年間150件あった問い合わせが半減 AI精度の高さに信頼を 寄せる

関わるすべての方の「今」を楽しくしたいという想いのもと、通信販売事業とスポーツ・地域創生事業でジャパネットグループ全体の契約管理を一手に担うのは株式会社ジャパネットホールディングスのコンプライアンス部メンバーです。同部を統括する稲葉様に、LegalForceキャビネの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

グループ全事業の法務を担当 新規契約は月200件にのぼる

貴社の事業内容について教えてください。

通信販売の「ジャパネットたかた」を運営している会社です。近年ではスポーツ・地域創生事業にも注力しており、当社の創業地である長崎県のプロサッカークラブ「V・ファーレン長崎」の運営なども手がけています。より多くのお客様に“「今を生きる楽しさ」を”伝えるというのが当社事業のコンセプトです。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

コンプライアンス部がグループ13社の全事業の法令遵守に関する業務を一括で担当しております。契約関連の業務は同部の法務課とオペレーション課の二課にまたがって担当しています。法務課は3名で主に契約締結前の審査を、オペレーション課は4名で締結後の捺印や契約管理などを担っています。

契約審査の件数は毎月200件ほどです。よく扱う契約類型は秘密保持契約（NDA）、通信販売に関する売買契約や業務委託契約、BS放送などに関するコンテンツ契約、スポーツ選手の所属契約などがあります。

AIの「質」を重視 複数のツールを比較して決定

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

数年前に電子契約サービスを導入して以来、電子と紙の契約書が混在し、契約書を探す負担が大きくなっていました。また事業が多岐に渡り事業部が多いため、知らないうちに複数の会社で同じ取引先と似たような契約書を締結するなど、無駄な工数も発生していました。

自社で開発した独自の契約管理システムは登録情報をすべて手入力する必要があり、更新期限や保管期限終了を知らせるアラートのような仕組みなどがなく期限切れなど発生するリスクを感じていました。また利用している電子契約サービスにも契約管理機能はあるのですが、フォルダを分けて管理したり、閲覧権限を柔軟に設定したりといった機能がありません。そこで新たなツールを導入し、契約管理を一元化する方針となりました。

複数の契約書管理ツールを比較し、LegalForceキャビネの導入を決定しました。決め手はAIの精度の高さです。月200件という大量の新規案件を処理せねばならず、また10,000件を超える既存の契約書もすべて移管しようと考えていたので、OCRの読み取りやAIによる情報登録の精度を何よりも重視していました。デモンストレーションを見て、最も精度が高いと感じたLegalForceキャビネを選びました。

当社は有用な業務効率化ツールにはしっかりと投資するという考え方なので、LegalForceキャビネの導入で検索性が向上し管理工数が削減できること、アラートにより更新漏れなどの事業リスクを低減できることを訴求し、社内の承認を得ました。

契約書をアップロードするだけ 注意事項はメモに残してナレッジ化

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

締結が終わって担当部門から契約書が戻ってきたら、PDFファイル化したものをLegalForceキャビネにアップロードします。その後、契約書に関する情報が正しく登録されているかを担当者が目視で確認して終了です。案件数が増える繁忙期には、確認まで手が回らずLegalForceキャビネに取りこむだけになることもありますが、それでも業務に支障がないレベルで精度の高い検索ができています。

注意事項や引継事項がある契約書は、メモを作成してコメントを残します。トラブルが発生した経緯などはしっかり文字に記録することで会社全体のナレッジとして活用できます。

権限管理の活用で自ら契約書を探す風土が生まれた

特に気に入っている機能があれば教えてください。

「権限管理」機能が気に入っています。たとえばスポーツの選手契約は内容がセンシティブなので関連する事業部にのみ閲覧権限を与える、各事業の賃貸契約に関する契約書は資産管理部門にのみ閲覧権限を与えるといった使い方をしています。使い方に慣れると、現場の担当者が自分で契約書を探してくれるようになり、コンプライアンス部の負担は大きく減りました。

また「関連契約書の紐づけ」機能も気に入っています。1つの事業に関して複数の契約書を取り交わすことも多く、それらをリンク付けすることで、後の検索が楽になっています。

閲覧権限設定イメージ

150件あった問い合わせ対応が半減

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

契約書の登録作業にかかる時間が短縮しました。導入前は契約書の名称、相手方、有効期限などの項目を手入力しており、1件あたり10分ほどかかっていました。LegalForceキャビネの導入後は3分ほどで完了しています。1件あたりだと7分ほどの短縮ですが、これを月200件積み上げると、約24時間分の工数削減になるので効果は大きいです。

締結済みの契約書の検索も楽になりました。契約書名が思い出せないときには相手方の会社名や代表者名で検索するのですが、曖昧な情報でも目当ての契約書にたどり着くことができ助かっています。

年間150件ほど発生していた他部門からの問い合わせは半分ほどに減りました。
今では、監査対応のために多数の閲覧が必要な場合など一部の例外を除き、各事業部門が自ら契約書を探してくれる文化が浸透しています。

今後LegalForceキャビネをどのように活用していきたいですか。

権限設定をさらに深く活用したいです。現在は契約書の所管部門単位で権限を設定するにとどまっていますが、これを担当者レベルで設定し、事業部門自ら管理できる体制作りを目指したいです。アラートが表示された後、きちんと更新などのアクションを行ったかまで管理できるよう、現場の理解を深めたいです。

AIのレベルの高さを体感してほしい

LegalForceキャビネをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

条文検索イメージ

契約書の数が多くデータで管理したい企業や、法務の機能が複数の部門や拠点に分散している会社におすすめしたいです。LegalForceキャビネを使えば契約書の情報を登録する手間が省けますし、一元管理によってスムーズに仕事ができるからです。実際、契約審査と契約管理の担当部門が分かれている当社でも、内容をよく把握していない契約書の情報を抜き出す苦労が軽減され、導入効果を実感しています。AIのレベルが高いLegalForceキャビネを、ぜひ体感して欲しいです。

（取材日：2023年2月）※掲載内容は取材当時のものです。