「あったらいいなが詰まったツール」 他部署と協力し契約審査の属人化を解消

メーカーズブランド『St.Cousair（サンクゼール）』や、食のセレクトショップ『久世福商店』を中心に、日本全国に150店舗以上を展開する株式会社サンクゼール。商品の企画・開発から調達・製造、販売、店舗設計に至るまでのすべてのプロセスを自社で手掛ける注目のSPA（製造小売）企業です。
事業拡大が続く同社で法務部門を担当するのは、総務法務人事課の伊藤様。法務業務をサポートする白鳥様、土岐様とともに、LegalForce導入の経緯やその活用方法について話を聞きました。

法務のメイン担当はひとり

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

伊藤様　法務業務は、管理本部の経営サポート部にある総務法務人事課が担っています。しばらく法務専任は私のみ（2022年７月現在、２名体制）という状況の中で、国内外の契約書の作成や審査、異例事項対応、株主総会・取締役会の運営、コンプライアンス対応、知財管理、各種法律相談などの業務を行ってきました。

審査依頼は平均月30件ほどで、更新案件、新規の契約審査、そのほか細々とした規約や覚書の審査など多岐に渡ります。契約類型に関しては売買契約や業務委託契約が中心です。店舗数が150以上ありますのでフランチャイズ契約や賃貸借契約の取り扱いも多くあります。

管理本部　経営サポート部　総務法務人事課　係長　伊藤 祥 様

私はロースクール卒業後、法務のキャリアを重ね、当社では4年半ほど法務を担当しています。業務の属人化を防ぐため、契約審査に関しては白鳥と土岐にも手伝ってもらっている状況です。

白鳥様　私は普段は品質保証課で働いています。契約審査に関わるようになったのはLegalForceを導入してからで、それまで契約審査に関する知識はありませんでした。契約書特有の初めて見る文言が多く難しいと感じる中で、LegalForceは“法務の先生”のような心強い存在です。

土岐様　私は伊藤と同じ総務法務人事課で、主に総務・人事を担当しています。白鳥同様、契約審査は未経験でしたが、LegalForceの「自動レビュー」や「比較」の機能を活用しながら、契約書の一次審査を行っています。

属人化・対応遅延の解消へ

LegalForceを導入した理由や、導入以前の課題感について教えてください。

伊藤様　当社では社長直下に組織横断型の「全社DX推進室」を新設するなど、継続的に業務改善・生産性向上におけるDXを進めています。事業規模が拡大するにつれて法務業務も複雑化・多様化してきたため、法務DX実現のためにLegalForceを導入しました。

LegalForce導入前は、契約審査に関わる担当者ごとに審査の粒度や品質にばらつきがありました。私一人で契約審査をしていた時期もありましたが、それでは業務が属人化してしまいます。事業拡大に伴い業務が増加する中で、法務の専任者でなければ契約審査ができないことと、各所の要望にタイムリーに応じられないことに課題を感じていました。

実際にLegalForceを使うときの流れを教えてください。

伊藤様　契約審査の依頼がきたら、まずは私が内容を確認して担当者を決めています。自分で審査する際にはまず自動レビューにかけて一般的なチェック項目を確認し、その上で自社のひな形やレビュー済みの契約書と比較して修正すべき点がないかをチェックします。条文を修正する際は「条文検索」で過去の契約書のフレーズを参考にすることもあります。

自動レビューイメージ 修正や抜け落ちのアラートがでる

「英文契約書レビュー」の機能も利用しています。和文契約書に比べて慣れない点も多いので、一次審査は白鳥と土岐が行い、二次審査で私がチェックし、最終的な確認は英文契約の顧問弁護士にお願いしています。

「案件管理」で業務を可視化

LegalForceで特に気に入っている機能があれば教えてください。

伊藤様　指定のメールアドレスに送られた契約審査依頼が自動的にLegalForceに反映される「案件管理」が気に入っています。案件ごとに担当者を設定できるので、業務の振り分けはこの案件管理の画面上で行っています。メンバーごとの業務量や進捗状況が可視化されるので、担当者のアサインがスムーズになりました。

案件管理イメージ
専用アドレス宛にメールすると案件がLegalForceに自動的にアップロードされる

また、契約書同士の比較も日常的に使っています。比較結果はExcelで出力できるため、社内規程の変更時などに必要な新旧対照表を作るのに大いに役立ちました。取締役会などで必要になることが多いのですが、新旧対照表の作成にかかる時間は8割ほど削減できたと感じています。比較以外にも、自動レビュー機能のWordダウンロードにより、PDFで送られてきた契約書をWordに変換できるなど、かゆいところに手が届く細やかな機能も気に入っています。

足りない経験値を補うツール

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

伊藤様　これまで契約審査は法務の「専売特許」で、私が不在だったり他の業務で手が回らなくなったりすると、案件がストップしてしまうことがありました。

LegalForceを導入したことで、契約審査経験がなかった白鳥や土岐と契約審査を分担できるようになりました。「契約審査＝法務」というこれまでの常識から一歩踏み出し、“脱・属人化”できた点は大きな効果だったと思います。

管理本部　経営サポート部　品質保証課　係長　白鳥 里香 様

土岐様　リスクになり得る条文や条項の発見をサポートしてくれますし、修正文例や解説でサンプルや一般的な法律情報を示してもらえるのでありがたいです。LegalForceは契約審査業務で「あったらいいな」と感じる機能が詰まったプラットフォームだと思います。

今後LegalForceをどのように活用していきたいですか。

伊藤様　LegalForceは法務DXの柱として使っているので、自社にあった形で使い倒したいです。現在実装されている機能はもちろん、どんどん新しい機能が追加されるので、新機能も積極的に活用したいと考えています。LegalForceを使って契約審査業務の品質と生産性の向上を進め、リスクの低減に努めたいです。

法務DX推進のトリガーに

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

伊藤様　さまざまな企業、さまざまなシーンで活用できると思います。専任の法務担当者を置けない企業でもLegalForceが契約審査をサポートしてくれるので、小規模事業者におすすめです。一方、法務人員が複数いる大企業であっても、メンバー間で業務の標準化ができていなかったり、契約審査の質にばらつきがあったりするような場合には効果を発揮するでしょう。

理想は、それぞれの事業部門がLegalForceを導入し、各契約の担当者がある程度契約審査をできるようになることだと思います。法務部門以外の従業員もLegalForceを使いこなせれば全社的にリーガルマインドを醸成できますし、コンプライアンスの質も高められると思います。

白鳥様　事業部も契約審査に積極的になってくれれば、法務の業務負担を大幅に削減できます。私もこれまで「契約審査は専門家の仕事」と思っていましたが、LegalForce導入後は学びの意識が高まりました。

土岐様　契約書の内容を一番理解しなければいけないのは事業部の担当者です。積極的に契約書を見る癖をつけることで、未然に防げるトラブルもあると思います。

管理本部　経営サポート部　総務法務人事課　主任　土岐 明寿香 様

伊藤様　LegalForceは法務DXを進めたい企業にもおすすめです。当社ではAI契約管理システム「LegalForceキャビネ」も導入していますが、何かひとつ新しいツールを導入することで、派生的にDXを進めていけるようになります。LegalForceの導入は法務部門のDX、ひいては業務改善を推進するためのトリガーになるはずです。

（取材日：2022年6月）※掲載内容は取材当時のものです。