組織構築の意義と目的
組織構築は、企業のビジョンを実現するための基盤を築くプロセスです。適切な組織体制は、業務の効率化、従業員のモチベーション向上、そして企業文化の醸成に寄与します。
なぜ組織構築が必要なのか？
組織構築は、企業の目標達成をサポートするために不可欠です。適切な組織体制がないと、業務の効率が低下し、従業員のモチベーションが低くなり、企業の競争力が失われる場合があります。また、組織の成長と変化に対応するためには、柔軟で効果的な組織体制が必要です。
参考記事：なぜ組織体制の強化が必要なのか？強化を図る際の4つのポイント
組織構築の目的とその効果
組織構築の主な目的は、企業のビジョンやミッションを実現するための体制を築くことです。適切な組織体制は、業務の効率化、従業員のモチベーション向上、企業文化の醸成など、多くの効果をもたらします。これにより、企業は競争力を維持し、持続的な成長を達成することができます。
強固な組織を築くための基本原則
強固な組織を築くための基本原則には、専門化、権限と責任の一致、組織の統制と範囲があります。専門化は、特定の業務や役割に焦点を当て、その領域の知識や技術を深化させることで、組織全体の品質と生産性を向上させるものです。
一方、権限と責任の一致は、業務の権限を持つ者がその業務に対する責任も持つことを意味し、これにより迅速かつ明確な意思決定が可能となります。
さらに、組織の統制と範囲は、業務の進行や成果を適切に監督し、指導や修正を行うことで、組織の方向性を維持し、目標に向かって進むためのものです。
これらの原則を適切に取り入れることで、組織はその目標に効果的に向かい、持続的な成長を達成することができます。
専門化と役割分担
専門化は、特定の業務や役割に特化した組織の部門やチームを作成することを指します。これにより、業務の効率が向上し、専門知識やスキルの蓄積が促進されます。専門化されたチームは、その領域の最新の知識や技術を迅速に取り入れることができ、競争力を高める要因となります。また、役割分担により、業務の重複や欠落を防ぐことができます。
権限と責任の一致
権限と責任の一致の原則は、業務の権限を持つ者がその業務に対する責任も持つべきであるという考え方です。これにより、迅速な意思決定と責任の明確化が可能となります。権限を持つ者が責任を果たさない場合、組織内での信頼が失われる場合があります。逆に、責任を持つ者に十分な権限が与えられないと、業務の遂行が困難となる場合があります。
組織の統制と範囲
組織の統制は、業務の進行や成果を監督し、必要に応じて指導や修正を行うことを指します。範囲は、組織の活動領域や業務の範囲を明確にすることで、効率的な業務遂行をサポートします。組織の範囲を明確にすることで、業務の重複や欠落を防ぐことができ、組織のリソースを最適に活用することが可能となります。また、統制を強化することで、業務の品質や効率を一定の水準以上に保つことができます。
参考記事：組織体制を変更する意味とは？メリットとデメリットについて解説
組織構築の実践的な手法
組織構築の実践的な手法には、組織の文化や価値観の形成、組織構造の設計、人事システムの構築などがあります。これらの手法は、組織の目標やビジョンを実現するための基盤となり、組織の持続的な成長をサポートします。
組織の文化と価値観の形成
組織の文化は、その組織の価値観や信念、行動様式を反映したものです。価値観の形成は、組織の目標やビジョンを共有し、従業員の行動や意識を統一するために重要です。組織の文化や価値観は、従業員のモチベーションや組織への所属意識を高める要因となります。また、強固な組織文化は、外部環境の変動に対する組織のレジリエンスを高める効果もあります。
効果的な組織構造の設計
組織構造の設計は、組織の業務や役割を効果的に配置することを目的としています。適切な組織構造は、業務の効率化やコミュニケーションの向上をもたらします。
人事システムと人材育成の戦略
人事システムは、従業員の採用、評価、昇進、研修などの人事業務を効果的に運営するためのシステムです。人材育成の戦略は、従業員のスキルや能力を向上させるための取り組みを指します。
組織構築の成功事例と学び
