契約書チェック業務を自動化し、法務業務の効率化を図るには?

契約書チェック業務を自動化し、 法務業務の効率化を図るには?

この記事のまとめ
この記事では、「契約書チェック業務を自動化し、法務業務の効率化を図るには?」について解説します。

契約書チェック業務とリーガルテック

リーガルテックとは

「リーガルテック」とは「リーガル(法律)×テクノロジー」のことをいい、法律に関する様々な業務を効率化するために用いられるソフトウェアなどのテクノロジーを指します。

近年、法律に関する様々な課題をテクノロジーで解決するこの「リーガルテック」が急速に広まりつつあります。

リーガルテックの中でも、電子契約契約書管理契約書の自動レビュー、といったツール注目されています。

日本におけるリーガルテックの導入

アメリカでは、近年、eディスカバリーなどを中心にリーガルテックが普及してきましたが、アメリカに比較すると、日本はリーガルテック分野では遅れをとっていました。

日本では、裁判などにおいて紙による手続きが多く、弁護士や企業法務の担当者は紙ベースの煩雑な手続きに追われており、セキュリティなどシステムの信頼性への懸念などもあり、リーガルテックの普及がなかなか進まない状況がありました。​

しかし近年、日本でも、法務業界を含んだ社会全体として「働き方改革」を進める必要が出てきたという背景や、少子高齢化による労働人口不足から人に依存したビジネスが維持できなくなるという危機感もあり、これまでIT化が遅れていた法務領域へもテクノロジー活用が進んできました。

日本国内において、リーガルテック企業も増加してきました。リーガルテック企業間やリーガルテック企業と法律事務所間の業務提携、法律事務所によるリーガルテック参入など、動きも出てきています。

契約書チェック業務を自動化するメリット

今回は、法務業務の中でも多くのリソースを割いている契約書のチェック業務を自動化した場合、企業にはどのようなメリットがあるかを説明したいと思います。

契約書チェック完了までの時間短縮

一般的に、契約書チェックは以下のような手順で進められます。

STEP.1
契約内容の把握
具体的にどのような取引を行おうとしているのか、契約に至った背景を事業部の担当者にヒアリングしたり、契約金額や契約期間など、今回締結しようとしている契約の内容を把握します。
STEP.2
リスクの抽出
契約がどのような内容をとなっているか把握することができたら、自社にとって問題となる規定がないか、必要な条項は網羅されているか、不要な条項がないか、など契約書に潜むリスクを抽出していきます。

契約の内容によっては、適用される法令を調査したり、過去の類似契約や自社のひな形と比較したりといったリサーチも行います。

STEP.3
修正案の作成
契約に潜むリスクが全て把握できたら、自社にとって不利な条項を削除したり、不明確な箇所を明確にするなどして、修正案を作成します。
STEP.4
最終確認
修正案が適切かどうか、事業部の担当者とすり合わせをして最終確認を行います。

このように進めていく契約書チェック業務の中で、特に②リスクの抽出③修正案の作成に、大幅に時間が割かれています

②リスクの抽出においては、人間によるチェックではどうしてもリスクの抽出もれが出てくる可能性があります。

リーガルテックを利用することにより、AIが契約書に含まれるリスクを自動で抽出してくれるため、リスクの抽出もれが少なくなります

また、自社の契約書のひな形などを隣に用意しながら、チェック対象の契約書と一文ごと比較している法務担当者も多いと思いますが、リーガルテックを利用して、2つの契約書の差分をを瞬時に比較することもできます。
更に、不足している条項を発見した際に、ひな形や過去の契約書の同種の条文を検索することができるため、検索結果を参照しながら修正することができます。

契約書チェックをAIにより自動化できると、法務担当者の契約書チェック業務に割く時間は、大幅にカットできると期待されます。

新人教育のツールとして使用できる

契約書をチェックするには、専門的な法務知識や実務経験が必要となります。

人の目で契約書チェックを行う場合、チェックの精度を担保するには、ベテランの法務担当者や弁護士などの専門家にチェックを依頼する必要があり、その分コストがかかることになります。

他方で、新人を一人前の法務担当者として育てるためには時間と労力がかかります。

契約書チェックの自動化によって、AIが契約書に含まれるリスクを自動で抽出してくれるため、ベテランの法務担当者などの指導がなくとも、新人が契約書のチェックを行いながら、自分が見逃していたリスクを知ることができます

法務ナレッジの蓄積

従来、契約書チェック業務は契約書チェック担当者の知識と経験のみが頼りであり、属人的な業務になりがちで、組織内に契約書チェックに関するナレッジがなかなか蓄積されない、という実情がありました。

契約書の自動化によって、AIによる均一な契約書のチェックができるようになることに加え、契約書のチェック前・チェック後のファイルや契約書のチェックに付随するコメントをクラウド上で共有するAIによる指摘事項の重要性を設定する、といったことで、ナレッジが共有でき、社内に蓄積していくことが可能になります。

契約書チェック業務の特徴

多大な労力を要する

科学技術の進歩といった社会情勢の変化に伴い、様々なサービスが次々に生み出されている中で、これらのサービスに付随する法的リスクなども増加しています。また、企業のコンプライアンスはより一層重要性を増しており、法務部門の業務は増加傾向にあります。
これは契約書チェック業務についてもいえると考えられます。

また、契約書には様々なひな形が存在し、各社が特有のひな形を有しています。そして、契約は一つ一つ異なる背景から生じるものであるため、契約を締結する際は、都度全ての契約書について内容を把握してリスクを洗い出す作業が必要となります。

法律的な専門知識が不可欠

前述のように、契約書チェックを行うには、専門的な法務知識や豊富な実務経験が必要です。 しかし、このような知識や経験は短期に習得できるものではなく、契約書チェックの質を担保するためには、法律の専門家である弁護士やベテランの法務部員が契約書をチェックする必要があります

また、法律は随時改正されていくものであり、法務担当者は、常に最新の法令をキャッチアップし知識を更新していく必要もあります

プロフェッショナル人材が不足

専門的な法務知識があり豊富な実務経験を有するプロフェッショナル人材の育成には時間がかかるため、日々増加する契約チェックの業務量に比較して、人材は不足しています。

このような中で、プロフェッショナル人材に過度な負担がかかったり、人材確保のためのコストが嵩んでしまうという実情があります。

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この記事のまとめ

「契約書チェック業務を自動化し、法務業務の効率化を図るには?」の記事は以上です。現状の法務業務における非効率なポイントと、その課題を解消するリーガルテックの存在について説明させていただきました。

参考文献

経済産業省 「第4回 国際競争力強化に向けた日本企業の法務機能の在り方研究会 法務機能強化 実装ワーキンググループ 資料1」

JETRO「ニューヨークだより2020年10月 アメリカにおけるリーガルテックの現状」

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