契約書の保管期間はいつまで?保管と破棄の方法について詳しく解説

LFC_契約書の保管期間はいつまで?保管と破棄の方法について詳しく解説

作成した契約書は、契約終了後いつまで保管しておくべきなのでしょうか。法令で保管義務が定められている契約書もあるため、保管期間を把握しておくことは重要です。

また、保管期間通りに保管し、破棄までの業務フローを適切に行うには、以下のような課題が生じます。

  • 破棄すべき契約書をどのように把握すべきか
  • 契約書の更新日はどのように管理すべきか
  • 契約書の紛失対策をどうするか
  • 契約書を探しやすくするためにはどうするべきか

このページでは、契約書や帳簿など会社の主要な書類の保管期間と、保管から廃棄までの契約書の管理を効率化する方法について解説します。

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契約書の保管期間はいつまで?

会社で扱う契約書の保管期間は、いつまでなのでしょうか。契約書の保管期間は、主に以下の2つの法律によって基準が定められています。

  • 会社法
  • 法人税法

会社法では「10年」

会社法432条2項は、会社の「事業に関する重要な資料」の保管を義務付けており、その資料の一つとして契約書があげられます。そのため、「事業に関する重要な資料」に該当する契約書の保管期間は、「10年」です。

〇会社法
第432条 株式会社は、法務省令で定めるところにより、適時に、正確な会計帳簿を作成しなければならない。
2 株式会社は、会計帳簿の閉鎖の時から10年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。

引用元:会社法 第432条

法人税法では「7年」

さらに、法人税法および施行規則では、税務関係の帳簿や契約書の保管期間が「7年」と定められています。帳簿や契約書などを保管しておくことは、税務調査での提出に備えるために必要です。

根拠となる条文は以下の通りです。

〇法人税法
第126条 第121条第1項(青色申告)の承認を受けている内国法人は、財務省令で定めるところにより、帳簿書類を備え付けてこれにその取引を記録し、かつ、当該帳簿書類を保存しなければならない。

引用元:法人税法 第126条第1項

〇法人税法施行規則
第59条 青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から7年間、これを納税地(第3号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない。

引用元:法人税法施行規則 第59条第1項

ここでいう「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。

「書類」に該当するものには、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

ただし、7年間の帳簿の保管期間には、欠損金が生じた場合の例外があり、以下の場合には、保管期間が10年(平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年)となります。

  • 青色申告書を提出した事業年度で欠損金額(青色繰越欠損金)が生じた事業年度
  • 青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失欠損金額が生じた事業年度

なお、会社の計算書類や、総勘定元帳・売掛金台帳や買掛金台帳等の帳簿には、会社法で10年間の保存期間が定められています。(会社法432条第2項、435条第4項)

その他の契約書・各種書類の保管期間の一覧

その他の契約書・各種書類にも、法律で保管期間が定められています。代表的な契約書・書類の保管期間と、それぞれの根拠となる法律は以下の通りです。

書類の種類保管期間法律上の根拠

健康保険・厚生年金保険・雇用保険に関する書類

2年

健康保険法施行規則34条など

労災保険に関する書類

3年

労働者災害補償保険法施行規則51条

労災保険の徴収・納付等に関する書類

3年

労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則72条

派遣元管理台帳

3年

労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律37条2項

雇用保険の被保険者に関する書類

4年

雇用保険法施行規則143条

有価証券届出書

有価証券報告書

5年

金融商品取引法25条1項1号および4号

産業廃棄物処理委託契約書

5年

廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8条の4の3

契約書を保管する3つの方法

契約書の保管方法には、以下の3種類があります。

  • 紙で保管する
  • スキャンしてPDFで保管する
  • 電子契約書で保管する

紙で保管する

契約書をそのまま原本、もしくは紙のコピーで保管する方法です。

多くの企業にとって馴染みのある保管方法ですが、デメリットの一つは、キャビネットなどの保管場所が必要という点です。また保管期間が長くなるほど劣化していくことは、紙の性質上避けられません。

さらに、契約書の内容を閲覧するために保管場所を探すなどの手間がかかります。加えて、電子データのように複数人との共有がしにくい点もデメリットです。

また担当者の不注意によって紛失するリスクもあります。

スキャンしてPDFで保管する

もう一つは、スキャナーなどを使って紙の契約書を「PDF」に変換して保存する方法です。

この方法のメリットは、検索と閲覧、共有がしやすくなることです。また、原本を破棄できる場合には、紙の契約書の管理場所を省スペース化することができます。

デメリットは、まずスキャンの手間がかかることです。また、ファイル名の付与ルールを徹底する必要があるなど、契約書の管理体制を整える必要があります。保存するファイルサーバにパスワードを設定し、特定の人にしか閲覧できないようにするなどのセキュリティ対策も必要です。

