AIでミスを未然に防ぎ未来の作業時間まで削減 外資系食品メーカーでの導入効果

「ネスカフェ」などのコーヒーや、世代を超えた人気菓子の「キットカット」をはじめ、ペットフードや栄養補助食品など、様々な食品を取り扱うネスレ日本株式会社。近年ではオフィスや飲食店など、家庭外にも積極的に展開するなど、新しいサービスも幅広く手掛けています。
事業が多角化するにつれ、法務部では慢性的な人手不足が課題となり、AIによる効率化が必須だったといいます。そんなネスレ日本株式会社でのLegalForce活用方法を聞きました。

様々なバックグラウンドをもったメンバーで、幅広い業務を担当

法務部の組織体制や業務内容について教えてください。

ネスレ日本株式会社　法務部　部長　弁護士　美馬 耕平様

美馬様　現在法務部には6名のメンバーが所属していますが、法務の見識が必要とされる場面が多いEコマース本部内には別で専属の法務担当者が1人いるため、社内の法務人材は計7名です。

法務の業務内容は、契約書関連業務や法律相談、SNSキャンペーンでの投稿内容の確認、コンプライアンスや個人情報保護関連など多岐に渡ります。
メンバーの経歴は様々で、法務部所属になるまでは法務とは異なる仕事に就いていたメンバーが多いです。現在、全員がLegalForceを業務の中で活用しています。

LegalForceを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

美馬様　業務にかかる時間をとにかく減らしたいと考えていました。法務部に届く契約書作成や審査の依頼件数は、把握しているだけでも月100件ほど。新規事業の拡大に伴い案件数がどんどん増える一方で、慢性的な人手不足が課題でした。そこで、契約書業務はAIに頼って、人間の判断が必要となる部分に、つまり「考えること」に時間を使いたいと考え、リーガルテックの導入を検討しました。

自動レビュー機能で、チーム全体の契約書チェックがスムーズに

実際にLegalForceを使うときの流れを簡単に教えて下さい。

美馬様　メンバーによって使い方はそれぞれです。
私の場合は、一旦自分で契約書を読んでから、LegalForceの「自動レビュー」にかけるかを判断しています。重要性の高い項目が多く注意が必要だと感じた場合や、ビジネスの流れでポイントになる検討事項がある場合は自動レビューにかけ、アラートを参考にして修正内容の検討を行います。

桝本様　私は現職に就くまでは、エンジニアとして工場に赴いており、法務とは全く異なる業務を行っていました。法務としてはまだ新人と呼べる位置付けで、マネージャーにチェックをしてもらいながら業務を行うことも多くあります。

そのため、私はほぼ全ての案件で自動レビューを、抜け漏れのチェックに活用しています。LegalForceを使うことで、私の1次レビューの精度が上がるので、2次レビューとしてチェックをするマネージャーも楽になっているのではないでしょうか。

通常新人が一つの契約書をレビューする場合、自分自身の1次レビューとマネージャーの2次レビューを合わせて、大体1時間ほどの時間がかかっていると考えると、LegalForceを使用することでそのうちの15分ほどが削減できているので、例えば、月に10件の案件を担当した場合には、15分×10件×12ヶ月で年に30時間を削減できているという感覚です。

リモートワークでも活躍する、条文検索や比較機能

特に使いやすい、気に入っているといった機能はありますか。

ネスレ日本株式会社　法務部　桝本 啓介様

桝本様　自動レビュー機能については前述の通りなのですが、「条文検索機能」も便利ですね。契約書の修正文面を作成する際には、条文検索機能でその契約書に合いそうな文言を自社が過去に扱った契約書や、弁護士が監修している「LegalForceひな形」から探し出し、参考にしています。以前は書籍を参照していましたが、リモートワーク中はアクセスしづらく、時間もかかっていましたが、条文検索機能ではどこからでもすぐに参考条文に辿り着くことができるので、大幅な時間削減につながっています。

また、「比較機能」も非常に役に立っています。
例えば、事業部から稟議フローで上がってきた契約書が事前にレビューしたものと異なっているケースがあるのですが、LegalForce導入前は契約書を全て読み直してチェックするしかありませんでした。現在は、LegalForceの比較機能を使うことで、事前レビューとの差異が瞬間的にわかるようになりました。

美馬様　比較機能はPDFにも使えるので非常に重宝しています。これまでは「Wordで送り直してください」と相手にお願いしなければならず、コミュニケーションにかなり時間がとられていましたが、その手間がなくなり助かっています。

比較機能イメージ

作業効率化だけでなく、ミスをリカバリーする時間も短縮

LegalForce導入によって感じている効果を教えて下さい。

美馬様　時間削減が導入の一番大きな目的でしたが、LegalForceは正確性を担保する面でも役に立っています。どれだけ時間をかけても人間の力では必ずミスが出てしまうものですが、AIの力でミスを減らすことができていることを実感しています。また、ミスが生じた場合はそれを取り返すためのリカバリーの作業に時間がかかってしまいますが、ミスを未然に防げればそうした作業も発生しません。その点で、LegalForceは潜在的により多くの作業時間を削減してくれているのではないかと思います。

それに加えて、「統一できる」ことのメリットも最近感じるようになりました。弊社は7人のチームで業務を行っているとはいえ、最終的には各々が職人として仕事をしています。例えば句読点を「、」で打つか「,」で打つかなど、ちょっとした言い回しや書き方の違いが社内で発生していました。
LegalForceを使うと、契約書における表現がある程度平準化されるため、そういった好みや習慣による違いを統一化するのにも、AIの力が役立っています。

LegalForceに期待している点があれば教えてください。

美馬様　利用者がどれだけ広がるかが、LegalForceも含めたリーガルテック全般に関する今後の鍵ではないかと思っています。
弊社も契約の相手先も、みんながLegalForceを使っている前提のもとで、「人間の判断が必要な検討や交渉は、LegalForceを使った結果のところから話をしましょう」といった流れが生まれてほしいと思っています。

桝本様　今後のアップデートで期待するのは、ソフトウェア同士の「連携」が増えることですね。LegalForceだけでも十分時間の短縮にはなっていますが、他社のソフトウェアとの連携がどんどん増えれば、効率化がもっと進むのではないかと思っています。

LegalForceは積極的に使うことで改善につなげられる「道具」

LegalForceをどのような企業、法務部に勧めたいですか？

桝本様　業務効率を改善したいと考えている法務部ならば取り入れるべきサービスだと思います。とにかく使ってさえみれば魅力を実感できると思うので、どんな企業でもまずは試してみてほしいですね。

美馬様　LegalForceは「道具」なので、慣れるまでは自分にとって一番適切な使い方がわからないこともあるかと思います。弊社でも導入当初は、「とにかく回数を使おう」「契約がこない時期なら過去の契約でもいいから使ってみよう」と声を掛け合い、積極的にLegalForceを使って慣れていきました。
どんな便利なサービスでも、導入してすぐは「これまでのやり方のほうが良い」と思ってしまいがちですが、慣れてくると同じ作業でも時間が削減されていることに気づかされます。LegalForceは、どんな会社であっても「使い方次第で絶対に改善につなげられる道具」です。導入を決めたら過去のやり方に囚われずに、とにかく使い込んでいただくことで、業務効率化の効果を実感していただけるのではないかと思います。

（取材日：2021年3月）※掲載内容は取材当時のものです。