契約審査の「受付」を、いかに効率的に実施するかは、契約審査業務の質を守るために重要です。
受付方法に問題があると、案件の管理が複雑になり、業務スピードが低下したり、属人化が発生したりと、契約審査の質低下に発展する可能性があります。
当ページでは、契約審査の受付業務を効率化するにはどうすればよいのかを解説するために、よくある問題とその解決策についてまとめています。
目次
契約審査の受付とは
契約審査の受付とは、契約書の審査を担当する法務部門が、審査する契約書とその関連情報を事業部などから受け取り、依頼を引き受けることです。
電話やメール、チャットツールなど、依頼の受付にはさまざまな方法があります。契約審査をスムーズに進めるために、どのような受付方法にするかを検討することが重要です。
契約審査の受付でよくある問題
契約審査の受付方法について検討するにあたり、まずは自社の現状の受付フローに問題がないかを確認しておくことが重要です。契約審査の受付フローでよくある問題点について、以下で解説します。
受付方法のルール化ができていない
受付方法のルール化ができていない場合、担当者ごとに異なる方法で契約審査を依頼してくるという問題が起きます。ある人はメール、ある人はチャットツールなど、受付方法がバラバラで統一されていないと、案件の管理が複雑になってしまうでしょう。
この場合、どのように受付方法を統一すればよいでしょうか。この解決策については、このページ内の「審査の受付方法を統一する」をご参照ください。
受付方法と進行状況の管理方法が別々になっている
契約審査の受付に使用するツールと、案件の管理ツールが別になっているという問題もあります。
この場合、例えば受付に使用しているチャットツール上で受付した内容を、案件一覧・進行表のエクセルシートなどの管理ツールに転記する操作が必要です。この場合、手入力をする時間と手間がかかるだけでなく、記載忘れや転記間違いなどのミスが発生する可能性もあります。
契約審査の受付から、進行管理まで一つのシステムで完結させることができれば、この問題を解決できます。この点について詳しくは、当ページ内の「受付と管理を一元化できるシステムを利用する」をご参照ください。
情報の共有がしにくい
契約審査の受付方法によっては、必要な情報共有の妨げになっている場合があります。
例えば、メールなどの担当者同士のみでやり取りがなされるツールを使って受付している場合です。この場合、担当者同士だけで情報がやり取りされ、部門全体に共有されにくくなります。どの案件がいつ受け付けられて誰が担当しているのか、といった全体を見通した管理がしにくくなり、案件ごとの進捗状況についても把握しにくくなる点もデメリットです。
解決策として、例えばグループチャットなど「メンバー全体が確認できる場所」で連絡していれば、他の担当者も連絡内容を見ることができるため、情報の共有がしやすくなるでしょう。
ただしチャットに参加する人数が多くなってやり取りされる案件数が増え、情報が流れてしまうと後から探すのが難しくなるなどの問題も起こります。
この問題の解決策として、法務部門と事業部門の間に窓口を設置するという方法があります。詳しくは「契約審査依頼を集約する窓口を設ける」をご参照ください。
審査に必要な情報の欠落がある
「審査をする上で必要な情報が抜けている」という状況も、契約審査の受付で起こりがちな問題です。
契約審査を依頼する際は、契約書本体のファイルを送信するだけでなく、「取引（ビジネス）に関する必要情報」や「審査をする上で必要な情報」など、審査のポイントとなる情報を事業部門から法務部に伝えなければ審査は適切に行えません。
受付フォームで、契約審査を依頼する際に共有するべき項目を一覧化するなど、情報の欠落を防止する対策を講じる必要があります。
一例として、契約審査の依頼時に共有するべき項目としては取引先情報、契約類型、取引内容などがあります。
契約審査受付を効率化する方法
冒頭で述べた通り、契約審査の「受付」を効率化することは、契約審査業務の品質にも影響する重要なポイントです。契約審査の受付方法を効率化し、情報共有を適切に行うためにできる3つの対策を次に解説します。
審査の受付方法を統一する
チャットツールで法務相談専用のチャンネルを作るなど、審査の受付方法をできるだけ統一することが一つの対策です。
エクセルで入力フォームを作成し、契約審査を依頼する際に共有するべき情報を一覧化すれば、受付の際に必要な情報が抜けることを防止できます。
業務の進行を管理する「ワークフローシステム」や、法務業務をサポートする「リーガルテックサービス」の活用も効果的です。
なかでも契約審査のサポート機能のあるリーガルテックサービスには、契約書の受付業務を効率化できる機能があります。受付方法の統一だけでなく、情報共有や進捗管理など、受付業務でありがちな、さまざまな課題の解決が可能です。
契約審査を効率化するリーガルテックサービス「LegalForce」について詳しくは、当ページ内の『審査受付機能を備えた「LegalForce」の特徴』をご参照ください。
契約審査依頼を集約する窓口を設ける
契約審査の依頼・受付の業務を管理する「窓口」を作ることも有効です。
契約審査の依頼をする際に、事業部門から法務部門の審査担当者に直接連絡するのではなく、窓口を通して契約案件のやり取りをするという方法です。
窓口で台帳を使って案件を一覧化することで、契約審査の進捗確認がしやすくなります。窓口担当者は案件全体の進捗管理に集中できるので、うっかり案件を放置してしまう「対応漏れ」の防止にもなるでしょう。
前述のワークフローシステムや、リーガルテックサービスで一覧化すると、さらに効率的に管理しやすくなります。例えば「担当者の割り振り」の機能があるシステムを使用すれば、担当者ごとの案件数を確認しやすくなり、特定の担当者に案件が偏るなどの問題を防ぐことが可能です。
