契約業務には、契約書の受付・審査・締結・締結後の管理・更新業務と、一連の工程があります。各工程を整理し、適切なフローにしておくことが重要です。
フローに問題があると契約業務の効率が悪化するだけでなく、必要な手続きの抜け漏れが発生しやすくなるなど、トラブルにつながります。
契約業務に関する課題の解決に有効なのが、CLM（契約ライフサイクルマネジメント）です。
この記事では、CLMの基本と、その導入によって解決できる課題について解説します。
目次
CLM（契約ライフサイクルマネジメント）とは？
契約ライフサイクルマネジメント（CLM=Contract Lifecycle Management）とは、契約の締結前から締結後の管理・更新業務に至るまでのフローを管理し、最適化することをいいます。
契約業務には、さまざまな工程があります。契約書の受付から始まり、契約書ドラフトの作成や修正、契約書の締結、締結後の管理・更新業務に加え、内部承認のプロセスも必要です。
これらの一連の業務フローが適切に運用されなければ、業務効率が悪くなり、ビジネスのスピード感を損なうことにもなりかねません。また、あるべき工程の抜けが発生しやすくなるなど、業務の質にも支障が出てしまいます。
そこでCLMの手法や考え方を導入し、契約業務のフローを最適化することが重要です。特に、CLMを実現するITシステムの活用が注目されています。
CLMを構成する契約業務のフロー
CLMを導入するには、まず契約ライフサイクルを構成する各工程を細分化することが必要です。契約業務は通常、以下のような工程で構成されます。
- 契約の発生・契約審査受付
- 審査
- 交渉・修正
- 稟議・締結
- 管理
- 更新
それぞれの工程について、以下に解説します。
契約の発生・契約審査の受付
契約ライフサイクルのスタートは、相手方との取引内容を書面にした契約書を作成することです。発生する取引に適した自社のひな形が既にある場合、当該ひな形を相手方に提示します。適切なひな形がない場合、自社のひな形や過去に締結した契約書などを参考にしながら、法務担当者が契約書のドラフトを作成します。契約書のドラフトは取引先が作成する場合もありますが、ここでは自社で作成するケースで見ていきましょう。
作成した契約書のドラフトは、上司や担当部署に共有し、内容に問題がないか確認してもらう工程が必要です。
契約審査をする際は、担当部署と法務部で適宜ミーティングを行い、取引の種類（売買、業務委託、請負など）、成果物の有無、知的財産権の権利帰属、支払い条件、契約期間など、チェックに必要な情報を確認しましょう。
契約審査
相手方から契約内容について修正依頼があった場合は、法務部が契約審査を実施し、契約内容に問題がないかを確認します。
例えば、自社に不当なリスクのある条文が含まれていないか、必須とされる条文が抜けていないかなどの問題をチェックする工程です。誤字・脱字・表現の適切性・契約名義に誤りがないかなど、形式面も審査の際にしっかり確認します。
チェックの結果、必要に応じた加筆・修正案を提示することも法務部の役割です。
契約交渉・修正
契約審査で見つかった問題のある条文の変更などについて、相手方との交渉が必要になる場合があります。
こちらの提示する交渉内容に対して、相手方からさらに修正案が提示されることもあるでしょう。相手方からの修正案が出た場合は再度、法務部によるチェックを行います。
こうして最終版ができるまで修正と確認を繰り返します。
最終版が完成しても、途中のバージョンを削除せず残しておくことが一般的です。次の契約書を作成する際に、過去の契約書作成の途中過程を確認することがあるためです。
契約稟議・締結
最終版ができたら、稟議申請をします。承認が下りたら、契約書を締結する段階です。
紙の契約書で締結する場合
自社で契約書を印刷・製本する場合、通常2通作成し、押印をして相手方に郵送します。そして契約書を受け取った相手方に押印・日付の記入などの処理をしてもらい、2通のうち1通を返送してもらうという流れです。
相手方から押印済みの契約書が郵送されてくる場合もあります。どちらが契約書を印刷・製本するのか決まりはありませんので、最終版が確定した時点で、相手方に確認するようにしましょう。
電子契約で締結する場合
電子契約の場合は、郵送ではなく電子契約サービスを利用して契約書のPDFデータを電子的に送信します。それを受け取った相手方に、電子契約サービス上で締結処理をしてもらうことで契約書の締結となります。
契約書の管理・更新
締結した契約書を保存して適切に管理することも、CLMにおける重要な工程です。
