社員18名の少数精鋭 社長自ら担う契約審査で「会社の権利を守る」

クライアントのデジタルマーケティング支援をてがける、アド・セイル株式会社。「決裁者として責任を持つ」との思いから、社長自ら契約書をチェックしていた同社に、LegalForceの導入経緯や活用法を聞きました。

社員数18名の少数精鋭 社長自ら契約審査を行う

貴社の事業内容について教えてください。

当社は香川県に拠点を置き、中四国、九州などの行政機関や民間企業に対して、マーケティング戦略設計支援、EC運用、Web広告運用などのサービスを提供している社員数18名の会社です。単なるツールやサービスベンダーではなく、戦略設計からご提案できる人材が揃っているのが強みです。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

当社には法務専門の組織がなく、契約審査などの法務業務はほぼ私が１人で行っています。契約書の件数は月3～10件程度でそこまで多くはないですが、行政機関との取引が増える年度初めは、契約書の数も増える傾向があります。

会社の権利を守りつつ業務負荷を軽減したかった

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

契約審査の負荷が大きい点と、法務の専門家ではない私に属人化している点が課題でした。社長として他の業務も多く抱えるなか、契約審査にそこまで多くの時間を割けないというのが実情です。しかし無形サービスの提供が中心である当社ビジネスの性質上、会社の権利を守るためにも知的財産権の取り扱いなどは慎重にならざるを得ません。

親会社の顧問弁護士に相談することは可能ですが、繁忙期に大量の依頼はしづらいですし、自分が契約の内容に全く目を通さないわけにもいきません。

そこで、自分が契約の決裁者としての責任を果たしつつ、業務負荷を軽減するためにツールの導入を決意しました。電子帳簿保存法や電子契約サービスなどを探している際にLegalForceのWebサイトを目にして、興味を抱いたのがきっかけです。

私は法律知識があるわけではないのですが、契約審査そのものは好きな仕事です。ビジネスの取り決めをブレなく定義していく過程が心地良いからです。契約書を読み込んでアラートを示してくれるLegalForceには、そんな契約書マニアの心をくすぐるものを感じました。導入事例や紹介資料を見るうちに、LegalForceならば、契約審査時の読み飛ばしや抜けもれ、失念していた法改正などを正しく教えてくれて楽になるのではと思い、導入を決めました。

一次レビューから締結前の最終確認まであらゆる機能を活用

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

取引先から契約書のドラフトを受領したら、まずはLegalForceの「自動レビュー」機能にかけます。レビュー結果に表示されるアラート内容を確認し、取引先との関係性なども考慮しながら修正の要否を検討します。その後「条ずれチェッカー」で単純な記載ミスがないかを確認し、取引先にお返しします。

最終版を受領したら、念のため「比較」機能を使って想定外の変更点がないかを確認します。業務の範囲や定義が重要になるECの運用支援などの契約書は、特に丁寧に再確認しています。定型的な業務をLegalForceがやってくれる分、こうした重要な確認に多くの時間を回せるようになりました。

比較機能イメージ　差分がハイライトで表示される

特に気に入っている機能があれば教えてください。

「LegalForceひな形」が気に入っています。当社から契約書のドラフトを提示する場合には、まずLegalForceひな形の中から使えそうな契約書がないかを確認します。LegalForceの導入以前は、インターネット上で公開されているひな形を使ったり、過去に締結した契約書から参考になりそうなものを探したりしていたので時間がかかっていました。

LegalForceひな形は弁護士が監修しているため安心感があり、少しアレンジするだけで使えるので便利です。ひな形の参照元が一元化でき、探す時間が圧倒的に短縮されました。

LegalForceというフィルターを通して俯瞰的にチェック

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

LegalForceというフィルターを一度通してから自分の目で確認することで、契約審査に安心感が生まれました。これまでは、取引先と意見がずれて調整を行った条項などにばかり意識が向いていましたが、実は他にも見落としがあるかもしれない。そういった人間が気づきづらい抜け漏れも俯瞰して確認できるようになりました。

弁護士にチェックを依頼する場合でも、事前に懸念しているポイントを明確にしたうえで依頼できるのでやりとりがスムーズです。

課題だった契約審査にかかる時間も短縮できました。担当者から依頼があったものを私が一次レビューして返す、という流れで審査を行っていますが、契約審査はエネルギーを使う仕事なので数日寝かしてしまうこともありました。LegalForceはボタン１つでアラートが表示されるので、取り掛かるまでの心理的ハードルが低くなり、担当者にも当日中に返せるようになりました。

人間は「頭を使う仕事」に注力したい

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか。

定型的な業務ではLegalForceを使い倒し、人間は契約で重要な部分の確認・調整といった「頭を使う仕事」に注力するのが理想です。

当社は無形のサービスを提供する会社であり、サービスの提供範囲に関する認識の齟齬が起きやすいです。そのため、当社が本来は負うべきでないサービス提供を無償で続ける事態に陥るリスクがつきまといます。会社を持続的に成長させるためにも、LegalForceの力を借りて１つ１つの契約を丁寧に結んでいきたいですね。

意識するだけでなく、契約リスクを軽減できる「行動」を

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

当社のように、専任の法務担当者がいない会社にぜひおすすめしたいです。法務業務を社長がやっている会社は、営業や経理といったその他の重要業務も社長自身で行っているケースが多いと思います。

それは肉体的にも心理的にも大きな負担です。法務のプロではない自分１人のチェックで契約書に判を押すのは正直怖いですし、契約の取り決めは取り返しがつきません。ただ「きちんと契約書をチェックしよう」と意識するだけでなく、LegalForceのような優れたツールを導入する「行動」に移すことが会社としての契約リスクの軽減につながるのではないでしょうか。

（取材日：2022年8月）※掲載内容は取材当時のものです。