「LegalForceは一人法務の必須ツールになる」導入後3か月で現れた業務効率化の効果

「LegalForceは一人法務の必須ツールになる」導入後3か月で現れた業務効率化の効果

株式会社ショーケース
コーポレート本部 総務部 マネージャー 髙野 梨紗 様
コーポレート本部 総務部 打田 太一 様
株式会社ショーケース
POINT
  • 遅い時間までかかることもあったレビュー業務を効率化するために導入
  • レビュー以外にも様々な工数削減に成功
  • LegalForceは「一人法務」にとっての必須ツールになる

法務専任担当者の入社と同時にLegalForceの利用を開始

貴社の事業概要と法務の業務内容について教えてください。

株式会社ショーケース コーポレート本部 総務部 マネージャー 髙野 梨紗 様

髙野様 株式会社ショーケースは、「おもてなしテクノロジーで人を幸せに」をコアバリューとして、Fintechとクラウドマーケティングを軸にオンラインビジネスにおける成約率向上を目指す企業様を、多彩なサービスで総合的に支援している会社です。

入力フォームを改善する「フォームアシスト」をはじめとして、犯収法の改正で注目を集めているe-KYCサービス「ProTech ID Checker」等のクラウドサービスや、「bitWave」等の広告メディアの運営・提供を通し、集客からコンバージョン改善までトータルでのサポートを提供しています。現在は金融、インターネット通販、人材サービス、不動産業界など、累計8,000を超えるアカウントにご導入いただいています。

一度の導入見送りを経て、半年後に導入を決意

LegalForceを導入されたきっかけは何でしょうか?

髙野様 弊社では契約書レビューの依頼の件数が多く、1か月に少なくても30件、多いと50件以上になることもあります。法務以外の業務もある中でこれだけの数を処理することは負担が大きく、法務顧問とのやりとりが遅い時間まで続くこともありました。こうした状況を改善したいという考えから、実は半年前にもLegalForceの導入検討を行ったのですが、その時はまだ活用のイメージが十分につきませんでした。また予算の都合もつかずに、導入を見送りました。

その後、似た状況にある他社の法務担当の方から、LegalForceで業務効率化を図れているというお話を伺う機会がありました。それをきっかけに再度ご案内いただいたところ、機能面も大幅に向上していることを感じ、導入を決定しました。

最初は面倒だと感じて放置していたが・・・

LegalForceの活用にあたって、つまずいた点はありましたか?

株式会社ショーケース コーポレート本部 総務部 打田 太一 様

打田様 私が入社したタイミングでLegalForceが導入されたので、髙野からは「どんどん使ってほしい」と言われていました。ただ、私自身もともとITに苦手意識があり、また「契約書レビューは自分でできる」という思いもありました。このためLegalForceを使うのを、正直なところ面倒に感じてしまい、しばらく放置していました。

しかし、LegalForceのカスタマーサクセスの担当の方から操作説明をいただいたことを機に使ってみたところ、実際は簡単に使え、さらにはコンテンツの質も高いことを実感し、いまではほぼ毎日使うようになりました。使っていて分からないことがあっても、チャットで質問するとすぐに回答が返ってくるので、その点も安心です。

「自動レビュー」で抜け漏れを発見できる安心感

現在はLegalForceをどのように使われていますか?

打田様 契約書レビューの依頼があると、まずはLegalForceの「自動レビュー」にかけます。数秒でレビュー結果が表示されます。これをチェックリスト代わりとして、本文と照らし合わせ、抜け漏れがないか、確認していきます。一人で契約書をレビューすると、抜け漏れの見落としへの不安が常に付きまとうので、LegalForceが網羅的にリスクを指摘してくれることの安心感は大きいです。実際にLegalForceで更新タイミングの契約書をレビューすることで抜け漏れを発見できたこともあり、精度が高い点においても頼りにしています。

「自動レビュー」の指摘項目表示イメージ

打田様 次に活用しているのが、レビュー結果に表示される修正文例や解説文、LegalForceひな形などのコンテンツです。契約書の修正作業を行う際、参考情報を集めるために本やインターネットでリサーチを行うと、かなり時間がかかります。

