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電子契約とは?導入するメリットや注意点、関係する法律を詳しく解説

電子契約とは?導入するメリットや注意点、関係する法律を詳しく解説
この記事を読んでわかること
    • 電子契約とは
    • 電子契約導入で得られるメリット
    • 電子契約導入時の注意点

「電子契約の導入効果を最大化するポイント~業務改善を成功させる契約管理フロー」

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現代のビジネス環境では、電子契約が企業の競争力を左右する重要な手段となっています。

電子契約はリモートワークに適しており、効率的な契約管理、印紙税の削減、ペーパーレス化による環境負荷の軽減といった多くのメリットがあります。

また、電子帳簿保存法の改正やDXの推進が、その普及を後押ししています。本記事では、電子契約のメリットや関連法令、導入手順などを徹底解説。業務効率化やコスト削減を目指す企業必見の内容です。

<関連記事> AI法務プラットフォームがいま、電子契約に手を広げる理由

目次

電子契約とは?

電子契約は、これまで紙で取り交わされてきた契約書をデジタルデータに置き換える方法を指します。法律上も紙の契約書と同じ効力を持ち、オンライン上で署名まで完了できる仕組みです。

従来の契約プロセスとの違い

<従来の方法>

  •    契約書を紙で作成・製本
  •    押印して郵送
  •    書庫などで物理的に保管

<電子契約の場合>

  •  電子データで作成
  •  電子署名を付与
  •  インターネットで送信・締結
  •  サーバーなどで保管

<電子契約の特徴>

  • PCさえあれば、出張先でも電子署名が可能なため場所を選ばない利便性がある。
  • 物理的な保管スペースが不要。
  • 郵送時間の削減により、契約プロセスが加速でき迅速な処理が可能。

従来の契約締結方法では、まず紙の契約書を作り、印鑑を押して相手へ郵送します。その後、書類を物理的に保管する必要がありました。

一方電子契約では、契約内容をデジタルデータとして作成後、電子署名を加えてオンライン上で送信します。データ自体はクラウド上などで保管されるため、保管場所も不要となり、手続きの迅速化が可能となります。

電子契約サービスの市場規模と成長率

市場動向の分析では、電子契約サービスの利用拡大が年々続いています。矢野経済研究所のデータによると、電子契約市場は2017年以降成長を続け、2024年には市場規模が264億円に到達する見込みです。

電子契約市場とは、契約書類の作成から締結、管理までの一連のプロセスに関連する製品やサービスを指します。

調査結果では、2019年の市場規模は38億円から68億円へと拡大し、前年比で68%の成長率を記録しました。コロナ禍以前から大幅な成長が続いており、高い需要が確認できます。

2020年11月の時点では、同年中に市場規模が100億円へ拡大する予測も発表されました。リモートワークの普及が進んだ影響で、電子契約サービスの導入はさらに加速しています。

JIPDECとITRが公開した「IT-REPORT 2021 Spring」では、電子契約の普及率が67.2%に達したことも明らかになりました。かつては30〜40%台にとどまっていた普及率が、短期間で大幅に上昇した状況です。

参照|矢野経済研究所「電子契約サービス市場に関する調査を実施(2020年)」2020年11月24日発刊参照|JIPDEC「IT-REPORT」2021年5月発刊

電子契約が普及した背景と導入の必要性

電子契約の普及が急速に進んだ背景には、テレワークの普及や業務のデジタル化推進という社会的要請があります。電子化することで印紙税の削減や書類管理の手間軽減が可能となり、多くの企業が導入を進めるようになりました。

さらに政府のDX推進や電子帳簿保存法改正の後押しもあり、導入しないことで競争力が低下するリスクも高まっています。

電子契約の基本的な流れ

電子契約システムを使った契約締結の流れは、以下のように進みます。(ここでは例としてA社・B社間で契約を結ぶこととします)

  1. A社・B社双方で合意した契約書をPDF化(契約書データの作成はA社が担当)
  2. A社が契約書のPDFデータをシステム上からメールで送信(この処理でA社の電子署名も完了する)
  3. 相手方B社が受け取り、承諾処理をする(この処理で、B社の電子署名が完了する)

上記のように、流れ自体はシンプルです。PCのほか、スマートフォンに連携している契約システムもあり、契約締結をスマホで完結することも可能です。

電子契約が認められないケース

電子契約はすべての契約形態に対応しておらず、法令によって書面での契約締結が義務付けられているケースも存在します。書面による契約が求められる具体例は、以下のとおりです。