受付と管理を一元化できるシステムを利用する
「契約審査の受付ができる機能」と「進行管理の機能」の両方を備えたシステムを使うことも、効率化の重要ポイントです。
システム上で契約審査の受付をして、進捗ステータスの管理ができるシステムを利用すれば、受付した契約書の情報をエクセル一覧に手入力するなどの作業が不要になり、手間の削減とエクセルからツールへ転記する際の転記ミスの防止になります。
契約審査をサポートする「LegalForce」なら、「案件管理」オプション機能を利用すると、契約受付と契約管理の一元化が可能です。「LegalForce」について詳しくは下記『審査受付機能を備えた「LegalForce」の特徴』をご参照ください。
契約審査受付を検討する際のポイント
契約審査受付を検討する際に注意するべき点や、受付フローの改善を成功させるために重要なポイントは以下の通りです。
会社規模や取引件数に合った方法を選ぶ
契約審査受付について検討する際は、「会社規模」や「取引件数」に合わせた方法を選ぶことが重要です。
適切な契約審査の受付フローは、会社の規模や、相談件数、法務部門の人数などによって異なります。
例えば月あたり20〜30件ほどならチャットツールだけでも対応できるかもしれません。しかし、毎月の件数が50以上など、多くの案件をこなす必要がある場合、チャットツールだけでは管理の限界を感じる可能性が高くなります。
案件数が多い場合や、案件数に比べて法務部の人数が少ない場合などは、ワークフローシステムやリーガルテックなどを導入して効率化する必要性が高いといえます。
審査受付機能を備えた「LegalForce」の特徴
AI契約審査プラットフォーム「LegalForce」は、契約審査をサポートするツールです。契約審査の業務を効率化するさまざまな機能を搭載しています。
オプション機能として、契約審査の案件管理機能もあり、契約審査の受付と案件の進捗管理を効率化するために活用できます。特徴と基本的な機能を以下に紹介します。
契約リスク検知の支援機能
LegalForceには、契約リスクの検知を支援する「自動レビュー」機能があります。
WordやPDFといった契約書ファイルをシステム上にアップロードするだけの簡単操作で、AIが瞬時にチェック項目を表示し、一般的なリスクの見落としや必要条文の抜け漏れ防止をサポートします。
また独自の確認項目や修正方針などを自社ひな形の条文ごとに登録することで、自社のポリシーに沿ったレビュー支援を行える「自社基準レビュー」機能や、自社のひな形や審査済みの過去の契約書と比較して、条文内容の差異や条項の抜け落ちをAIが瞬時に洗い出す「比較」機能もあります。
契約審査の依頼をシステム上で受付し、そのままシステム上で自動レビュー機能を使いながら審査を実施することで、契約審査の業務フローを効率化できます。
ナレッジ共有・蓄積の支援機能
ナレッジ共有・蓄積を促進する機能として以下の機能があります。
- 契約書一覧・自社ひな形一覧
- バージョン管理
- コメントの記録
審査済みの契約書や自社ひな形をシステム上にアップロードして保存することにより、契約書データベースとして活用できます。検索も簡単で、必要な契約書をすぐに見つけることが可能です。
さらに、ドラフト版から最終版までの契約書をバージョンごとに管理できる「バージョン管理」機能や、修正方針や交渉の過程を残せる「コメント」機能もあります。後から他の担当者が見ても、「なぜこのように修正したか」などの情報を確認できますし、バージョン間の変更点を簡単に比較することもでき、。記録しておくべき情報を整理できます。
これらの機能によってナレッジ共有・蓄積することにより、「必要な情報が共有されない」「ノウハウが蓄積されない」などの問題を回避することが可能です。
オプションで案件管理機能を提供
LegalForceではオプションで「案件管理」機能も利用でき、契約審査の受付と進捗管理をシステム上で一元化できます。
専用のメールアドレスを宛先に入れて、契約書の作成または審査を依頼するメールを送るだけで、その情報がLegalForceのシステム上に反映され、担当者や進捗状況が一覧化される機能です。案件全体を管理できるので、担当者ごとの業務量なども把握しやすくなります。
このように契約審査の受付と進捗管理を一つのシステム上で完結することで、管理の手間が省け、審査業務の効率化・質の向上を図ることができます。
契約審査の効率化なら「LegalForce」
契約審査の効率化を図るには、契約書の受付方法を見直すことから始めてみましょう。契約審査の課題には「受付方法の統一」「受付と進捗管理の一元化」「適切な情報共有」などがあります。
これらの課題を解決するには、リーガルテックサービスの利用が効果的です。契約審査をサポートするリーガルテックサービス「LegalForce」なら、案件管理機能によって、契約審査の受付と進捗管理を一元的に行うことができます。
さらにLegalForceは、リスク検知の支援やナレッジ共有・蓄積など、さまざまな機能が搭載されています。LegalForceの機能について詳しくは、下記資料でご確認ください。
これまでは条文一つひとつを細かく見ながら、過去の契約書やさまざまな資料を突き合わせてチェックしていましたが、LegalForceを使えば瞬時に行えるので、非常に大きな成果を得られています。
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総務部 総務課
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