「法務DX人材」として入社 わずか半月で業務効率化とナレッジマネジメントを実現

スキル・知識・経験を持つ人材と、それを求めるクライアントをつなぐプラットフォームを提供し急成長中の株式会社ココナラ。同社に「法務DX人材」として入社した青木様に、LegalForceの導入経緯や活用のポイントを聞きました。

一人法務のスタートアップで、月30～40件の契約審査に対応

貴社の事業内容について教えてください。

当社は、知識・スキル・経験を売買するスキルマーケット「ココナラ」を中核事業とする企業です。その他にも、弁護士とクライアントをつなぐプラットフォーム「ココナラ法律相談」や、ITフリーランス向け業務委託案件の紹介サービス「ココナラエージェント」などの事業も展開しています。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

法務チームが契約審査や、事業部門から受ける法律相談の対応などを行っています。チームと言っても契約書のレビュー等の法的な判断を行っているのは私のみで、いわゆる一人法務です。契約審査の件数は月30～40件ほどです。

法務DX人材として入社 レビュー品質の高さを改めて感じ、半月で導入

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

一人法務ならではのリソース不足を痛感したことが理由です。前職は法務部門が9名体制の比較的大きな会社でしたので、困ったときに相談する相手もいましたし、ダブルチェックも可能でした。しかし現職では一人法務。業務の幅が広く、契約審査に充てられる時間は限られています。時期によってはリソース不足が懸念されますし、人間の仕事にはミスがあることを前提に考えると、何らかのダブルチェック機能が必須だと考えておりました

私は前職でLegalForceとLegalForceキャビネを導入した経験があり、日経新聞などのマスメディアにも取材されました。そのため当社に入社する際の面接でも、法務DXを推進してほしいと期待されていました。

ココナラで契約審査のDX化を推進するにあたり、改めてLegalForceを含め4社のサービスを検討しました。私は前職時代にもLegalForceを導入した経験がありますが、だからといって肩入れはせずフラットに比較しました。各社のデモンストレーションを見たところ、「自社のひな形をベースに相手方の契約書と突合する」想定で作られているサービスが多いことに気づきました。しかし当社の契約は相手方のひな形をベースに検討することが多いため、比較機能よりは純粋なリスク検知機能を重視します。その点でLegalForceはリスク検知の精度が高く、求めているツールに一番近いと感じました。

また自然な言語で処理する能力も秀でています。コストは他社よりやや高めですが、当社の契約審査のサポートで最も力を発揮できるのはやはりLegalForceだと確信して、導入に至りました。前述のとおり法務DXの推進を前提に入社したので、会社の理解はすぐに得られたのがありがたかったです。導入までのスピードも速く、半月ほどで使いはじめることができました。

重要度が高い部分にフォーカスして確認

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

まずは社内のチャットツール上で、担当者から契約書のドラフト版を受領します。受領したらすぐにLegalForceにアップロードし、「自動レビュー」にかけます。アラートを見ながら契約書に修正を加えていきますが、すべてのアラートを細かく確認する必要はなく、当社にとって重要度が高い部分にフォーカスして確認しています。全てをしっかり読み込まなければならないと思うと腰が重くなってしまいますが、重点的にみるべき箇所をメリハリをつけて確認できるので、気持ち的にも楽になりました。

自動レビューイメージ　アラート内容とサンプル条文・関連情報が表示される

特に気に入っている機能があれば教えてください。

「LegalForceひな形」です。担当者からひな形の作成をリクエストされた際に活用しています。自力でひな形を作ることも可能ですが、手間がかかるのであまり時間を割きたい業務ではありません。LegalForceひな形を使えば、リクエストに近いひな形を探して加工するだけで済むので、自力で作るより断然速いです。ひな形の種類も豊富ですし、何より最初からテキストデータになっているので、入力が不要な点がありがたいです。手で打ちこむのは間違いが起こりやすいですが、コピー＆ペーストなら間違えようがありません。種類が多岐に渡る業務委託契約書や秘密保持契約書（NDA）を締結する際には欠かせません。

今後の増員を見込んでナレッジマネジメントにも活用

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

契約審査の効率化や抜け漏れを防げる安心感はもちろんですが、ナレッジマネジメントの面でも効果がありました。LegalForceの「バージョン管理」を使ってすべての契約書を格納しておけば、それがそのまま過去案件のデータベースになるからです。契約審査は属人化しやすい業務ですが、LegalForceに情報を集約しておけば、今後メンバーが増えた際や、万が一私が働けなくなった際にも困りません。

契約書を格納するだけなら社内のサーバでも可能ですが、ファイルのバージョン管理も煩雑ですし検索性も良くありません。特に人数が増えると、みんなが思い思いのファイル名をつけて保存するので、どれが最終版の契約書かを特定するだけでも時間がかかってしまいます。
LegalForceはそうした悩みも解決してくれるツールです。持続的に組織として成長していくために、あとから入った人が探しやすい状態が理想だと感じています。

バージョン管理イメージ　契約書の修正履歴を紐づけて管理できる

AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」も同時に導入されていますが、どのようなメリットがありましたか。

LegalForceと合わせて使うことで、契約書の審査から管理までを一気通貫でDXできたことが大きなメリットでした。社内の決裁手続でも、セットで導入することで契約リスクを最小化できると訴求したところ、スムーズに導入できました。時期を分けて個別に導入していたら、同時導入に勝る合理的な説明ができなかったかもしれません。リスクの低減という目的があるならば同時の導入をおすすめします。

LegalForceキャビネの導入事例記事はこちら＞

これから法務部門を立ち上げるベンチャー企業におすすめ

LegalForceをどのような企業、法務部にすすめたいですか。

ベンチャー企業にぜひおすすめしたいです。ベンチャー企業には法務の経験が浅い、もしくは経験がないスタッフが法務業務を担当するケースが多く、契約審査に不安を感じている人も多いと思います。LegalForceを使えばアラートやサンプル条文を表示してくれますし、ナレッジも効率よく蓄積できるのでリスク管理のレベルを上げられます。

大企業でも導入効果は十分に得られますが、これから本格的に法務組織を形作っていく段階のベンチャー企業の方が、大きな恩恵を受けられるのではないでしょうか。LegalForceは前職時代から長く使っていますが、ユーザー目線の機能が次々に増えています。今後の新機能のリリースにも期待しています。

（取材日：2022年11月）※掲載内容は取材当時のものです。