契約書の更新を忘れないように管理するには?管理システムの選び方

LFC_契約書の更新を忘れないように管理するには?管理システムの選び方

契約書の管理において「更新期限の管理」が課題になる場合があります。更新期限が近づいたタイミングを担当者が把握できるようにするために、どのような管理体制にすればよいかという課題です。

このページでは、契約書の更新期限を忘れないように管理する方法についてお伝えします。また契約書の管理を効率化する基本的なコツについても解説します。

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契約書の更新期限を管理する重要性

契約書の「更新期限」を管理することは、さまざまな損失を防ぐために重要です。

「更新期限」とは、当事者のいずれかが契約を更新するか否かを申し出ることができる期日のことです。通常、更新期限は契約満了日の数か月前に設定されます。

適切に更新管理ができないと、契約書が失効し、思うような条件で取引ができなくなることもあります。例えば、資材の購入のための契約書が更新漏れで失効している場合、予定の数量・値段で資材を確保できなくなるかもしれません。

また「自動更新」を条件としている契約書の場合、管理を怠ると不要な契約が更新されてしまうことがあります。例えば不要なサービスの自動更新を拒絶しなかった場合、さらに1年、サービス料金を余計に支払うことになる可能性があります。

こうした弊害をなくすために、社内に存在する全ての契約書の更新期限を管理し、担当者が更新期限を把握できるようにしておくことが重要です。

契約書の更新管理でよくある課題

契約書の更新管理では、どのような課題を解決する必要があるのでしょうか。会社でしばしば発生しがちな2つの課題を解説します。

更新期限を一覧化できていない

契約書の「更新期限」を一覧化できていないために、更新期限を把握しにくくなっているという課題です。

例えば、契約の「満了日」は管理台帳に記載されていても、「更新期限」は記載されていないことがあります。契約によっては、「更新の意思表示を3カ月前までに行う」などの条件が付されていて、満了日よりも数カ月前に更新期限が到来することがあります。このような契約が存在する場合に、管理台帳に契約の「満了日」しか記載されていないと、期限までに更新の意思表示をすることが難しくなってしまうでしょう。

更新期限の一覧化ができていない場合、管理台帳の項目を追加するなどの対応が必要ですが、膨大な数の契約書がある場合、多くの工数が必要です。

担当者への通知・連携ができない

適切な管理台帳を作っていたとしても、それを定期的にチェックしなければ、必要な更新対応は行えません。

担当者に意識的にチェックしてもらう必要がありますが、全員が常に徹底できるとは限りません。忙しい担当者は、つい更新の確認を忘れてしまうこともあるでしょう。

契約書を管理する専任の担当者が常に更新期限をチェックし、更新期限が近づいたら契約案件ごとの担当者へ通知するという方法もありますが、それには手間がかかります。

契約書の更新対応を忘れないためにできる対策

契約書の更新対応が抜けないよう管理するにはどうすればよいのでしょうか。主な方法を2つ紹介します。

管理台帳で一覧化する

対策の一つは、更新期限など契約書の情報を一覧化した管理台帳をエクセルなどで作成することです。

管理台帳を作ること自体は多くの会社で行われることですが、「どの項目を含めるか」がポイントです。契約書を適切に管理するためには、管理台帳に以下の項目を記載しておきましょう。

  • 契約書名称
  • 契約書番号
  • 契約書の種類
  • 契約内容
  • 主管部署
  • 担当者
  • 原契約
  • 契約開始日
  • 契約終了日
  • 自動更新の有無
  • 契約の更新期限
  • 保存期限
  • 契約解除通告期限
  • 有効・無効の別

契約終了日だけでなく「自動更新の有無」と「契約の更新期限日」も一覧に含めておけば、いつまでに契約の見直しをすればいいのかわかりやすくなります。

上記の項目を一覧化した管理台帳を作っておくと、契約書の更新対応に必要な情報をチェックしやすくなり、対応漏れを防止できます。エクセルの数式などを使えば、更新対応が必要な契約が目立つようにするなどの対策も可能です。

ただし、エクセルだけでは自動で更新期限をメール通知するなどの設定はできません。通知を自動化したい場合には、次に紹介する「契約書管理システム」の導入がおすすめです。

契約書管理システムを導入する

契約書管理システムを導入することで、契約書の更新対応の漏れを防止できます。契約書管理システムとは、契約書の管理を効率化する機能を持つITシステムのことです。

契約書管理システム「LegalForceキャビネ」には、更新期限の自動リマインド機能があり、更新の際に担当者にリマインドを自動で送付することができます。詳しくは「更新期限の自動リマインド」をご参照ください。

「LegalForceキャビネ」を使えば、更新管理以外にも、次に解説するようなさまざまな面で、契約書管理を効率化できます。

更新管理の他に契約書管理で重要なこと

契約書管理の効率化につながる、更新管理以外の4つの要素を次に解説します。

管理台帳の入力作業の効率化

契約書をエクセルの管理台帳で一覧化する場合、さまざまな契約書の情報を「手入力」することになります。これまで管理台帳を作ってこなかった場合、社内に存在する契約書の数が多いと、膨大な作業が必要になります。