また紙での保存が法律上定められている書面があり、必ずしも原本を全て廃棄できるとは限らないことに注意が必要です。また、裁判の際にスキャンコピーだけでは、証拠力が弱くなるリスクもあるので、紙での保管を全廃するのは難しいでしょう。

契約書をPDFで保管する方法について詳しくは、以下のページでも解説しています。

電子契約書で保管する

契約書の締結に「電子契約」を導入し、電子契約書として保存する方法です。

電子契約では紙の契約書を作成せず、電子データの契約書を使って締結するため、紙の書類を保管・管理する手間とコストを削減できます。

また契約書の締結処理をPC上で完結できるため、紙の契約書を郵送・返送するなどの手間が削減できる点もメリットです。

デメリットは、取引先の理解を得る必要があることです。取引先が電子契約書を受け入れているとは限らないため、締結の前に電子契約が可能かを確認し、電子契約の締結手順について合意を得る必要があります。

電子契約のメリット・デメリットについて詳しくは、以下のページもご参照ください。

保管期間の過ぎた契約書を破棄する方法

契約書の保管期間が終了した契約書は、どのように破棄すればよいのでしょうか。

契約書には機密情報が含まれていることが多いため、情報漏洩が起こらないよう、閲覧・復元できない状態で完全に破棄することが重要です。

契約書を破棄する方法としてよく用いられる方法は、以下の2つです。

  • シュレッダーにかける
  • 溶解処理業者に依頼する

「シュレッダー」を使って自社で破棄する方法は、多くの企業で行われています。しかし目が粗いタイプのシュレッダーを使うと、契約書を復元できてしまう場合もあることに注意が必要です。重要な機密情報の含まれる契約書の廃棄では、目の細かいタイプのものを使う必要があります。

また「溶解処理業者」に依頼するという方法もあります。社内のシュレッダー処理にかかる工数を減らすことができ、「溶解」という復元不可能な方法で処理してもらうことで情報の機密性を高められる点がメリットです。

ただし、溶解処理には、信頼できる業者を選ぶ必要があります。ISO27001認証を取得していたり、「溶解処理証明書」を発行してくれる信頼できる業者を選定しましょう。中には、溶解処理の様子をビデオに撮影して提出する業者もあります。

契約書の保管についてよくある課題

契約書を適切に保管する際には、さまざまな課題が発生することがあります。ここでは、契約書の保管において発生しがちな、以下の4つの課題を解説します。

  • 破棄すべき契約書を把握できない
  • 契約書の更新日の管理ができない
  • 契約書の紛失防止対策が難しい
  • 契約書を探すのに手間がかかる

破棄すべき契約書を把握できない

契約書を適切なタイミングで「破棄」するために、契約書ごとの保管期間をどのように把握するかという課題です。

契約書の破棄が適切にできていないと、廃棄すべき契約書も含めて過去の契約書が膨大に存在することになり、保管のために場所を取ってしまうことになります。

破棄のタイミングを把握しやすいよう、契約終了日を管理台帳に記載し、過去の契約書を整理して保管しておくなどの対応が必要です。

契約書の更新日の管理ができない

「更新」すべき契約書を把握するにはどうすればよいかという課題もあります。

社内に存在する契約書の更新日を常に把握していないと、更新対応の抜けや、自動更新の放置などが発生しやすくなります。契約書の更新を怠ると、必要な時に想定した条件・金額での取引ができなくなることも考えられます。また、自動更新の拒絶の対応が遅れた場合、漫然と利用料などの支払いを続けてしまうことにもなりかねません。

契約書の更新日を把握するには、自動的にリマインドしてくれるシステムの導入も有効です。詳しくは、「契約管理システムを導入する」をご参照ください。

契約書の紛失防止対策が難しい

紙の契約書については、「紛失」をどのように防止するかという課題もあります。

うっかりミスなどで起こる契約書の紛失をどのように防ぐかは難しい課題です。例えば契約書の閲覧場所を限定し、外部への持ち出しを禁止するなどのルールを設ければ、ある程度の予防につながりますが、全ての担当者がそのルールを徹底するとは限りません。