  • 定期借地契約および定期建物賃貸借契約(借地借家法第22条、第38条第1項)
  • 宅地建物売買などの媒介契約(宅地建物取引業法第34条第21項)
  • 不動産売買時に必要となる重要事項説明書(宅地建物取引業法第35条)
  • 投資信託契約に関する約款(投資信託及び投資法人に関する法律第5条)
  • 訪問販売など特定商取引における交付書面(特定商取引法第4条)

契約業務において書面での対応が多い場合、電子契約サービスの導入による効果が限定的になる場合も考えられます。

取引先に対する導入説明についても注意が必要です。IT技術に対する苦手意識や、企業方針として電子契約を認めていない場合、導入後も円滑な運用が難航する恐れがあります。

電子契約サービスの導入によって業務効率化を図る場合、取引先がどの程度前向きな姿勢を示しているかを事前に把握することが重要です。積極的な姿勢が確認できない場合、紙と電子が混在し、かえって業務負担が増加するリスクも伴います。

取引先の意向を十分に調査したうえで、導入による効果と課題を比較し、慎重に導入判断を行うことが求められます。

取引先が電子契約を拒否した場合の対策

取引先が電子契約に難色を示す場合には、原因を明確に把握し、個別の事情に応じた柔軟な対応策が求められます。例えば、操作方法の説明やサポートを丁寧に行うことで不安を軽減できます。

また、紙媒体と併用する暫定措置を設けて徐々に電子契約への移行を促すといった工夫も有効な方法になるでしょう。

法的効力のある電子契約を締結する要件

電子契約を導入する際には、紙の契約書と同等の法的効力を持たせるため、一定の要件を満たす必要があります。具体的な要件は、以下の通りです。

電子署名をする

電子契約には必ず電子署名を付与する手続きが求められます。電子署名は、対象となる電子文書が正規に作成されたものであり、改ざんされていないことを証明するための措置です。

法律上では、以下のように定義されています。

(定義)第二条 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。引用元|電子署名及び認証業務に関する法律

電子署名法第3条では、電子署名が付与されたデジタル文書は「真正に成立したもの」とみなされ、押印のある紙文書と同等の法的効力を有すると規定されています。

タイムスタンプを施す

電子契約書には、作成日時を公的に証明するためにタイムスタンプの付与も必要です。タイムスタンプは、時刻認証局(TSA)による第三者証明を受け、文書の作成日時を証明する技術です。

電子帳簿保存法施行規則第4条第1項第1号および第2号により、電子データには原則として適切なタイムスタンプの付与が求められています。この手続きによって、電子データは紙の国税関係書類と同等の効力を持つことが認められます。

一般的に、電子契約システムを利用すれば、この法的要件も容易に満たすことが可能です。

適切な方法で保存する

電子契約書は、保存方法にも法的な要件が課されています。電子帳簿保存法では、以下の2つの要件を満たすことが求められます。

  • 真実性の確保:訂正・削除履歴の確保(タイムスタンプ)、署名や帳簿の相互関係性の確保、システム連携の説明諸島の備え付け
  • 可視性の確保:ディスプレイ等で速やかに読むことができること、検索性の確保

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電子契約のやり方を解説!メリットやデメリット、システム導入や選定方法がわかる

これらの保存要件も、通常は電子契約システムを導入することで対応できます。電子契約書の保存方法に関する詳細は、国税庁が提供するガイドラインを確認してください。

参照|電子帳簿保存時の要件|国税庁

電子証明書の役割と取得方法

電子証明書は、電子署名の本人性を証明する重要な役割を担います。公的な認証局から取得でき、法的有効性を高めるためにも不可欠なものです。

具体的には所定の手続きを経て認証局に申請し、本人確認を経た上で電子証明書を取得します。取得後は厳密な管理が求められるため、社内での運用ルール策定も必要になります。

電子契約に関する最新の判例と法的動向

電子契約が社会に浸透するにつれ、裁判所がその有効性をどのように判断しているかが注目され始めています。最新の判例動向をふまえて、実務で注意すべきポイントを解説します。

電子署名の真正性が争われた裁判例

電子署名の真正性が裁判で問題視された事例として、2019年の東京地裁判決があります。

契約当事者は電子署名を否認しましたが、裁判所は契約時のメールや履歴などを詳細に調査した結果、署名の真正を認めました。署名を否認されるリスクに備えるためには、契約成立のプロセスを詳細に記録しておくべきだと、この裁判例からわかるでしょう。

電子署名なしの電子契約に関する裁判所の判断傾向

2013年の東京地方裁判所の事例では、電子署名のない電子メールのみの契約であっても裁判所は有効と判断しました。署名がなくても、契約当事者の合意内容がメールの文面や状況証拠などから明確に認識できれば、電子契約として認定される可能性があります。

