月200件の契約審査を2名で担う 審査だけでなく進捗管理や契約書を探す時間も短縮

東武グループの一員として、旅行業を核に幅広い事業を展開する、東武トップツアーズ株式会社。たった2人の担当者が月200件もの契約審査をこなす同社に、LegalForceの導入経緯や活用の秘訣を聞きました。

事業の多角化で契約が激増 2名で月200件の審査を行う

貴社の事業内容について教えてください。

コンプライアンス室　法務担当　米村 明紘 様

米村様　当社は東武グループの旅行会社です。メイン事業である旅行業以外にも、MICE事業、自治体の誘客支援事業、感染症対策の各種受託事業など様々なサービスを提供しています。コロナ禍で旅行需要が減少したことなどから事業の多角化を進めており、新たな業種、業界のお客様とのお仕事が急激に増えています。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

米村様　当社コンプライアンス室には監査機能と法務機能があります。城戸が室長を務めており、法務業務は私と最近入社した社員の２名で担当しています。私は入社当初は財務経理部に配属されましたが、ロースクール出身ということもあり、前任者の離職に伴い法務担当になりました。

主な業務は契約審査、知財管理、新規事業立ち上げに伴う法務相談対応などです。扱う契約類型は業務委託契約、秘密保持契約（NDA）などが多く、月150件から200件ほどの契約書を審査しています。コロナ禍以前は月50件～100件ほどでしたが、事業の多角化により審査件数が大きく増えました。

審査の負担をとにかく減らしたい思いで、評判がよかったLegalForceに

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

米村様　「契約審査の負担をとにかく減らしたい」という思いが、LegalForceを導入した一番の理由です。少し前までは私が１人で月200件近い契約書をすべて審査しており、あまりにも数が多すぎて審査が滞っていました。その解決策として、上司がツールの導入を提案してくれました。複数のツールを比較検討しましたが、他社で法務担当をしている知人から聞いた評判も良かったことから、LegalForceを導入しました。

城戸様　契約審査の件数が激増し業務に支障が出ており、法務担当者を増員するにも社内に適任者がおらず教育に工数をかけられないことから、LegalForceを導入し改善したい旨を経営陣に提案したところ、直ちに承認を得られました。

執行役員　コンプライアンス室長 兼 お客様相談室長　城戸 尚志 様

アラートの重要度が示され力をいれるべき論点がわかる

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

米村様　先方から契約書のドラフトを受領したら、一読してどのような契約形態かを把握し、その後「自動レビュー」にかけます。レビュー結果が出たら、表示されたアラートの内容を１つずつチェックし、必要に応じて契約書に反映します。LegalForceのアラートは重要度が表示されるので、力を入れて確認すべき箇所が明確になってありがたいです。

自動レビュー以外にも、同じ相手方と過去に締結した契約書や、当社所定のひな形と見比べるために「比較」を使ったり、どれが最新版の契約書かを確認するために「バージョン管理」を使ったりする場面も多いです。

案件管理で審査の進捗がリアルタイムで見えるように

特に気に入っている機能があれば教えてください。

米村様　「案件管理」が気に入っています。将来の増員に備えた情報共有の基盤を作ることと、上長が各案件の進捗や協議の内容を確認しやすくすることをねらって案件管理を使い始めました。

案件管理を使うには、特定のアドレスに契約審査依頼を送ってもらう必要があります。法務担当のグループアドレスの中に案件管理用のメールアドレスを入れておき、社内のポータルサイト上で「契約審査はグループアドレス宛てに依頼してほしい」と通達を出しました。

城戸様　当社には3,000名近くの従業員がいるので、社内に確実に周知すべく、私から全国の事業所長あてにメールでも伝えました。その結果、案件管理を使った契約審査プロセスに非常にスムーズに移行することができました。

案件管理イメージ　担当者や案件進捗が一覧で確認できる

案件管理を使いはじめてからは、案件の進捗はもちろん、私のようなマネジメントを行う立場から各担当者のパフォーマンスの管理もしやすくなりました。従前は担当者に口頭で仕事の進捗を確認していましたが、担当者の仕事を止めてしまうことにもなるうえ、どんな依頼が来ているのか見えづらい部分も多かったです。案件管理を使うと、契約の内容と進捗がリアルタイムで確認できるようになりました。口頭での確認も不要になり、管理者としてもありがたく感じています。

契約審査の時間を3割削減 管理にも活用し「探す時間」も短縮

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

米村様　課題に感じていた契約審査のスピードアップを実現できました。1件の審査にかかる時間は3割ほど削減できています。また、審査の品質も向上しました。2人体制で大量の契約書をチェックしていると、条項の抜け漏れに気づくのが非常に難しいです。それをLegalForceは逃さずにアラートを示してくれるので安心して契約審査を行えています。

また、契約書のデータも管理しやすくなりました。導入前はメールの添付ファイルをダウンロードし、共有フォルダに格納していましたが、あまりに数が多くフォルダ内が整理できていませんでした。最新版のファイルを探すだけでも一苦労で、結局見つからず担当者に再送を依頼することもありました。

LegalForceの導入後は案件管理やバージョン管理を使い、審査のステータスや契約書ファイルの修正履歴を管理できるようになりました。一度アップロードしておけば企業名などで検索して探すことができるので、探す作業の時間が大幅に短縮できました。

バージョン管理イメージ　契約書の修正履歴を紐づけて管理できる

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか。

米村様　「自社基準レビュー」機能を活用して、我々の主力事業が関連する旅行業法の審査精度をさらに高めたいです。また、法務担当者間の法律知識のばらつきの解消にも活用したいです。本社は２名で契約審査を行っていますが、旅行業法に関しては各事業所の「お客様相談室」にも担当者がいます。そうしたメンバーの法律知識の底上げにも活用していきたいです。

グループ会社でもLegalForceを導入

LegalForceをどのような企業、法務部にすすめたいですか。

米村様　当社のように契約審査の件数が多く審査担当者が少ない企業には、特におすすめです。当社のグループ会社でも導入しています。

また、法務担当者が多い企業でも、担当者間の法律知識やレビュー品質の差を埋め、法務部門として同じ方針での回答ができるようになるので、事業部門から頼られる法務をつくることができるのではないでしょうか。

（取材日：2022年8月）※掲載内容は取材当時のものです。