一方、LegalForceでは契約書の修正にあたって必要な情報がコンパクトにまとまっているので、リサーチが短時間で済みます。どれも弁護士が作成しているコンテンツなので引用をする上でも安心です。

新型コロナウイルスの影響で急にリモートワークになったときも、普段からLegalForce上のコンテンツを参考にしながらレビューを行っていたので、環境にほぼ変化がなく、業務効率が落ちることもありませんでした。

研修資料の作成にもLegalForceの「解説文」を活用

「自社ならでは」と言えるLegalForceの活用方法はありますか?

髙野様 実は契約書の修正の他、社内研修資料の作成にもLegalForceのコンテンツを活用しています。弊社では、主に金融機関のお客様に向けて、本人確認をオンラインで行うe-KYCのサービス「ProTech ID Checker」を提供しています。金融機関の場合、個人情報の取り扱いが非常に厳しいため、サービスを提供するにあたっては、弊社としても基本契約や個人情報の取り扱いに関する覚書等をしっかり作りこんで用意しています。

株式会社ショーケースが提供するe-KYCサービス「ProTech ID Checker」

しかし、契約書に定めるだけでは、ヒューマンエラーを防ぐことはできません。そのため、契約書では一体何を定めていて、実務上では何に気をつける必要があるのか、といったことを解説する研修を、社内向けに行っています。

そこで使用する研修資料を作成する際、対象の基本契約と覚書を一度LegalForceの自動レビューにかけ、指摘と併せて表示される解説文を参考に、資料を完成させていきました。

髙野様 LegalForceの本来の使い方ではないかもしれませんが、限られた時間の中で準備をする上では大変役に立ちましたし、今後も法務が主体となって社内向けに研修を行っていく機会は増えていくと考えているので、今後も活用していきたいです。

手作業でつくっていたレポートが自動で作成されるように

その他にLegalForceで気に入っている機能を教えてください。

打田様 月ごとの契約書レビューの件数を確認できる「レビュー数レポート」機能です。もともと社内での報告用に、毎月どんな契約書を何件レビューしたかのレポートをエクセルで作成していたのですが、これまでは契約書の種類ごとに件数を手作業で数えて打ち込んでいました。

LegalForceであれば、レビューにかけているだけで自動的にレポートが生成されるので、手間をかけずに実績を可視化できるようになり、助かっています。また、レポートを見て件数が多いものについては、自社のひな形を作成することを検討する場合などにも役立てています。

「レビュー数レポート」の表示イメージ

髙野様 資料作成やレポート作成など、レビューに限らず様々な業務でLegalForceを活用することで、かなりの工数を削減できていると感じています。厳密に測定は行っていませんが、消化しきれないレビュー依頼がほぼ溜まらない、定時内で帰れることが増えたなど、業務を効率化できていることを実感しています。

今後LegalForceをどのように使っていきたいですか?

打田様 つい最近、営業から「どの契約書が最新版かわからない」ということを立て続けに聞かれることがあったので、最近リリースされたばかりの「バージョン管理」機能は今後使い方を覚えてもっと活用していきたいです。

「一人法務」にとって必須のツールになる

どのような企業にLegalForceをお勧めしたいですか?

打田様 法律を学んだ経験がない中で法務を担当されている方には心強いツールだと思います。抜け漏れを発見してくれることには安心感がありますし、LegalForceの結果をもとに修正を行っていけば、法務顧問や社外の弁護士とのやりとりにかかる時間も削減できると思います。

髙野様 それから、一人法務の方には絶対におすすめです。小さい会社では、法務担当者を2名、3名置くことは費用と採用訴求の両面で難しいですが、担当者1名とLegalForceがあれば、基本的な法務基盤を整えることができるのではないでしょうか。将来的に、法務は担当者1名とLegalForceで基盤をつくり、より体制を強化していく段階で人を増やしていくような流れが今後来るのではないかと、個人的には感じています。

(取材日:2020年3月13日)

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