例えば、トヨタ自動車株式会社は「トヨタ生産方式」という独自の組織構築手法を採用し、効率的な生産体制を築き上げました。この手法は、多くの企業に影響を与え、組織構築のモデルケースとして学ばれています。
先進企業の組織作りの取り組み
Appleは、製品開発を中心とした組織構造を採用し、革新的な製品を次々と生み出しています。また、Googleは「20%の時間」の制度を導入し、従業員の自主性と創造性を促進しています。これらの企業は、独自の組織文化や構造を築き上げることで、業界をリードする存在となっています。
失敗から学ぶ組織構築のポイント
かつて、ノキアは携帯電話市場でのリーダーでしたが、組織の硬直性と迅速な意思決定の欠如が原因でスマートフォン市場での競争力を失いました。この失敗から、組織の柔軟性の重要性や、変化の潮流を捉えるための迅速な意思決定の必要性が学ばれています。
組織構築の際の注意点とヒント
組織構築を進める際には、外部環境や経営戦略との整合性、組織の変化への柔軟性など、いくつかの注意点やヒントがあります。
外部環境と経営戦略の整合性
外部環境の変化や市場の動向を考慮しながら、経営戦略と組織体制を整合させることが重要です。これにより、組織は外部環境の変化に迅速に対応することができます。市場のニーズや競合他社の動きを把握し、それに基づいて経営戦略を調整することで、組織の競争力を維持・向上させることができます。また、外部環境との整合性を保つことで、リスクを最小限に抑えることも可能となります。
組織の変化と柔軟性の確保
組織は常に変化するものであり、その変化に柔軟に対応する能力を持つことが求められます。組織の柔軟性を確保するためには、組織文化や組織構造の見直し、従業員の教育や研修が必要です。変化のスピードが速い現代において、組織の柔軟性は競争優位性を保つためのキーファクターとなります。また、従業員のスキルアップやマインドセットの変革を促進することで、組織全体の適応能力を高めることができます。
組織構築のための推奨ツールとリソース
組織構築をサポートするためのツールやリソースは、組織図の作成ツールや、組織構築に関する書籍などがあります。これらのツールやリソースを活用することで、組織構築のプロセスを効率的に進めることができます。特に、デジタルツールの導入は、組織の規模や複雑さに関わらず、情報の共有やコミュニケーションの効率化に大きく寄与します。
組織図作成ツールの紹介
組織図は、組織の構造や役割を視覚的に表現するためのツールです。近年では、クラウドベースの組織図作成ツールが多数登場しており、簡単に組織図を作成・共有することができます。これらのツールは、組織の変更や再編時にも迅速に組織図を更新できるため、組織構築の際に非常に役立ちます。
また、多くのツールはドラッグアンドドロップのインターフェースを持っており、特別な技術知識なしに直感的に操作できます。さらに、共有機能や協同作業機能を備えているため、チーム全体でのコラボレーションが容易です。
組織構築に役立つ書籍と資料
組織構築に関する書籍や資料は、組織構築の理論や手法、事例などを深く学ぶためのリソースとなります。特に、組織論や組織心理学、経営学などの分野に関する書籍は、組織構築の基本的な考え方や手法を学ぶために非常に役立ちます。
これらの資料を通じて、組織の構築や変革に関する最新の研究や実践的なノウハウを取得することができます。また、成功事例や失敗事例を学ぶことで、具体的な組織構築の際の参考とすることができます。
組織構築に重要な内部統制システム
内部統制システムとは、企業内で違法行為・情報漏洩などのミスが発生しないように未然に防ぎ、健全な経営を実施するためのシステムです。
経営者のみだけではなく、役員なども含めた全社員に対して用いられます。「会社法」「金融商品取引法」の2つの法律により、義務化されています。対象となる企業と対象外の企業がありますが、対象外の企業でも導入するケースが増えているため、どの企業も取り入れるべきものです。
会社法では、会社内の業務が適正を図るための体制を備えるものと定義されています。
金融商品取引法では、ステークホルダーに対して正確な情報を提示する透明性の確保が必要とされています。
コーポレートガバナンスとの違い
内部統制システムとコーポレートガバナンスの違いは「誰に対して適用されるか」という点です。