紙の契約書なら、インデックスなどを付けた上でファイリングし、後から探しやすい状態で保管します。契約書名、取引会社名、担当部署、契約締結日、契約の更新日・有効期限などの情報や管理番号などを一覧化した「管理台帳」を作成しておくことも必要です。
契約期間が決まっている契約（自動更新なし）について、契約の更新期限が近づいてきたら、担当部署に連絡をして更新の有無を確認します。更新をする場合、契約更新についての覚書を作成するなどして契約を締結します。
また、自動更新ありの契約を放置して、不必要な契約が更新されてしまうことがないように管理することも重要です。担当者が常に更新日を把握できるよう、情報共有の体制を整える必要があります。
契約業務でおきがちな課題
契約業務ではさまざまな課題が発生しがちです。しかしCLMを適切に行うことで、多くの課題を解決できます。まずはどのような課題があるのか、代表的なものを見ていきましょう。
契約審査における課題
まずは契約審査の工程で発生しがちな課題についてです。主な課題として以下の2点が挙げられます。
- 契約書の作成・審査に時間がかかる
- 案件ごとのステータスを可視化できない
それぞれどのような課題なのか、以下より詳しく解説します。
契約書の作成・審査に時間がかかる
契約審査のために、確認作業や法律の調査などに「時間がかかる」という課題があります。
契約書を作成する際は、過去に作成した類似の契約書や、自社のひな形を利用できると効率的です。しかし、契約書をうまく管理できていないと、参照したい過去の契約書やひな形を見つけるのにも時間がかかってしまう場合があります。
過去の契約書やひな形の管理体制を整備することで、これらの作業を効率化することが可能です。
契約審査を効率化できるシステム「LegalForce」では、契約審査の支援と、契約書一覧・自社ひな形一覧の機能があり、契約書の作成・審査を効率化できます。
契約書一覧・自社ひな形一覧機能とは、アップロードした契約書や自社ひな形を契約書データベースとして活用することができる機能です。検索性が高いので、閲覧したい契約書を簡単に見つけられます。
詳しくは『「LegalForce」の機能紹介 リスク検知 ナレッジ管理』をご参照ください。
案件ごとのステータスを可視化できない
案件ごとに「審査中」「交渉中」などのステータスを把握できないという課題も発生することがあります。ステータスを把握できない状態では、進捗の遅れをケアできないなど、さまざまな問題が発生しがちです。
ステータスを把握できる一覧を作成するなど、社内に存在する契約案件を俯瞰的に管理できる体制をつくることが重要です。
LegalForceには「案件管理」の機能があり、案件ごとのステータスを簡単操作で一覧化して管理できます。詳しくは当ページの『「LegalForce」の機能紹介 案件管理』をご参照ください。
契約管理における課題
契約書を締結した後にも管理上の課題はあります。主な課題として挙げられるのは、以下の3つです。
- 契約書の一元管理ができない
- 契約更新日を把握しづらい
- 閲覧権限の設定・セキュリティ管理ができない
契約書の一元管理ができない
どのように契約書を「一元管理」するかは、代表的な課題の一つです。
ここでいう一元管理とは、契約書の検索や内容の閲覧など、契約管理に必要な作業を一つのシステム上で完結できるような状態を指します。
例えば契約書の情報を一覧化した「管理台帳」をエクセルで作成するだけでは、一元管理とまではいきません。この場合、契約書の詳しい内容を確認するには、台帳で契約書の保管場所を調べ、キャビネットを開けてファイルを探すなどの手間がかかります。
一元管理を実現するには、契約書の一覧から簡単な操作で契約書の内容まで閲覧できるような仕組みを実現することが必要です。
「LegalForceキャビネ」を導入すれば、契約書の検索と閲覧までシステム上で完結できます。さらに契約書のPDFデータを読み取って、管理台帳に反映させる機能があり、契約書情報の一覧を効率的に作成できます。
詳しくは、『「LegalForceキャビネ」の機能紹介 管理台帳自動登録』をご参照ください。
契約更新日を把握しづらい
「契約更新日を把握しづらい状態」で契約書を管理してしまっている場合にも課題があります。
契約の更新日を把握しづらい状態で契約書を管理していると、契約更新手続きが必要な契約を更新し忘れてしまったり、不要な自動更新契約を放置することによって本来なら解除すべき契約が更新され続けてしまう、といった損失が発生することになりかねません。