電子署名を用いていない場合でも、契約内容と双方の合意を明確に記録することが重要になるのです。

電子契約に関わる民法上の位置付け

電子契約は民法上「電磁的記録」として位置付けられ、書面契約と同等の法的効力を有しています。電子署名法などの法律により、一定の要件を満たす電子署名があれば書面契約と同様に有効と認定されます。

そのため電子契約を導入する企業は法的効力を十分理解した上で要件を満たした適切な運用を行う必要があるのです。

契約書の電子化に関する法律

契約書の電子化に関連する制度は、複数の法律によって規定されています。主な対象は以下の5つです。

  • 電子署名法
  • 電子帳簿保存法
  • e-文書法
  • IT書面一括法
  • 印紙税法

以下では、電子契約に関連する5つの代表的な法律について詳しく解説します。これらの法律を理解することで、契約書の電子化に関する法的裏付けがより明確になるでしょう。

電子署名法:電子契約の法的有効性

電子契約の法的な有効性は、電子署名法によって裏付けられています。電子署名法第3条では、次のような規定が設けられています。

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用元|e-Gov「電子署名及び認証業務に関する法律」

つまり、契約書などの私文書において、本人により本人だけができる方法で電子署名を施した「電磁的記録」は、原則有効に締結・作成された契約書である、ということを意味します。

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電子サインとは?電子署名との違いや利用シーン・使い方を解説

民事訴訟法では、第228条第4項で「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」と定められています。これは、紙の契約書などの私文書に本人または代理人が署名又は押印した場合、原則として有効と考えるという意味です。

引用元|e-Gov「民事訴訟法

電子署名法の規定は、この民事訴訟法における紙文書の考え方をデジタル環境に適用したものといえます。なお、「推定」とは、反証が提示されない限り有効とみなされることを意味します。

電子帳簿保存法:国税関連書類の電子保存

電子帳簿保存法は、国税関連書類の電子保存を認める法律です。2015年の改正によって、契約書も課税関係の証拠書類として電子データでの保存が可能になりました。

2022年4月から施行された改正法では、電子取引に関する書類について次のルールが適用されています。

(1)真実性の確保:一定の規格のタイムスタンプや、訂正削除できないシステムの利用または事務処理規程が社内にあることが必要です。規定の内容は、電子データのファイルの編集・修正・削除など、保存時からの改ざん禁止を明示すること、チェックできることを盛り込みます。

<関連記事>タイムスタンプとは?電子契約での必要性や仕組み・方法を解説

(2)見読性の確保:納税地で画面やプリンターにて契約内容が確認できることを意味します。

(3)電子計算機処理システムの概要書等の備え付け:契約の管理システムには、マニュアル・手順書等があることが必要です。

(4)検索機能の確保:主要な項目を範囲指定および組み合わせで検索可能なこと。契約書の場合、タイトルや取引相手などのキーで検索ができることを意味しています。

保存場所については、クラウドサービスで遠隔地のデータセンターを利用する場合でも、納税地からのアクセスと内容確認が可能であれば問題はありません。

参考:国税庁「電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】

e-文書法:法定保存文書の電子化

e-文書法は、保管義務のある各種文書について、電子保存を広く認める法制度です。原本の保管が不要となるため、保管スペースや管理コストの削減につながります。

適用にあたっては、次の要件を満たす必要があります。

(1)見読性:見読性とは可視性のことで、データが見やすいかどうかを判別するものです。パソコンなどのディスプレイで確認できる必要があります。

(2)完全性:保管された書類は、改ざんされてはなりません。データが改ざんや消去されるリスクを取り除く必要があります。

(3)機密性:電子データを保存するときは、不正アクセス対策のため閲覧権限を限定し、許可された人しかアクセスしないよう、制限をかけるなど対策を要します。

(4)検索性:電子データをすぐに見つけられるように、検索できるようにすることが求められます。

適用される要件は上記のすべてが求められるわけではなく、「見読性」以外は書類ごとに満たすべき要件が異なります。これらの要件を見ると、電子帳簿保存法とe-文書法はよく似ていますが、適用範囲が異なります。

