利用部署と法務部の橋渡しに！経費購買戦略部ならではのLegalForce活用方法とは。
野村ホールディングス株式会社
経費購買戦略部 大賀 顕様
POINT
- 法務ではなく経費購買戦略部でLegalForceを使用。
- 利用部署からのニーズを集約しひな形を作成することで、法務部の負担軽減に。
- 自部署でも大いに活用でき、戦力は3人分にも。
グローバルに展開する金融サービスグループ、野村ホールディングス株式会社。
証券業を中核とし、日本をはじめ世界の金融市場を網羅する営業拠点を通じてお客様の資産運用・資産調達に関する幅広いサービスを提供しています。
同社の経費購買戦略部に所属し、間接材をはじめとする調達購買業務の管理を行う大賀様に、購買部ならではのLegalForceの活用方法をお聞きしました。
経費購買戦略部の業務内容について教えて下さい。
野村ホールディングス株式会社 経費購買戦略部 大賀 顕様
当部署では、各部署で発生する購買業務の集約による業務効率化や、コスト最適化、ガバナンスの強化を目的として、間接材を中心とした調達・購買の企画立案と管理を行なっています。間接材には一般物品の他、システムやサービス等もあり、購買に関わる契約を取り扱うことが多いです。また、ソーシング活動を通じて取引先との価格交渉や選定・評価なども実施しています。
集約部署の特性を活かしひな形作成、法務の負担軽減に。
LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。
当社では様々な部署が様々な取引先と契約を締結していますが、各部署には法務に関するノウハウがないため、契約審査は法務部にほとんど丸投げしているという状況でした。やはりそれでは法務部の負担が大きくなってしまうので、当部署のように、購買を行う上で各部署からの業務を集約する部署でなら、法務部の負担軽減のお手伝いができるのではないかと考えていました。
購買に関連する契約書に関しては、今まで各部署で管理していた契約書を、購買部門で一元管理する施策をここ数年で進めています。その一環として、電子契約の導入と、過去に締結した紙の契約書のデータ化も行いました。過去の契約書を分析すると、契約の種類に応じた締結頻度や、申請部署での偏りなどが見えてきたと同時に、現場からのひな形作成の要望や、契約交渉のためにリスクを事前に把握したいというニーズもわかってきました。
ただ、「こんな種類のひな形を作れば、現場の負担軽減につながるな」といった解決策は見えてきたものの、ひな形の作成は結局のところ法務部に依頼するしかありません。ひな形を一から作るのは法務部にとっても負担が大きい業務です。
そこで、LegalForceを活用することで、効率的にひな形の案を作成できるのではないかと考え、利用し始めました。
比較機能で、過去の契約書とLegalForceひな形の“いいとこ取り”。
実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。
新しいひな形を作成する際の拠りどころとして活用しています。
例えば、あるサービスに関する契約書のひな形を作成するために過去案件を参考にしたい場合にも、過去の契約内容が多岐にわたり、同じサービスに対しても複数の例が存在します。それらをLegalForceの「比較機能」を使って、条文単位で過不足がないか確認することで、良い言い回しを抽出してひな形の原案を作ることが可能になりました。
もちろん、過去の契約書も法務部がレビューしていますが、LegalForceを使用することで新たな視点で契約書を確認でき、また法改正など時代の流れによる差異も可視化されるのがとても便利です。
比較機能イメージ
特に気に入っている機能があれば教えてください。
「LegalForceひな形」は種類豊富で使い勝手が良いですね。
購買での契約は、業務委託がほとんどを占めますが、一口で業務委託と言っても様々です。LegalForceはひな形のバリエーションが常に増えており、さらに「自動レビュー」機能と併せて使用することで、精度の高い契約審査ができて助かります。比較機能も組み合わせて使用し、自社で締結した過去の契約書と比較したり、LegalForceひな形と比較し抜け漏れを確認したりと、いいとこ取りの使い方ができているなと感じます。
また、自動レビューのアラートの中で表示されるサンプル条文は、修正の内容だけでなく解説も充実しているので、契約書の専門知識がない人にとってはとても勉強になりますね。
現場のニーズを吸い上げながら、法務部の負担軽減も担う存在に。
ひな形を作るようになり、利用部署や法務部からの反響はありましたか？
利用部署からは人材開発の業務委託などに関するひな形のニーズがあったのですが、締結頻度が高い契約のひな形を用意できたことで、現場から感謝の声がありました。
法務部にとっても、過去作成したひな形を現在の条件で見直すことでリスクを排除できますし、自社のひな形を拡充したことで負担軽減にもなっているのではと思います。
購買部として、契約業務に対しどのような価値を発揮できるとお考えですか？
業務の効率化や、コスト面についてはもちろんですが、ベンダーリスクの管理という視点でも購買部門に契約を集約することには価値があると思います。
契約書の有利・不利をきちんと把握できているということ、また、事前にひな形を制作しておくことによってこれから起き得る契約リスクの回避にもつながっていると思います。
LegalForceは法務部だけでなく、購買部署でも活用できる。
LegalForceをどのような企業に勧めたいですか？
法務部だけではなく、私どものような購買部署でも活用することができます。予めひな形を用意できることで、契約交渉にも役立つのではないでしょうか。
LegalForceを導入することで、1人分どころか2～3人分の力になると感じているので、少人数で多量の契約審査を抱えている会社には特にぴったりだと思います。
（取材日：2021年4月）※掲載内容は取材当時のものです。