LegalForceで契約審査時間を5割削減して目指す、「企業の成長を助ける法務」

明治40年（1907年）の創業から110年余の歴史を誇るリックス株式会社。鉄鋼をはじめ、自動車、電子半導体、ゴムタイヤなど製造業の現場で幅広く使用される産業機械を取り扱い、「メーカー」と「商社」の2つの側面を持った顧客密着型のビジネスを国内外で行っています。
契約業務に留まらず、事業部の「ビジネスパートナー」として幅広い役割を求められるリックス株式会社、経営企画部法務グループでのLegalForce活用例を聞きました。

LegalForce導入前は契約審査に時間がかかり、品質にも不安を抱えていた

法務部の体制と業務内容について教えてください。

リックス株式会社　経営企画部法務グループ　マネージャー　松本 由洋様

松本様　弊社は商社の機能だけではなく、メーカーとしての機能も持ち合わせており、法務に関してもそれぞれ特有の業務があります。法務業務を担当するのは「経営企画部法務グループ」の4名ですが、担当する業務の範囲はかなり広いです。

事業部からの法律相談や、訴訟・紛争の対応、外部の弁護士との交渉、契約書の作成・審査などは基本的な業務として存在しています。法改正や立法があった場合には、その変更点がビジネスに与える影響を分析し、それを事業部側へフィードバックすることも求められます。加えて、コンプライアンス関連業務やリスクマネジメント体制の管理、社内法務教育なども担当しています。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感についてお聞かせください。

武田様　導入以前の課題は大きく2つありました。
1つは迅速な契約審査対応ができていなかったこと。もう1つは法務に関する社内の仕組みづくりに手が回っていなかったことです。

2年前にLegalForceを導入した時には、従業員500名弱に対して、法務グループには私と当時の上司の2名しかいませんでしたので、契約書の審査に時間がかかり、品質面でも不安を抱えていました。

また、当時は契約業務だけでかなり負担が大きかったため、社内の仕組みづくりに手が回らない状態でした。社内のワークフローの整備や社員の法務教育などの体制整備に力を入れるためにも、LegalForceを導入して契約業務の効率化と品質の向上を図りたいと考えていました。

LegalForceを活用したルール作りで審査・修正基準を均一化

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

松本様　特に定型的な契約書や条項に関して、「自動レビュー機能」を使うことで悩む時間が削減され、迅速に対応できるようになりました。人が行うとどうしても生じてしまう見落としや抜け漏れも防止できていると感じています。

さらに、自動レビュー機能を使う際には、弊社独自の重要度設定を行い、それに応じて対応のルールを定めています。例えば「重要度が中であれば、最低一回は先方に修正を依頼する」や、「重要度が大であれば最低二回は先方に修正を依頼する」などです。そうすることで各々が悩む時間を削減し、同時に品質の均一化も実現できています。

特に英文契約書の審査のレベルは格段に上がった

LegalForceで特に気に入っている機能があれば教えてください。

リックス株式会社　経営企画部法務グループ　主任　寺崎 征寛様

寺崎様　拠点を多く抱える契約先との取引では、各拠点との契約締結が必要になる場合があります。まず福岡の拠点と契約書を結び、それと似ているけれど少しだけ内容が異なる契約書を北海道の拠点と結ぶ…といったように、類似の契約締結を複数回行います。そんなときに便利で気に入っているのが、「比較機能」です。

比較機能を使えば、このような「9割は同じだけれど残りの1割が違う」といった契約書を扱う際に、自分の力で一から照らし合わせる必要がなくなります。どんなに気をつけても見落としてしまいそうなわずかな差異でも、LegalForceはしっかりと拾い上げてくれるので助かっています。比較ができるだけでも、約5割の作業時間を短縮できていると感じます。

比較機能　イメージ

福永様　私は英文契約書の自動レビュー機能を重宝しています。
当社では英文契約書の審査査読は私1人で行っています。もちろん、セミナーに参加したり書籍を読み込んだりして知識の向上を図っていますが、10年以上、第三者によるダブルチェックがない不安な状態が続いていました。そのため、LegalForceで英文契約書もレビューできるようになったことで感じている効果は、「役に立つ」というレベルのものではありません。「ステップが数段上がった」といえるほど、業務レベルが向上した実感を得ています。

リックス株式会社　海外営業部輸入グループ担当課長　兼　経営企画部法務グループ　福永 達也様

経験が少ない社員の審査スキルもLegalForceで自ずと向上

今後、LegalForceをどのように活用していきたいですか？

松本様　新人教育に活用したいです。法務経験が少ないメンバーがLegalForceを使って契約書レビューをすることで、自ずと契約書の指摘すべき項目を学べると感じています。関連情報を読むことで知識も深まるため、どんどん活用していきたいですね。

また、LegalForceだけでなく、AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」も活用し、契約関連業務のDX化を一層進め、一連の法務業務をスムーズに処理できる流れを確立したいです。

LegalForceに期待したいことがあれば教えてください。

リックス株式会社　経営企画部法務グループ　武田 まり乃様

武田様　これまでに引き続き、さらなる機能改善に期待したいです。

LegalForceのリリース初期から利用していますが、当初は自動レビューをかけると指摘項目がずらりと並んでおり、全部に目を通すのはかなり時間がかかるという状態でした。しかし、LegalForceは利用者のフィードバックを受けて日々精度や機能が改善されていき、今では表示する指摘項目を重要度別に選べるようになったので、特に気をつけなければいけない項目がはっきりとわかります。
今後もさらなる精度向上と機能改善を楽しみにしています。

「ビジネスパートナー」を目指す法務におすすめ

LegalForceをどのような会社や法務部に勧めたいですか？

松本様　これからの時代の法務には、「企業の成長を助ける法務」、「ビジネスパートナーとしての法務」といった側面が求められると感じています。
そういった業務に力を注ぐためには、やはり契約書に割く時間を効率化していかなければなりません。法務の力をよりビジネスに活用したいと考えている企業にはぜひおすすめしたいですね。

寺崎様　私は少人数の法務部におすすめしたいです。とにかくマンパワーが足りない場合には、LegalForceを使うことでできる業務の幅が広がると思います。また、仮に人数が十分でも、メンバーのバッグクラウンドが様々で、法務に特化した人材だけを集められていない企業も多いかと思います。そういった企業でも、LegalForceを導入することで効率化と品質の均一化を図れるのではないでしょうか。

（取材日：2021年4月）※掲載内容は取材当時のものです。