例えば契約書の整理をする際に、契約書が別の書類に紛れ込んでしまうなど、ルールだけでは防ぎにくいことが原因で紛失が発生することも考えられます。

契約書を紙で保存している限り、紛失を完全に防止することはできないといえるでしょう。有効な対策は、PDFなどの電子データで契約書を保管し、そもそも紙で契約書を保管すること自体を減らすことです。

契約書を探すのに手間がかかる

さらに、紙の契約書を閲覧する際の手間をどのように削減するかという課題もあります。

紙の契約書を閲覧するには、まず保管場所を調べなければなりません。契約書を一つの部署で集中管理していない場合、「どの部署にあるか」から探すこともあり得ます。

契約書を探しやすい体制を作るには、次に紹介する「契約書管理台帳」の作成や、高度な検索機能を持つ「契約管理システム」を導入することが有効です。

契約書を効率的に保管する方法

契約書の効率的な管理方法として、以下の2種類の方法を解説します。

  • エクセルの台帳での管理
  • 契約管理システムでの管理

エクセルの台帳で管理する

エクセルで「契約書管理台帳」を作成する管理方法です。社内に存在する契約書について、名称や契約開始・終了日、自動更新の有無と更新日、解除通告期限などの情報をエクセルに入力して一覧化します。

管理台帳があれば、社内に保管されている契約書の情報を一覧で確認でき、検索がしやすくなるため、広く利用されている方法です。

ただし管理台帳だけでは、契約書の基本情報までしか確認できないため、全文までは閲覧できないという点がデメリットです。また更新日を自動的にメールで通知するなどの機能も、エクセルだけでは実装できません。詳しくは以下のページをご参照ください。

契約管理システムを導入する

契約管理システムを導入することで、エクセルの台帳による管理のデメリットを解消できます。

契約管理システムとは、契約書の管理を効率化する機能を持つITシステムのことです。契約管理システムでは、汎用的なエクセルでは難しいような、契約書管理を効率化する便利な機能があります。

例えば、契約管理システム「LegalForceキャビネ」には、更新期日の自動リマインド機能があります。更新期日が近づくと、担当者へと自動的に通知が送信される機能です。

他にも契約書の条文を含めた全体を検索できる機能や、アクセス制限によるセキュリティ対策もできます。機能について詳しくは次に解説します。

契約書の保管を効率化する「LegalForceキャビネ」の機能

契約書管理システム「LegalForceキャビネ」なら、保管期間や更新日などを把握しやすい状態で契約書を保管できます。契約書の保管を効率化する、主な3つの機能を以下にご紹介します。

更新日を通知する「自動リマインド」機能

LegalForceキャビネには、担当者に自動で更新期限を知らせる「自動リマインド」の機能があります。

契約書の更新日が近づいたタイミングで、案件の担当者など設定された通知先に対して自動でメールを送信し、更新に必要なアクションを促す機能です。担当者の見落としなどによる更新対応の抜け漏れを防止できます。

契約書を探しやすくする「条文検索」機能

LegalForceキャビネには、契約書の内容を単語レベルで検索できる「条文検索」の機能があります。例えば契約書に含まれる「文言」で検索して、ヒットする契約書のみを抽出することが可能です。

「取引先名」や「契約終了日」などさまざまな条件でも契約書を検索できるので、保管期間が過ぎた契約書も簡単に見つけることができます。

セキュリティ対策になる「権限管理」機能

LegalForceキャビネの「権限管理」機能を利用すると、契約書の閲覧や情報の編集ができるユーザーを制限できます。

営業部門と共有する契約書、人事部門のみが閲覧できる契約書など、閲覧・編集ができるユーザーの範囲を柔軟に管理できる機能です。異動になったユーザーを無効にするなどの設定も簡単に行えます。

権限を細かく管理することで、勝手に契約書の情報を変更されたり、情報を漏洩されたりなどのリスクに対するセキュリティ対策ができます。

契約書の保管なら「LegalForceキャビネ」

契約書の保管期間が法令で定められている場合は、それに従う必要があります。また、契約期間中はもちろんのこと、契約終了後も、債務不履行による損害賠償請求をする可能性があることを考慮すると、少なくとも5年間は保管した方がよいでしょう(民法166条1項1号)。

契約書の管理においては、契約書ごとの保管期間を把握し、適切なタイミングで破棄できるよう整理することが重要です。破棄の時期だけでなく「更新」の時期も把握し、対応漏れがないように管理する必要があります。

他にも紛失防止や検索性の確保など、契約書の管理ではさまざまな課題をクリアしなければなりません。

LegalForceキャビネなら、契約書管理にまつわる多くの課題を解決できます。詳しい機能については、下記より資料請求のうえご確認ください。

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