コーポレートガバナンスとは、経営者に対して適用される仕組みを指しています。経営者が不正・不祥事を犯さないように、第三者が設定しているのが特徴です。
内部統制システムは、経営者ではなく従業員を管理するのを目的とした仕組みを指しています。経営者が自ら作成し、従業員が不正・不祥事を犯さないように監視するのを目的とした仕組みです。たとえば、顧客情報を外部に漏らさないように厳重に管理するなどの対策が該当します。
混同されやすいコーポレートガバナンスと内部統制システムではありますが、健全な会社経営を維持するのを目的とした手段という点では共通です。
内部統制の目的4つ
内部統制を行う目的は以下の4つです。
- 業務の有効性及び効率性
- 財務報告の信頼性
- 事業活動に関わる法令等の遵守
- 資産の保全
4つの目的は、金融庁の「財務報告にかかる内部統制の評価及び監査の基準」で掲げられています。
目的の意味を理解して、内部統制システムを導入するべき理由を把握しておきましょう。
業務の有効性及び効率性
業務の有効性とは、事業活動におけるタスクの目的が達成できた度合いを表しています。業務の効率性は、時間・人員・コストなどの使用が合理的なものかを表したものです。
会社経営に欠かせない時間・人員・コストなどをうまく使用できず、業務の有効性・効率性が下がった状態で経営を続けると、経営状況の悪化につながりかねません。
内部統制システムの導入により、業務の有効性・効率性を重視した内部統制を行えば、会社の健全性を保ったまま経営を続けられます。
財務報告の信頼性
財務報告とは、投資家・銀行・株主などのステークホルダーに対して経営状況を示すものです。
財務報告の内容を確認し、経営状況が良ければ投資してもらえる確率が上がります。反対に、虚偽の内容が発覚するなど信頼度に影響を与えてしまえば、会社の経営にも悪影響が及びかねません。
財務報告の信頼性は、会社自体の信頼性にも関わってくるため、虚偽のない透明性のある資料作成が求められます。内部統制システムを導入し、財務報告の信頼性の確保を図りましょう。
事業活動に関わる法令等の遵守
会社や従業員が法令・行動規範・基準などの違反を犯し、違反に応じた罰則を受ける事態になれば、社会的信用を失う恐れがあります。
たった一人の違反によって世間から批判を浴びて、会社が存続の危機に陥るのは避けるべきです。
最悪の事態を避けるために、内部統制システムを整えてコンプライアンス（法令遵守）を強化すれば、社会的信用が増大し経営状況を改善させられる場合もあります。
資産の保全
資産は、会社が事業活動を続けていくうえで欠かせません。資産には、有形資産（現金・不動産など）と無形資産（顧客情報・権利など）があり、企業の将来性・信用度にも影響するものです。
どちらの資産を取得・使用・処分する場合においても、不正なく適切な対応が求められます。たとえば、「顧客情報を不正に個人で利用する」など経営者や従業員が資産を不正利用したり、横領したりすれば会社の信頼性を損なう恐れがあります。
内部統制システムを導入し、会社が持つ資産が適切な管理下にあるかをチェックして、資産の保全を図りましょう。
内部統制の基本的要素6つ
内部統制の基本的要素6つは以下の通りです。
- 統制環境
- リスクの評価と対応
- 統制活動
- 情報と伝達
- モニタリング（監視活動）
- IT（情報技術）の利用
内部統制の基本的要素6つについても金融庁の「財務報告にかかる内部統制の評価及び監査の基準」に記されています。内部統制の目的4つを達成を目指すためにも、基本的要素を組み合わせたシステムの導入が必要です。
内部統制の基本的要素を詳しく解説していきます。
統制環境
統制環境とは、会社内の内部統制に対する意識を指しており、ほかの5つの基本的要素のベースとなるものです。
ほかの基本的要素を満たしていく前に、統制環境を整えてから内部統制システムをスタートするべきです。
具体的には以下のようなものが統制環境です。
- 誠実性
- 倫理観
- 企業理念
- 経営方針
- 経営戦略
- 人的資源の管理
会社の構成人員たちがルールを守る意識を持ち、会社の経営方針などの共通目標を目指す環境が必要とされます。このような環境が整ってはじめて、内部統制システムの採用がスタートできます。
リスクの評価と対応
