専門分野以外の契約審査をLegalForceがサポート 使いやすさも魅力

2022年3月に創立50周年を迎えた東急リバブル株式会社。不動産仲介業のパイオニアとして業界に先駆けたサービスを次々と開発し、新たな価値を創造してきた同社が抱える課題は「専門である不動産以外の契約審査の質をいかに高めるか」でした。
経営管理本部で会社全体の法務業務に携わる幾度様と、ソリューション事業本部で契約審査にあたる菊池様に、導入の経緯や活用のポイントについて聞きました。

専門分野以外の契約審査の質向上が最大の課題

法務部門の組織体制と主な業務内容について教えてください。

菊池様　私が所属するソリューション事業本部の業務管理部審査課には13人のスタッフがいます。そのうち5人が法務関連の業務に従事しています。当本部は事業用不動産の売買仲介業を軸に不動産ソリューション事業、不動産販売業などを展開しており、審査課では不動産売買以外の業務委託やサービス申込などの契約書を扱っています。

ソリューション事業本部　業務管理部　審査課　主任　菊池 大 様

幾度様　私も菊池と同じ審査課に所属していたのですが、2022年4月に経営管理本部総務・コンプライアンス部の法務・コンプライアンス課に異動しました。当課では８人のスタッフで会社全体の業務に関わる契約書を担当しています。

LegalForceを導入した理由や、導入前の課題感についてお聞かせください。

幾度様　不動産関連以外の契約書を見る能力を向上させることと、契約審査の抜け漏れをチェックする手間をいかに省くかが課題でした。不動産に関する契約は得意分野なのですが、それ以外の契約書に関しては正直対応に苦労していました。

総務・コンプライアンス部　法務・コンプライアンス課　主任　幾度 和也 様

そんな折、社内でDXを進める担当者からLegalForceを勧められました。ちょうど同じタイミングで審査課でもLegalForceのことを調べており、審査課と法務・コンプライアンス課で導入することになりました。

菊池様　特に審査課は主に1人で契約審査を行うので、導入前は圧倒的に人手が足りず、審査に時間がかかっていました。審査依頼は月に平均7～8件あり、繁忙期には業務が非常にタイトになることもありました。

属人化しがちなリーガルオペレーションの再構築を念頭に、2021年12月に開催されたLegalForce主催のセミナー「契約業務フロー再考フォーラム」に参加しました。その際に導入企業のリアルな意見を聞けたこともLegalForce導入の後押しになりました。

直感的に操作できる高いユーザビリティ

どのような点が導入の決め手になったのでしょうか。

幾度様　一番はマニュアルを見なくても直感的に操作できる「使いやすさ」です。導入前にデモンストレーションを見せてもらったのですが、実際のUIを見てそのわかりやすさに驚きました。契約書をアップロードすると数秒で抜け落ちなどのチェック項目を表示してくれるスピード感や、提示される対応例やサンプル文、関連情報などが充実している点も素晴らしいと思います。特に不動産以外の契約審査では非常に参考になっています。

自動レビューイメージ　アラート内容とサンプル条文・関連情報が表示される

菊池様　契約審査は重要な業務の一つですが、審査課や法務・コンプライアンス課の仕事はそれだけではありません。契約審査にかかりきりになる訳にはいかないので、業務改善が急務でした。

幾度様　重要なのは契約審査にかかる工数を減らし、他の業務に取り組む時間を確保することです。契約書に潜むリスクの洗い出しをLegalForceにサポートしてもらい、我々人間はその指摘に対して適切な施策を講じることに重点を置く方が効率的だと思います。そういう意味では、これまでの契約審査のあり方を見直すためにLegalForceを導入したとも言えるでしょう。

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

菊池様　社内で契約書の審査依頼があった場合は、必ず「自動レビュー」にかけるようにしています。チェック項目を確認し、依頼者とも相談しながら加筆修正を行います。修正の際に参考にできる文案も示してもらえるのでありがたいですね。

幾度様　自動レビューでは特に関連情報を重宝しています。人事や著作権など不動産以外の法務知識が求められる場面では、これまで注意すべきポイントに気付くこと自体知識が必要でしたが、この関連情報があるおかげで自身の不得意な分野でも修正理由を明確に伝えることが容易になりました。

LegalForceの導入によって感じている効果を教えてください。

菊池様　契約とは当事者間の合意により法的拘束力が発生する行為なので、契約書の作成にはさまざまな法律が絡みます。民法や宅地建物取引業法、個人情報保護法などあらゆる法律に基づいてスピーディーに契約審査をサポートしてくれる点や法改正への対応も心強いですね。

幾度様　我々は契約審査以外の仕事もしなければなりません。急いでいたり疲れていたりすると、どうしても審査に抜け漏れが生じがちですが、そうしたリスクを大幅に削減できる点も大きなメリットだと思います。

事業部門でも契約リスクを把握できる状態が理想

今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか。

幾度様　今後人員が増えた際には、教育に活用したいです。自動レビューで表示されるアラートを参考に、当該契約の注意点や修正すべきポイントを共有し、人材育成に役立てたいと思います。

また、不動産業界は特に契約書が多い業界なので、将来的にはすべての営業担当者がLegalForceを使って契約内容の確認ができるような体制をとりたいと考えています。取引先との交渉や契約書の作成、審査、締結までを一気通貫で対応できるようになれば、トラブルの減少にもつながるはずです。

菊池様　トラブルやクレームなどについては、社内で随時情報共有するようにしています。事業部門でもLegalForceを使えるようになれば、自ら契約書に潜むリスクに気付くことができるようになり、業務効率化はもちろん組織全体のレベルの底上げにつながると思います。

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

幾度様　業種・業態は問わず、どのような企業でも使えると思います。ビジネスをする上で契約書は必ず存在するものなので、大企業であっても中小企業であっても導入メリットはあるはずです。

菊池様　特に法務に関するリソースが不足している企業にはおすすめです。人手が足りなかったり、法律に関する知識が乏しかったりすることで法務業務が属人化してしまっている企業はLegalForceを利用することで、その課題を解決できるのではないかと思います。

（取材日：2022年5月）※掲載内容は取材当時のものです。