電子帳簿保存法は財務省・国税庁が管轄する法律で、国税関係の書類を対象に適用されます。

一方、e-文書法は複数の監督省庁が管轄する法律とそこに規定されている文書に対して適用され、適用範囲が非常に広いのが特徴です。

IT書面一括法:B2C文書の電子化

IT書面一括法は、企業が消費者や個人と締結する契約に関して、書面交付の代わりに電子メールなどで情報提供を行うことを認めた法律です。

従来は、消費者保護の観点から書面による交付が義務付けられていましたが、手続きの簡素化と業務効率化を目的に電子交付が認められるようになりました。

保険契約関連の書面や、投資信託・株式取引明細書なども電子交付の対象に含まれています。ただし、不動産取引に関する重要書類など、一部は引き続き紙での交付が義務付けられています。

印紙税法:印紙税の対象を定めた法

印紙税法では、課税対象となる文書が別表第一により分類されています。ただし、電子文書は課税文書に該当しないと解釈されています。

国税庁の通達では、電子文書は印紙税法における「文書」に該当しないとされ、電子的に作成・交付された契約書には印紙税が課税されません。

この取り扱いにより、電子契約を活用すると印紙税の負担が不要になり、コスト削減効果が生じます。結果として、印紙税法は課税を目的とした制度でありながら、間接的に電子契約の普及を後押しする役割も果たしています。

成功する電子契約サービスの選び方のコツ3選

電子契約サービスはただ闇雲に選ぶのではなく、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。ここでは、電子契約サービス選びを成功させるためのコツを3つ紹介します。

多様な書類に対応可能なサービスを選ぶ

業務上扱う書類形式に対応していない電子契約サービスを導入すると、手間や作業負担が増加する原因になります。導入前には、業務で取り扱う全種類の書類がシステム上で処理可能かどうかを詳細に確認する必要があります。

海外取引がある場合は、英文契約への対応状況も重要な確認項目です。国際的なビジネス環境では、多言語対応の有無が業務効率に直結します。

一方で、必要以上に多機能なサービスを選ぶとシステム利用料が高額になり、不要なコストが発生する場合があります。機能が過剰になると、利用規模に見合わないサーバー負荷や操作の煩雑化も懸念されるでしょう。

実務に必要な機能だけを備えたサービスを厳選することが、運用効率の向上につながります。

社員にとって使いやすいサービスを選ぶ

電子契約の導入により、新たな業務フローの構築が求められます。導入の段階では、業務手順への習熟に一定の時間が必要となり、慣れるまで作業効率が一時的に低下する可能性もあります。

どのサービスを選んでも初期段階ではキャッチアップに時間を要しますが、利用者が直感的に操作できる設計となっているシステムであれば、習熟までの期間を短縮できます。

操作画面のわかりやすさや、直感的に作業を進められるシンプルな設計が備わっているかどうかが重要な選定基準です。導入前には、実際の使用感を確認するためにトライアルやセミナーへの参加を行い、機能性と操作性の両面から検討することが効果的です。

さらに、導入後の運用においては、提供企業によるサポート体制の充実度も重要です。問い合わせ時に迅速な対応が得られる環境であれば、問題発生時も円滑な解決が可能となり、業務の停滞を防げます。

セキュリティとサポート体制の充実度で選ぶ

電子契約の導入にあたっては、高度なセキュリティ対策が施されているかどうか重要です。個人情報や機密データを扱う場面が多いため、暗号化技術の導入状況や不正アクセス防止策など、情報漏えいを防ぐための仕組みが十分に整っているか確認する必要があります。

さらに、システム障害やトラブル発生時に迅速かつ的確な対応を受けられるサポート体制の有無も重要な選定ポイントです。サポート対応の受付時間や窓口の種類、問い合わせへの対応スピードなど、具体的なサポート内容を導入前に細かく確認しておきましょう。結果、運用開始後のリスクを最小限に抑えられます。

安全かつ安定した運用環境を実現するためには、セキュリティ機能とサポート体制の双方が充実したサービスを選ぶことが欠かせません。

電子契約システムを導入するときの注意点

契約業務を電子化する際には、専門的な機能を備えた電子契約システムの活用が効果的です。契約締結や書類管理をスムーズに進める機能が整っており、業務全体の効率向上に寄与します。ただし、導入時にはいくつか注意すべき点があります。

従業員の意見も聞いたうえで導入する

電子契約システムの導入は、既存の業務フローに大きな変化をもたらす場合があります。現場では「新しい操作手順を覚えるのが負担になる」「パソコン操作に不安がある」といった意見が挙がることも想定されるでしょう。

各システムに搭載されている機能は製品ごとに異なり、利便性にも差があります。導入前には、業務に携わる従業員が直感的に使いやすい設計か、自社の業務に適した機能が揃っているかを十分に検討することが重要です。