管理台帳を作成した後も、新しい契約が発生するごとにその情報を手入力する手間が必要で、その作業でミスが起こる可能性もあります。

このような管理台帳の入力作業をできるだけ効率化することが、契約書の管理体制を整えるうえで重要なポイントです。

「LegalForceキャビネ」なら、契約書のスキャンデータを読み取って管理台帳に自動登録できる機能があり、手入力の手間やミスを削減できます。詳しくは「管理台帳自動情報登録」をご参照ください。

契約書のPDF化・電子化

紙の契約書をスキャンしてPDF化、あるいは電子契約サービスを利用して契約を締結し、契約書を電子データで保管することで、契約書管理を効率化しやすくなります。

電子データ化された契約書には紙の契約書のような保管スペースが不要です。また、パソコン上で閲覧できるので、紙の契約書を取り出して確認する手間が省けます。

「LegalForceキャビネ」なら、PDF化した契約書や、電子契約書をシステム上で一元管理することが可能です。

検索しやすい状態での保管

契約書を「検索しやすい体制」をどのようにつくるかという点も、効率化のポイントです。

例えば「更新期限」や「契約日」、相手方の「会社名」などの基本情報で検索するだけなら、エクセルの管理台帳でも可能です。しかし、契約書の「全文」を検索して、特定の文言が含まれる契約書を検索することは、エクセルだけではできません。

またエクセルによる台帳管理では、契約書の内容を閲覧するために、保管場所へ行ってインデックスを見ながらファイルを探すなどの手間がかかります。PDFのデータを閲覧する際も、どのファイルサーバに保存されているかを管理台帳で確認して、そこにアクセスして検索するなどの作業が必要です。

このような契約書の検索・閲覧の手間を減らすことは、契約書管理だけでなく、法務業務全体の効率化につながります。

「LegalForceキャビネ」なら、契約書の検索と閲覧を1つのシステム上で完結できます。特定の文言が含まれる契約書を検索するなど、契約書の「全文」から検索が可能です。詳しくは「契約書の検索・閲覧の効率化」をご確認ください。

契約案件ごとの担当者の明確化

案件ごとの担当者が分かりやすい状態で管理することも、契約書管理における重要なポイントです。契約書の更新期限を管理できても、その担当者が分かりにくい状態では、案件の放置や対応漏れなどが起こりやすくなります。

担当者を明確にする方法の一つは、エクセルの管理台帳に、契約案件ごとの担当部署・担当者名を入力しておくことです。しかしエクセルの管理台帳のまとめ方によっては、契約案件を「担当者別にまとめて表示する」などの整理が適切にできない場合もあります。

「LegalForceキャビネ」には、契約書ごとの担当者を設定できる機能があります。担当者別に案件の一覧を表示させることも可能です。詳しくは当ページの「契約書ごとの担当者設定」をご参照ください。

契約書管理を効率化する「LegalForceキャビネ」の機能

契約書管理システム「LegalForceキャビネ」は、契約書管理を効率化するさまざまな機能を備えています。ここまで解説してきた更新管理など、契約書管理にまつわる課題解決につながる4つの機能を、以下にご紹介します。

更新期限の自動リマインド

LegalForceキャビネには、自動で更新期限を担当者に知らせる「更新期限の自動リマインド」機能があります。契約書の担当者に、メールで更新期限をリマインドし、更新に必要な手続きを取れるようサポートする機能です。

案件の担当者だけでなく、更新期限を把握しておきたい部署や個人にも通知することができます。

管理台帳自動情報登録

LegalForceキャビネには、管理台帳の入力作業を支援する「管理台帳自動情報登録」の機能があります。

アップロードした契約書のPDFデータから、当事者名、契約書の開始日・終了日、自動更新の有無などの情報を自動的に抽出する機能です。

自動入力の支援により、契約書の更新管理に必要な管理台帳の作成にかかる工数を大幅に削減できます。

LegalForceキャビネは、契約書の検索・閲覧を効率化する機能がいくつかあります。

その一つは「全文検索」です。「全文検索」とは、システム上にアップロードしてテキストデータ化された契約書を単語レベルで検索できる機能です。契約書の検索と、内容の閲覧をシステム上で完結できるため、紙の契約書の保存場所を探すなどの手間を省くことができます。

契約書ごとの担当者設定

LegalForceキャビネには、契約書ごとに担当者を設定する機能があります。

担当者別に契約案件の一覧を表示でき、どの案件を誰が担当しているかを分かりやすく管理することが可能です。契約案件ごとの担当者があいまいになる状態を防止でき、担当者の失念による更新対応の遅れや、案件の放置などを防止できます。

さらに担当者が「未設定」の契約書も検索できるので、担当者の割り振りの漏れがあってもすぐに気がつくことができます。

契約書の更新管理なら「LegalForceキャビネ」

契約書の更新対応の漏れが起こりにくい体制を構築するには、まず社内に存在する契約書の「更新期限」を一覧化した管理台帳の作成が必要です。さらに更新期限が近づいたタイミングで、そのことを担当者に「自動的に通知」する仕組みがあれば便利です。

LegalForceキャビネには、管理台帳の入力を支援する機能や、自動で更新期限をリマインドする機能があるため、導入することによって契約書管理業務の効率化が見込めます。LegalForceキャビネの機能の詳細については、以下のフォームより資料をご請求のうえご確認ください。

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