を次々とリリースし、契約管理を新たなフェーズに進めています。そんなLegalForceキャビネとともに、今の時代のベストな契約管理を追求し続けたいと思います。

（取材日：2022年11月）※掲載内容は取材当時のものです。