電子契約によるメリットを従業員に丁寧に説明し、現場の意見も取り入れながら最適なシステムを選定しましょう。導入後の混乱を防ぐためには、操作マニュアルの整備や配布も欠かせません。

さらに、社内研修の実施によって誰でもスムーズに操作できる環境を構築しておくと、業務移行が円滑に進みます。問い合わせに対応する窓口やフローを事前に準備しておけば、トラブル発生時も迅速な対応が可能になります。

電子帳簿保存法の改正に対応したものか確認

導入する電子契約システムは、電子帳簿保存法の改正内容に準拠しているかどうかも重要な確認事項です。

2022年に施行された改正法に対応していないシステムを選択すると、追加で法令対応のサービスを導入する必要が生じ、紙媒体での文書作成や保管が求められる状況になりかねません。業務効率は大きく損なわれ、コスト負担も増大するため注意しましょう。

改正法に対応したシステムであれば、書類管理が一元化でき、業務効率化やコスト削減にも直結します。導入前には、法的要件への対応状況を必ず確認し、長期的な運用に適したシステムを選ぶことが求められます。

電子契約システムとの連携を検討すべきツール

電子契約システムの導入では、他システムとの連携によって業務効率のさらなる向上が実現します。システム連携による相乗効果が期待できる、代表的なツールを3つ紹介します。

CRM(顧客関係管理システム)

CRM(顧客関係管理システム)は、顧客の電話番号や住所、メールアドレス、取引履歴などを一元的に管理するためのシステムです。多くの企業では、営業活動の効率化や顧客情報の整理にCRMが活用されています。

電子契約システムとCRMの連携によって、契約書と顧客データを直接紐づけることが可能になります。契約書作成時には、CRMに登録された宛名情報や代表者の氏名、役職などを自動で引用できるため、作業時間の短縮が可能です。

契約締結件数が多い業務環境では、システム連携による効率化効果が特に大きく表れます。反復的な契約業務が発生する場合には、CRMとの連携を積極的に検討することが生産性向上につながります。

契約書管理システム

契約書管理システムは、締結済みの契約書を体系的に分類・整理し、検索可能なデータベースを構築するツールです。加えて、契約書の安全な保管と適切な管理も実現します。

電子契約システムと契約書管理システムを連携させることで、契約書の作成から締結、管理までを一元化した運用が可能になります。一貫した管理体制により、契約書に関する業務フローが大幅に簡素化され、作業効率の向上と情報管理の精度向上が同時に実現可能です。

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「電子契約の導入効果を最大化するポイント」

文書管理・電子保管システム

電子契約と文書管理・電子保管システムとの連携により、契約書類の作成から管理までを一貫した電子化が可能です。締結済みの契約書は自動的に管理システムに保管され、検索性が大幅に向上するため、必要な書類を迅速に見つけられるようになります。

また、更新期限や契約内容をシステムが自動で通知するため、管理漏れや契約違反リスクの削減にも役立つでしょう。

よくある質問:電子契約Q&A

最後に、電子契約に関してよくある質問をピックアップし、回答しています。

Q. 英語の契約書を電子契約で交わすことはできる?

英語で作成された契約書も、電子契約による締結が可能です。海外市場では日本よりも早い段階から電子契約の導入が進められており、アメリカでは2000年代初頭から電子契約関連のソリューションが活発に利用されています。

現在では、国際的なビジネスシーンにおいて英文契約書の電子化は一般的な手法となっており、英語での電子契約は広く普及しています。

Q. 電子契約書の改ざんリスクと防止方法は?

電子契約はデジタル文書を扱うため、改ざんや不正アクセスといったリスクが想定されます。そのため、改ざん防止措置として行われるのが「タイムスタンプ」の付与です。

タイムスタンプを文書に付与すると、特定の日時に文書が確かに存在したことが証明され、後日の変更が事実上不可能になります。また、システム自体に強固なセキュリティを導入することも重要な対策です。

Q. 電子契約のやり方は?

電子契約の締結は、最初にパソコン上で契約書を作成し、取引先との合意形成をメールなどの手段で進めることから始まります。契約内容に同意が得られた段階で、電子契約システムを通じて電子署名を付与した契約書を取引先に送付してください。

取引先による内容確認と承諾後、同様に電子署名が行われ、契約が正式に締結されます。締結された契約書は電子データとしてシステム内に自動で保管されるため、書類管理まで一連の流れで完結します。

電子契約の操作手順に習熟すれば、契約締結からデータ保管までを迅速かつ効率的に進めることが可能です。

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NobishiroHômu編集部
執筆

NobishiroHômu編集部

 

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