審査時間の短縮と業務平準化は「想像以上の成果」 法務判断に自信がもてるように

自動車や重機の動力源、工場の熱源、各種機械の潤滑油など産業用石油製品を取り扱い、社会経済活動の発展に重要な役割を果たしている株式会社ENEOSサンエナジー。管理本部総務部長の長澤様と、実際に契約審査を行う総務部法務グループの後藤様、石松様にLegalForce導入の経緯や活用法を聞きました。

わずか３人で全社の法務業務を担う

貴社の事業内容について教えてください。

理事 管理本部 総務部長 長澤 健士 様

長澤様 当社はENEOSグループの一員として、産業向けの燃料油・潤滑油などの石油製品をはじめ、化学品（洗浄剤や接着剤、芳香剤など）、再生可能エネルギー（太陽光発電・蓄電池など）の販売、電気・ガスの小売販売を行う総合エネルギー企業です。石油製品だけにとどまらず、さまざまなエネルギーを社会に供給する企業として、ハイクオリティな製品の安定供給を目指しています。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

長澤様 管理本部の総務部内に総務グループと法務グループがあり、全社で取り扱う契約書の審査や法務相談、契約書の作成、契約書管理などはすべて法務グループが担っています。ジョブローテーションが盛んなことが特徴で、法務に携わると会社全体のことが理解しやすくなるので、さまざまな人に経験してもらいたいというのが会社の方針です。

後藤様 もともと法務業務は総務部が担っていましたが、親会社の合併や社名変更、事業承継などを繰り返すたびに事業が拡大し、契約審査や法務相談を受ける機会が増えてきたので、2018年に法務グループを新設しました。現在法務グループは３人体制で、私がグループマネージャーを務めています。

導入効果を数値化して検討

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

管理本部 総務部 副部長 兼 法務グループマネージャー 後藤 利康 様

後藤様 親会社がLegalForceを導入していたため、グループ企業でも導入を勧められたのがきっかけです。狙いは(1)審査時間の短縮、(2)業務品質の担保（平準化）、(3)審査スキルの向上です。

導入にあたって実際にLegalForceを触ってみて、どの作業がどれだけ効率化・平準化できるか、時給換算でどれだけメリットが出るのかなどを数値化し、効果を可視化して検討しました。その結果、費用対効果はもちろん、法務スキルの向上や教育面でプラスの効果があると実感できたので、2021年の下期から正式に導入しました。また、直感的に使えてわかりやすいUIも導入の決め手となりました。

「自動レビュー」を活用しながらダブルチェック体制で審査

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。

石松様 契約審査の場合、法務グループ宛に審査依頼のメールが届きます。受け取った契約書はまずLegalForceの「自動レビュー」にかけて、必要条文の抜け漏れなどを確認します。チェック項目が表示されるので、必要なものとそうでないものを取捨選択し、難解な条文はわかりやすくかみ砕いた上で二次レビューを行い、問題がなければ依頼者に戻すという流れです。

コロナ禍でだいぶ数は減りましたが、契約審査の依頼は月に10～15件ほど。これを私ともうひとりのメンバーで審査し、上長の後藤が二次レビューを行います。重要度の高い契約に関しては後藤と審査方針をすり合わせ、アラートが出た状態で共有して判断を仰ぎます。

自動レビューイメージ アラート内容とサンプル条文・関連情報が表示される

後藤様 相手方書式での契約の場合、自社が不利になるような条項にもアラートが表示されますが、どこがどのように不利なのか、その根拠まで明確に示されるので非常に助かっています。目検だけでは気付けないアラートもあるので、見落としは大きく減りました。

石松様 契約書を作成する際は、表現や言い回しの参考に「LegalForceひな形」を活用しています。インターネットで検索しても参考になるひな形はありますが、誰がいつ作成したものかわからず、出自が疑わしいものも少なくありません。LegalForceのひな形は、企業法務に精通した弁護士が監修していますし、法改正にも対応しているので安心して利用できます。

特に気に入っている機能があれば教えてください。

石松様 「表記ゆれチェッカー」や「条ずれ・引用条・定義語チェッカー」が便利です。読んでいるときは気付きにくい表記ゆれや条番号・定義語のずれなどは、指摘されて初めて気付くこともあります。こういったことは人間よりもAIの方が得意な分野だと思いますので、非常に気に入っている機能です。

条ずれチェッカーイメージ 条番号のずれ・抜け落ち・重複ある箇所が表示される

審査時間の短縮と業務の平準化を実感

LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。

後藤様 想像以上の成果が出ていると思います。契約書をアップロードするだけなので非常に使いやすく、視覚的にもわかりやすいツールです。法改正の度にひな形は最新のものにアップデートされますし、カスタマーサクセスの方が定期的に新機能をレクチャーしてくれるので、安心して継続利用しています。

管理者の立場からすると、当初の目的だった審査時間の短縮や業務の平準化が達成されている実感があります。これまでは六法全書を片手に契約書を隅々まで読み込んでいましたが、これらにかかる時間と手間を大幅に削減できました。空いた時間を利用して、人間にしかできないコア業務や、他部署との連携・コミュニケーションにしっかりと時間を割けるようになりました。

石松様 自動レビューにおいて、アラートとともに修正時の参考になるサンプル条文や関連情報が示されるのはとてもありがたいです。なにより自身の学びになりますし、後輩への教育や依頼者との情報共有にも役立ちます。契約書の作成や審査の際に、自信を持って判断できるようになったことは大きな効果のひとつです。

LegalForceキャビネとあわせて活用を進めたい

今後LegalForceをどのように活用していきたいですか。

管理本部 総務部 法務グループ 石松 隼 様

石松様 AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」の導入も進めています。これにより契約の終了・更新に関する期日の管理や、締結済みの契約書のリスク管理ができるようになります。導入済みのLegalForceとうまく連携することで、契約前の審査から締結済みの契約管理までを一気通貫で行える体制を整えていきたいです。

後藤様 LegalForceキャビネの導入までに、社内の運用ルールを早急に定めるつもりです。当社の扱う石油製品は継続的な取引（継続的売買契約）が多く、10～20年前の契約がずっと継続していることも珍しくありません。その間に、会社の合併や社名変更などで契約が複雑化しているケースもあるので、関連する契約書同士を紐付けて管理していきたいです。

少人数で法務を担当する企業におすすめ

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。

石松様 LegalForceは契約審査の品質向上と効率化だけではなく、自社ならではの修正方針や確認すべき項目を登録できる「自社基準レビュー」などを活用することで、自社の契約審査のノウハウの蓄積にも有効です。700点を超えるひな形も自由に使えるので、当社のように少人数で法務業務をされている企業におすすめです。

後藤様 契約審査は地味な作業ではありますが、企業にとっては欠かせない業務のひとつです。特に法務専任の社員がいない企業にとっては負担が大きいため、少しでも効率化できるところは効率化していくべきでしょう。そういう意味では、小規模な法務部の方がLegalForceの導入効果を感じやすいのかもしれません。契約審査を効率化できれば、リスクの事前回避やトラブル発生時の影響を最小限に抑えられる“予防法務”に割く時間をもっと創出できるはずです。

（取材日：2023年2月)※掲載内容は取材当時のものです。