散在していた契約書を一元化 上場審査にも安心して臨める契約管理体制を構築

クライアントのFintech領域の課題に一気通貫で並走する「デジタルソリューション・パートナー」として躍進を見せる、Atlas Technologies株式会社。同社の高橋様に、LegalForceキャビネの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

法務専門の組織がないなか契約業務を1人で担当

貴社の事業内容について教えてください。

当社はFintech領域のコンサルティングを行っている会社です。クライアントからの依頼内容に応じて、その領域のスペシャリストを集めたチームを組成し、Fintech事業の戦略策定から実行支援まで幅広いサービスを提供しています。2022年10月26日には東京証券取引所グロース市場への上場も果たし、成長中の企業です。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

コーポレート本部 執行役員 高橋 みのり 様

当社には独立した法務専門の組織はなく、コーポレート本部の中に法務機能があります。法務を担当しているのは私1人です。法務の主な業務は契約審査で、月10〜15件ほどの契約書をチェックしています。類型は秘密保持契約（NDA）が多く、業務委託に係る契約書や人材紹介契約なども扱います。

500件以上の契約書が散在 一元管理を求めて導入

LegalForceキャビネを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

契約書の一元管理が大きな課題でした。私が参画した当初は、大半の契約書が紙で保管されており、過去の案件が500件以上もたまっていました。一部の契約書はスキャンデータ化しネットワークドライブに格納されていましたが、フォルダの階層やファイルの命名規則が統一されておらず、検索しづらい状態でした。将来的には株式上場を見据えている状況でしたし、このままではダメだと思い、導入を決めました。

締結した契約書をアップロードするだけ 間接的な作業から解放された

実際にLegalForceキャビネを使うときの流れを簡単に教えてください。

当契約締結が完了したら電子契約サービスから契約書のデータをダウンロードし、LegalForceキャビネにアップロードします。読み込んだ情報に不足があれば、入力補助をしてくれるアシスタントの方に修正してもらい、私が最終確認をして部門別フォルダに格納する流れです。

格納後は、社内各部門のメンバーや監査役、監査法人に閲覧権限をお渡しして、必要に応じて活用してもらっています。契約書のデータやコピーをメールや社内SNSで受け渡すといった間接的な作業から解放され、とても助かっています。

紙ベースのまま保管していた過去の契約書もすべてLegalForceキャビネに取りこむことができているので、当初の目的だった「一元管理」も叶いました。

マイナス検索までできる検索機能に満足 必要な情報にすぐアクセス

LegalForceキャビネ導入によって感じている効果を教えてください。

契約書を探す時間が大幅に減りました。LegalForceキャビネは検索のしやすさが非常に優れています。契約書のタイトルだけでなく本文も検索対象にして精度の高い検索ができます。また、特定のキーワードが含まれていない文書を検索するマイナス検索に対応している点もすばらしいですね。たとえば『反社会的勢力の排除』条項が抜けている契約書などもボタン1つで探せます。「ないものを探す」作業は人間には難しいものですが、LegalForceキャビネなら楽に行えます。

最終版のファイルを特定するのも楽になりました。複雑なフォルダ階層やファイルの命名規則に苦慮することなく、LegalForceキャビネに格納しているものが唯一無二の最終版と定めるルールにしています。

特に気に入っている機能があれば教えてください。

PDFファイルの内容をテキスト化して保存できる点が気に入っています。LegalForceキャビネは契約書をアップロードするだけで、AIがファイル名や相手方の会社名、契約期間などの主要な情報を拾ってくれます。読み取りの精度もどんどん高くなっており、ほとんど間違いがない印象です。これは今まで人間の目と手でやってきた仕事なので、本当に助かっています。

仮にデータの補正が必要になっても、期間を自動で計算してくれたり、日付をカレンダーから直感的に選んで入力できたりと、細部までUIが優れているのでストレスがありません。ちょっとした作業の苦痛を減らしてくれる工夫が随所にみられ、痒い所に手が届くサービスだと感じています。

「関連契約書の紐づけ」機能もとても便利です。基本契約とその配下の個別契約、あるいは同一案件の原契約と変更覚書といった関連性のある契約書を紐づけて保管でき、契約の更新・解約などの対応漏れを防ぐことができています。当社のようなコンサルティング会社では、まずは相手方と基本契約を締結し、個々のプロジェクトが発生したら個別契約を結ぶケースが多いです。こうしたツリー構造の契約を管理する際に関連契約書の紐づけは重宝しています。

関連契約書の紐づけイメージ 関連する契約書の紐付け登録ができる

リスクが少ない業務フローを実現 上場審査にもスムーズに対応

AI契約審査プラットフォームのLegalForceも同時に導入されていますが、どのようなメリットがありましたか。

契約書の審査から締結後の管理までをシームレスにカバーできるようになり、リスクが少ない業務フローを構築できました。当社は2022年10月に東京証券取引所グロース市場に上場しましたが、その際にもLegalForceおよびLegalForceキャビネを導入していたおかげで安心して臨めました。

主幹事証券会社や証券取引所の上場審査、外部監査では、契約書のリストや重要な契約書の提出を必ず求められます。LegalForceキャビネで管理していれば、紙のファイルから契約書を引っ張り出してコピーを取るといった手作業が一切発生しないので、上場前に導入しておいて本当に良かったと感じました。上場を目指すスタートアップには必須なツールです。

LegalForceの導入事例記事はこちら＞

紙やExcelでの契約書管理は手間やリスクを伴う

LegalForceキャビネをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

LegalForceキャビネはどのような企業にも導入をおすすめできます。紙やExcelの台帳による契約書管理は、検索の精度が低く、閲覧もしづらいからです。単にスキャンデータ化してフォルダに格納しても、その後の活用のルールが厳格に運用されなければ、電子化の意味をなしません。

契約のライフサイクルを管理する上では、原始の情報と、そこから抽出した必要情報が可視化されていることが非常に重要です。そのためには、旧来の契約書管理を続けるのではなく、LegalForceキャビネのようなツールを活用すべきです。特に電子契約サービスを採用している企業ならば、親和性が高くスムーズに導入できるかと思います。

（取材日：2022年11月）※掲載内容は取材当時のものです。