リスクとは、組織が掲げた目標の達成を妨げるものを指しています。
健全な経営を続けていくためには、可能な限りリスクを回避する力が求められます。会社が抱えているリスクを見極め、分析・評価をして対処する力が重要です。事業を継続していくうえでリスクは避けられないため、起こりうるリスクを予測して迅速な対処をすれば経営の悪化を免れる確率が上がります。
懸念されるリスクが生じる確率・影響の大きさなどを検討し、リスクの回避・軽減などの対処法を定めておきましょう。
会社の経営陣のみならず、従業員が判断しやすいように明確な基準を設けると内部統制システムの機能の強化に貢献できます。
統制活動
統制活動とは、経営者の掲げる方針や指示が従業員にスムーズに伝わる環境の作成を指します。
経営者が内部統制を目的とする指示を出しても、従業員が指示に従わなければ統制が機能しません。
統制活動の具体例は以下の通りです。
- 職責・権限の付与
- 社内マニュアルの整備
- 社内規定の明確化
- 職務の分担
たとえば、1つの業務を複数に分割していくつかのプロセスを設ければ、従業員同士で監視できるため不正の発見・防止につながります。もし1人だけに担当を任せていれば、不正をはたらいても誰も気付かない場合も考えられます。
統制活動を行い、不正が起こらないような体制を整えておきましょう。
情報と伝達
情報と伝達とは、必要とされる情報を早く正確に伝える仕組みを指します。
社内の情報と伝達では、職務をこなしていくために必要とされる情報を素早く伝達し、得た情報を活用していかなければなりません。社内だけではなく、社外への情報の伝達も適切に行われる必要があります。投資家・金融機関などのステークホルダーに対して、財務報告や開示をする際にも正確さが求められます。
社内外問わず必要とされる情報と伝達ですが、そのほかの基本的要素とも密接に結びついています。そのため、内部統制システムに欠かせない要素です。
モニタリング（監視活動）
モニタリングとは、整備が完了した内部統制システムが「問題なく稼働しているか」を定期的に確認するための要素です。一度内部統制システムを設定すれば終わりではなく、常に監視して改善点・稼働状況などを確認していかなければなりません。
モニタリングには「日常的モニタリング」「独立的評価」の２種類があります。日常的モニタリングでは、役割を与えられた従業員が日常的な業務として確認を行います。独立的評価は、各業務の担当者以外の第三者が監視・評価する方法です。
モニタリングによって発見された問題点などを、どのように伝達・管理するかのプロセスを定めておくのも重要なポイントです。
IT（情報技術）の利用
IT（情報技術）の利用とは、近年様々な分野で活躍しているIT技術の利用が適切に行われているかの確認を指します。
IT技術の進歩により数多くの業務を効率化できるようになっており、4つの目的を果たせるベースとなる要素です。IT技術を適切に扱えなければ悪影響を被る場合があるため、ITシステムの利用時には方針・戦略を立ててルールを定めておく必要があります。
参考記事：組織体制を変更する意味とは？メリットとデメリットについて解説
まとめ
組織構築は、企業を成長させて成功に導くための重要なプロセスを果たしています。適切な組織体制が築ければ、業務効率の改善・従業員のモチベーション向上・企業文化の明確化など、様々な効果を得られます。成功事例を参考にしつつ、自社の特性や目標に適した組織構築を目指しましょう。
また、健全な会社経営を続けていくためには、内部統制システムを充実させれば適切な組織構築につながります。内部統制システムを上手に活用していくために、4つの目的・意義を頭に入れたうえで、基本的要素である6つの条件を満たせるような改革が必要です。6つの基本的要素の中でも、すべての基礎となる「統制活動」が実施できているかを確認してから整備を進めていきましょう。
<この記事を書いた人>
Nobisiro編集部
AI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」を提供するLegalOn Technologiesが運営する、法務の可能性を広げるメディア「Nobisiro」編集部。の法務担当者の日々の業務に役立つ情報を発信しています。