この点でも「LegalForceキャビネ」を導入することで、効率的な仕組みをつくることができます。契約書の更新日を自動的に知らせるリマインド機能によって、不要な契約の更新や、重要な契約の終了を防止することが可能です。
詳しくは、『「LegalForceキャビネ」の機能紹介 更新期限の自動リマインド』をご参照ください。
閲覧権限の設定・セキュリティ管理ができない
契約書を閲覧できる人を制限するなど、「セキュリティ対策」をどうするかも重要な課題です。
例えば紙の契約書なら、契約書原本を保管するキャビネットに施錠するだけでなく、閲覧・持ち出しルールを整備する必要があります。しかし関係するスタッフ全員にルールを徹底してもらうことが難しい場合もあり、十分な対策ができないと感じるケースもあるでしょう。
スキャンしてPDF化した契約書についても、セキュリティ対策に課題はあります。例えば、契約書のデータを保存しているファイルサーバにパスワードを設定するなど、セキュリティ対策のために多くの手間がかかってしまうことがあります。
LegalForceと連携できる契約書の管理システム「LegalForceキャビネ」では、必要なセキュリティ対策を効率的に設定することが可能です。権限管理の機能があり、閲覧できるユーザーの制限を一括設定できます。
詳しくは『「LegalForceキャビネ」の機能紹介 権限管理』をご参照ください。
「LegalForce」の機能紹介
AI契約審査プラットフォーム「LegalForce」なら、CLMの中でも特に重要な「契約書の作成」「契約審査」の業務を中心に効率化できます。機能の詳細は以下の通りです。
リスク検知
スキャンした契約書のPDFデータをLegalForce上にアップロードするだけで、AIが瞬時にチェック項目を表示するので、一般的なリスクの見落としや、必要な条文の抜け漏れの防止をサポートします。指摘項目ごとに重要度を設定することもでき、自社の方針に沿ったチェックがしやすいようカスタマイズできます。
ナレッジ共有
LegalForceにはナレッジの共有を促進する機能がいくつか用意されています。例えば契約書のドラフトから最終版までの修正過程を、閲覧しやすい状態で残しておくことができる「バージョン管理」の機能があります。
さらに自社のひな形や、審査済みの過去の契約書を検索しやすい状態で保存できるので、新しい契約書を作成する際に必要な参考情報を探しやすくなります。
案件管理
契約審査の受付を効率化する「案件管理」の機能もオプションとして提供しています。契約審査の受付とステータス管理をLegalForce上で一元管理できる機能です。契約審査の進捗状況を把握しやすくなり、契約審査の業務フローを効率化できます。
「LegalForceキャビネ」の機能紹介
契約管理システム「LegalForceキャビネ」なら、CLMにおける「管理」や「更新」の工程で生じるリスクを制御できます。関連機能の詳細は以下の通りです。
権限管理
契約書を閲覧できるユーザーを制限できる機能です。部署ごと・ユーザーごとなど、アクセス権限を自由に設定できます。権限変更も行うことができるので、退職者などにアクセス権限を付与したまま放置するといった問題も防ぐことができます。
管理台帳自動情報登録
システムにアップロードした契約書データを読み取り、当事者名、契約書の開始日・終了日、自動更新の有無などの情報を契約管理台帳に自動入力する機能です。契約書を見ながら管理台帳に手入力する手間が省けるので、契約管理の業務を効率化できます。作成した管理台帳から契約書の内容を確認でき、契約書の一元管理を実現できます。
更新期限の自動リマインド
管理台帳の情報を元にして、契約の終了・更新の期限を自動でリマインドする機能があります。契約の終了・更新が近づいたタイミングで、担当者に対して自動的にメールで通知する機能です。この機能により、担当者が契約更新・契約解除の手続きをし忘れないようにするための体制を構築することができます。
LegalForceとLegalForceキャビネで契約業務を効率化
CLM（契約書ライフサイクルマネジメント）とは、契約業務の一連の工程を管理し、最適化することです。
「LegalForce」「LegalForceキャビネ」を利用すると、CLMにおける特に重要な工程である契約審査と、契約書管理の業務を効率化・最適化できます。機能の詳細について詳しくは、以下の資料でご確認ください。
契約の基本についてさらに詳しく知りたい方は、以下のダウンロード資料もご利用ください。
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