案件管理を目的に導入 「事業部に負担をかけない運用フロー構築」とは
株式会社イースト
管理本部 総務部 法務・コンプラグループ アシスタントマネージャー 林 健一 様
POINT
- 事業部に負担をかけない運用フローが導入の決め手
- 審査依頼を一元化する「案件管理」で業務を可視化
- 契約書や社内規程の作成に「LegalForceひな形」を活用
SCマネジメントシステム「MallPro（モールプロ）」などの提供を通じて、全国800以上の商業施設の運営を支援してきた株式会社イースト。多岐にわたるビジネスや新規事業への取り組みで、年間約500件の契約審査を行う法務担当の林様に、LegalForce導入の狙いや具体的な活用方法を聞きました。
年間500件の契約審査を1人で
貴社の事業内容について教えてください。
管理本部 総務部 法務・コンプラグループ アシスタントマネージャー 林 健一 様
当社はショッピングセンターなどの商業施設向けの各種サービスを展開する企業です。商業施設の管理運営に欠かせない売上管理・分析や従業員管理に関するソフトウェアの提供をはじめ、売上管理や受付などの専門スタッフのアウトソーシング、セールスプロモーション等、“人とシステムの力で”商業施設の運営を多方面からサポートしています。
法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。
法務は管理本部総務部の法務・コンプライアンスグループに所属する４人で担当しています。契約審査や管理、法律相談への対応などがメイン業務です。プライバシーマークの取得・更新をはじめとする個人情報の取り扱いに関する業務も法務が担っています。
基本的には私が契約審査を行っております。1年間で締結する契約の数は約1,000件。このうち審査が必要な契約書は500件ほどあります。取り扱う類型は「MallPro」のシステム利用許諾契約や各種業務委託契約が中心です。その他、賃貸借契約、自治体の指定管理の契約、コンサルティング契約なども発生します。近年は商業施設での運営ノウハウを活かし、地方創生・活性化に関わる事業も行っているので、取り扱う契約書の数や種類は増加傾向にあります。
LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。
当初は締結済みの契約書を管理する「LegalForceキャビネ」の導入のみを検討していたのですが、「その前段となる契約審査の効率化も同時に進めるべきだ」という声が社内から上がり、LegalForceも併せて導入することになりました。
契約審査の効率化はLegalForce導入の目的のひとつでしたが、案件ごとに担当者や進捗状況などを一元管理できる点と、多種多様な契約類型がそろったひな形を活用できる点が、導入の大きな後押しになりました。
「案件管理」で事業部も法務担当も負担が少ないしくみを実現
実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えてください。
「案件管理」をメインで活用しています。これにより契約書の作成や審査の依頼を集約して管理できるようになりました。導入前は法務の依頼をメールやチャットでバラバラに受け付けていました。受信メールをフラグで分別するなど工夫はしていたものの、依頼数が多く管理がかなり煩雑でした。
現在は、依頼の送付先用に「リ―ガルチェック」というメーリングリストを新たに作成して使っています。案件管理を社内フローに組み込むにあたり、このメーリングリストにもともと使用していた法務の共有アドレスと案件管理用のメールアドレスを追加したので、今まで通り依頼内容を送付すれば自動的に案件管理に登録されるしくみになっています。依頼側でLegalForceのアカウント登録などをする必要もなく、ただ指定のメールアドレス宛に送るだけで案件登録が完了するので、事業部にとっても法務担当にとっても負担が少なく簡単ですね。
案件管理イメージ 担当者や案件進捗が一覧で確認できる
案件管理以外では、「条文検索」や「LegalForceひな形」をよく使っています。キーワードで検索して、過去に締結した契約書やひな形から適した条文をピックアップし、その書きぶりや言い回しを参考にしています。
また、「バージョン管理」はプライバシーマーク関連の業務で重宝しています。個人情報の取り扱いについての内部規程がいくつかあるので、これをLegalForceにアップロードして、更新時にこれまでのバージョンの遍歴が確認できるようにしています。
バージョン管理イメージ 契約書の修正履歴を紐づけて管理できる
「自動レビュー」で学びの機会を創出したい
LegalForce導入によって感じている効果を教えてください。
一番効果を実感している機能はやはり案件管理です。今、自分がどのようなタスクを抱えているかが可視化できますし、案件の進捗も把握しやすくなりました。滞っている案件があった場合は、事業部の担当者に速やかにその旨を伝えられる体制が整っています。
事業部側の負担が増えなかったことも大きなポイントです。導入の際に他のシステムも検討しましたが、導入のしやすさを考慮するとやはりLegalForceの優位性が際立っていました。新しいツールを導入しても事業部側の業務フローはほとんど変わらなかったので、大きなハレーションも起こりませんでした。
また今年中に新たなメンバーがグループに加わるので、誰がレビューしても同じ質を担保できるように「自動レビュー」と「自社基準レビュー」を併せて活用していくつもりです。同一の基準で契約審査を実施できることはもちろんですが、アラートがあがった項目には、質の高いサンプル条文や関連情報などが表示されるので、学びの機会も得られることも期待しています。
今後どのようにLegalForceを活用していきたいですか。
新しいメンバーが加入すれば、今後契約審査は2人体制で行うことになります。その際に案件管理を使ってどの案件を誰が担当するか振り分けたり、審査の進捗を共有したりするのに役立てていきたいと思います。
LegalForce上では業務の見える化もできるので、例えば最初に秘密保持契約（NDA）の審査を一定数経験した後に、次のステップとして業務委託契約の審査を任せるなど、経験や状況に応じて業務を調整しやすくもなるはずです。また、自社基準の登録がまだ十分ではないので、活用に向けて少しずつ準備していきたいと考えています。
すべての企業が便利に使えるツール
LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか。
企業規模や組織体制によっておすすめする機能は異なりますが、費用のハードルはもちろんあるものの、ほぼすべての会社が便利に使用できるツールだと思います。
例えばスタートアップや立ち上げ間もない企業であれば、700点以上のひな形や規程が標準搭載されているLegalForceひな形が便利です。法務部員が何人もいるような大企業は、案件管理で審査依頼や法律相談を集約して管理できます。定型の契約が多い企業であれば、自動レビューがおすすめです。
（取材日：2023年3月）※掲載内容は取材当時のものです。