定型業務を7割以上削減 人間とAIの棲み分けを極めたLegalForce活用術

「不動産取引に安心と科学を提供し流通の促進を図る」を掲げ、不動産に関する情報・サービスを提供する、株式会社東京カンテイ。「定型的な業務を7割以上削減できた」と語る同社の田中様に、LegalForceを導入した経緯や活用のポイントを聞きました。

経営企画室の社員が、少数精鋭で法務業務をカバー

貴社の事業概要について教えてください。

当社の主な事業は「不動産データサービス」「不動産評価鑑定」「土壌汚染調査・対策」の3つです。金融機関や不動産会社、公共機関などに対して、不動産関連のデータベースやシステムを提供しており、約4,000社、のべ15,000事業所の会員さまとお取引があります。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

当社では経営企画室、総務経理部の社員数名で、リスク管理業務の一環として法務業務を担当しています。中でも私が主担当として契約審査を行うことが多いです。経営企画室の所属なので、経営陣と近い距離でリスク管理を行っていることが特徴です。

現在は毎月10～30件ほどの契約書を審査しています。内容は秘密保持契約（NDA）や業務委託契約など定型的な契約が多いです。

実際の画面を見て「ここまでできるのか」と感動

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

限られた人員が兼務する形で法務業務を行っているため、リソース不足が大きな課題でした。特に、当社の事業に関連する法改正が生じると、通常業務に加えて対応が必要になり、いち早く人手不足を解消したいと考えていました。

一から十まで顧問弁護士に尋ねるのは限界がありますし、インターネットで検索した法律知識も鵜呑みにはできません。そこで、法務業務をサポートしてくれるツールを探すことにしました。

複数のツールを比較し、顧問弁護士からも好評だったLegalForceを導入しました。実際の画面を見たときに「いまの技術はここまでできるのか」と嬉しい驚きがありました。特に、PDFファイルの契約書を瞬時にテキストデータに変換できるところは、すぐに当社の業務に活かせると感じられました。

定型的な確認は「自動レビュー」で行い、人間は「考えて判断する」仕事に専念

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

相手方から契約書のドラフトを受領したら、必ずLegalForceの「自動レビュー」にかけて、抜けもれが無いかを確認します。

自動レビューイメージ　アラート内容とサンプル条文・関連情報が表示される

その後、AIのチェックでは検知できないリスクを人の目で確認します。
当社が提供する商品・サービスの範囲は相手方ごとに異なりますし、見落としがあると当社が過剰な責任を負うことになりかねません。法務担当者の確認のみで済む場合もありますが、契約内容によっては、事業部側の担当者も交えて1件ごとにじっくりと考えて判断する必要があります。それでも解決が難しい論点が残る場合には顧問弁護士に相談しています。

契約書を締結する直前には「比較」を活用し、合意した契約内容と相違が無いことを確認しています。こういった定型的な業務は、極力LegalForceで済ますよう心がけています。

比較イメージ　相違箇所がハイライトで表示される

信頼性の高い「LegalForceひな形」は安心して使える

他にも気に入っている機能があれば教えてください。

特に気に入っているのは「LegalForceひな形」です。相手方が当社のひな形での契約締結を希望する場合や、これまでにない条項や文言を取り入れる場合に重宝しています。

また、法改正などの対応で社内のひな形をアップデートする際にも、LegalForceひな形の記述を参考にしています。契約書のひな形はインターネットで検索しても探せますが、必ずしも信頼性や専門性が担保されているものではありません。しかしLegalForceひな形は弁護士が監修しているので、安心して使用できます。

LegalForceが付加価値の高い時間を生んでくれた

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

定型的な業務に取られていた時間が、7割以上削減できました。LegalForceが新たな時間を生んでくれたと言ったほうが正しいでしょうか。その時間を、関係者へのヒアリングや意思決定など、付加価値の高い時間に回せるようになりました。

社内の打ち合わせでもLegalForceを活用しています。これまでは電子メールに契約書のファイルを添付してやり取りしていましたが、LegalForce導入後は自動レビューの結果をWeb会議で画面共有しています。契約書の文面とアラートが一度に見られるので、交渉内容の相談がスムーズになりました。

LegalForceを使って、会社全体でリスク管理の品質を高めたい

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか。

営業担当者の教育に活用したいです。
企業法務のスペシャリストとして法務担当者がいるわけですが、お客様と最前線で接する営業担当者も、契約の取り決めに関する知識をある程度は備えておくことが望ましいと考えています。

具体的には、自動レビューによって表示されたアラートを例に、「不備のある契約によって生じるリスク」や「契約前に押さえておくべきポイント」を営業担当者に伝えていきたいです。

不動産関連のビジネスでは、民法と対比して有利な立場を取るためにあえて契約書に記述している条項もあります。そうした一つ一つの意味づけを社員に伝えることで、会社全体でリスク管理の品質を高めていきたいです。

ノウハウが蓄積されたら、社内向けセミナーの開催や、営業担当者向けのチェックリストの整備も行いたいと考えています。

企業規模を問わず、誰でも「その人なりの使い方」を見つけられる

LegalForceをどのような企業、法務部にすすめたいですか。

LegalForceは企業規模に関わらずおすすめできます。法務担当になりたての人にも、ベテランの人にも、その人なりの使い方を見つけられるかと思います。例えば、新人なら「企業法務の基礎を学ぶ教材」として、ベテランなら「一次チェックをサポートしてくれる相方」として有用でしょう。

特に抜けもれを探すのはAIの強みが最も発揮される部分です。人間は書かれていることの判断には長けていますが、そもそも抜けているものを検知するのは苦手です。AIの得手・不得手を知り、業務の切り分けを意識した使い方をおすすめしたいです。

定型的な判断は、人間よりAIの方が遥かに正確に処理できますが、例えば「契約内容が自社の業務に適合しているか」の確認は、AIには分かりません。そこはAIでは無く、自社の事業や取引先との関係性を理解している社員が行うべきなのです。

AIが向いている仕事と、人間が価値を発揮すべき仕事を見極めれば、より効果的にLegalForceを活用できるのではないでしょうか。

（取材日：2022年7月）※掲載内容は取材当時のものです。