契約書管理システムとは
そもそも契約書管理システムとは、その名の通り電子的な契約書を管理するためのシステムを指します。
「文書管理システム」と呼ばれることもあり、電子契約において重要な役割を果たしているものです。
近年では業務のリモート化やペーパーレス化などが加速していますが、そんな中で多くの企業で導入されています。
特に、紙の契約書を使うことが無い場合、契約書管理システムは企業にとって不可欠なツールと言えるでしょう。
契約書管理システムの機能について
電子契約に必須ともいえる契約書管理システムには、どのような機能が搭載されているのでしょうか。
以下では一般的に搭載されている機能を紹介していきます。
文書を電子化できる
契約書管理システムのメインとなる機能といえば、文書の電子化ではないでしょうか。
これまでは「紙」という物理的な形で管理していた文書を、全て電子化できるようになっています。
電子化にすると、紙よりも扱いづらくなるのではと不安になる方もいますが、むしろその逆です。
たとえば契約書管理システムは、Word・Excel・PDFなど、ビジネスシーンに欠かせないファイル形式に対応しています。
どのパソコンでも問題なく閲覧・管理ができるのはもちろん、近年推進されているペーパーレス化にも対応できるでしょう。
また、電子化において脱押印をバックアップするための、電子承認機能も利用できます。この機能によって押印の必要がなくなるため、わざわざ印刷して押印をしなくても済むのです。
便利なバージョン管理が使える
電子化された文書を管理する際、過去のバージョンを使いたくなったときに、「バージョン管理機能」が役立ちます。
これは文書を一度変更した状態でも、過去のバージョンを復元できる機能のことです。
また、当然ながら契約書管理システムを使っていると、多数の文書を保管することになります。
すると似たようなファイル名が増えていき、最新版はどれなのか判断しにくくなる恐れがあるのです。
そんなときに契約書管理システムがあれば一元管理によって、探している書面を早急にピックアップできます。
さらに、多くの契約書管理システムに搭載されているのが、承認履歴の閲覧機能です。
過去に承認してきた契約書を一目でチェックできるため、業務効率化に役立ちます。
検索機能で素早くピックアップ
探している契約書を素早く探し出せるのは、契約書管理システムの代表的な機能です。
企業によっては契約書を数多く扱うため、何がどこに保管されているのか分からなくなる恐れがあります。
これは紙の契約書だけではなく、電子文書も例外ではありません。
そこで検索機能を使えば、条件に該当する契約書だけをピックアップできます。
たとえば日付やファイル名はもちろん、企業名や作成者など、さまざまな条件に合わせてピックアップできるのが魅力です。
探している契約書が見つからないと、それだけでかなりの時間を消費してしまいます。
保管している契約書の数が多ければ多いほど、探し出すのが大変になってしまうでしょう。
しかし、契約書管理システムがあれば、適切な条件に合わせて調べるだけで、すぐに文書を発見できます。
契約書管理システムを導入するメリット
契約書管理システムには、多数の機能が搭載されています。
これらを活用することで、業務上にどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。
以下で詳しく見てみましょう。
業務を効率よく進められる
契約書管理システムは、素早く文書を探し出し、簡単に取り扱えるという特徴があります。
そのため、導入することにより業務効率を高められるのが大きなメリットと言えるでしょう。
たとえば検索機能は、契約書を素早く見つけ出したいときに便利です。
保管している契約書の数が多くても、契約書管理システムの機能があればその場で発見できます。
また、多くのシステムは操作方法がシンプルで、これまで紙媒体を扱ってきた方も簡単に覚えられる内容です。
また、近年増えているリモート化にも対応しています。
ユーザーに閲覧権限を与えれば、職場以外の場所から契約書管理システムにつなぎ、文書を確認することも可能です。
ネット環境があれば、自宅はもちろん出張先でも閲覧できるのは、電子媒体ならではと言えるでしょう。
コストカット
企業にとって大きな課題となるのが、業務を遂行するうえで必要なコストを、可能な限りカットすることです。
契約で交わす金額によっては、かなりの膨大なコストがかかってしまいます。
たとえば、紙媒体の場合は収入印紙が契約金額に応じてかかります。
もし億単位の契約金だった場合、収入印紙は数十万円に上るケースも珍しくありません。
しかし、電子契約の場合は収入印紙がかからないため、コストをカットできるのです。また、印刷に必要なインク・紙なども無駄に使わずに済むため、環境にも優しいといえます。
紙媒体でやり取りする場合、クライアントの元へ書類を届けたり、送り返したりなどの工程が必要となります。
送付には切手や封筒などの購入費用だけではなく、場所によっては交通費もかかります。
もし泊りがけでクライアントへ会いに行った場合、宿泊費も必要です。
契約書管理システムなら、オンライン上で手続きをするだけなので、わざわざクライアントと対面しに行く必要はありません。
そのため、交通費や宿泊費などのコストもかからず、費用負担を大幅に抑えられるでしょう。
契約書管理システムの選び方は？
契約書管理システムは非常に便利なものですが、だからこそ何を選ぶべきなのか悩んでしまうものです。
以下では具体的な選び方を解説していきます。
機能性
まずは機能性に着目してみましょう。
ほとんどの契約書管理システムでは、前述したような機能が同様に搭載されているものです。
しかし、よく見てみると文書取り込みや修正アシスト機能など、細かな付随機能の有無は異なります。
中には基本的な機能しか搭載されておらず、物足りなさを感じてしまうシステムもあります。
機能は充実しているものを選んでおいて損はありませんので、どのような機能があるのかを見比べてみましょう。
使い勝手
機能が充実していても、使い勝手が悪ければ意味がありません。
特にパソコンの扱いに慣れていない方は、操作性が悪いと契約書管理システムを使いこなせなくなります。
誰が使用してもストレスのないものを選ぶためには、直感的に操作できるかをチェックしましょう。
使い勝手がよければ、従業員へ操作方法を指導する工程も楽になり、業務上での負担軽減につながります。
セキュリティ
せっかく契約書を管理していても、ずさんなセキュリティでは意味がありません。
大切な機密情報が流出してしまわないよう、セキュリティがしっかりしている契約書管理システムを選んでください。
たとえばユーザーごとに権限を設定できるか、アクセス・変更などの履歴をチェックできるかなどは、とても大切な機能です。
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契約書管理システムで業務効率化を
契約書管理システムは、業務効率化に欠かせないツールです。
特に近年ではペーパーレス化も進んでいるので、スムーズに管理するためにも早めに導入してみてください。
中でもLegalOn Cloudは操作性が優れており、多数の機能が搭載されている点が強みです。
使い勝手がよいことで評価されているので、一度利用を検討してみませんか。
<この記事を書いた人>
Nobisiro編集部
AI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」を提供するLegalOn Technologiesが運営する、法務の可能性を広げるメディア「Nobisiro」編集部。の法務担当者の日々の業務に役立つ情報を発信しています。
