LegalForceでは、契約中のユーザー向けに、定期的にユーザー会を開催しています。
本記事では、2022年4月12日に開催したユーザー会「スパイダープラス株式会社での契約業務のDX」の概要を紹介します。
スパイダープラス株式会社（以下、スパイダープラス）は、建築図面・現場管理アプリ「SPIDERPLUS」を提供し、アナログ業務が多く存在する建設業のDXを推進している会社です。
建設業に関するDXを提供している会社の中で、日本で初めて上場した会社でもあります。
「建設業のDXを推進する会社として、自社のDXも積極的に推進すべき」という思いから、契約業務のDXにも取り組んでおり、その一環として、LegalForce／LegalForceキャビネを導入・活用いただいています。
本ユーザー会では、スパイダープラスの
- 取締役執行役員CFO コーポレート本部長 藤原悠氏
- 執行役員法務責任者/弁護士 高橋俊輔氏
- コーポレート本部 法務部 牛田昌宏氏
に、「契約業務のDX」についてお話しいただきました。
※LegalForce／LegalForceキャビネに関するサービス資料は、こちらからダウンロードいただけます。
目次
LegalForce導入前に抱えていた課題とは
—————LegalForce導入前に課題に感じていたことを教えてください。
藤原様 LegalForce導入前は、法務専任人材がいなかった関係で、契約審査の質を確保することに苦労していました。※高橋俊輔氏は2022年より参画
自社で契約審査をやりきれない場合は、顧問弁護士に頼むことになります。ただ、顧問弁護士への依存度が高くなることは、上場を目指す会社として不健全な状態であり、社内の契約審査体制を強化する必要があると考えていました。
そこで、契約審査の質の確保に加え、法務人材の育成にも利用できるサービスを探し、2020年にLegalForceを導入しました。
導入してみて思ったことですが、LegalForceは育成ツールとしても、とても優れていると感じています。2022年4月現在、牛田がLegalForceを使って契約審査を担当していますが、LegalForceがあるおかげで、通常の成長スピードをはるかに超えて法務パーソンとして成長していると感じます。
—————LegalForceを導入して、どのくらいの期間で使いこなせるようになりましたか？ また使用してみての感想も教えてください。
牛田様 LegalForceの営業の方からの手厚いサポートがあったのと、UI自体が使いやすいものだったので、割とすぐに使いこなせました。
高橋様 LegalForceは大変便利ではあるものの、実際に使用する法務部員が「LegalForce依存症」にならないようにしないといけないと思いました。
LegalForceは「判断してくれるツール」ではなく、「類型的に問題となり得るリーガルリスクを教えてくれるツール」です。個別具体的な案件ごとの事情に応じて、どういったリスクが現実として発生し得るのか、それを受け入れられるかどうかなどを最終的に判断をするのは、会社であり法務担当者です。
どういうリスクがあるかをもれなく知るための一つのツールとして、LegalForceを活用するというのが正しい使い方だと思っています。
藤原様 当たり前のことですが、法務部としてのリーガルスタンスを決めて、自分たちでリスク分析・受け入れるかどうかの判断をするということです。その判断をLegalForceに依存するのは正しい使い方ではありません。
法律事務所を活用する際にもいえることですが、LegalForceや法律事務所は、どういうリスクがあるのかという点について多角的に把握するために活用するものであり、「最終判断をするのは、法務部で契約審査をしている自分である」という意識を日ごろからもつ必要があります。
契約書管理と契約管理の決定的な違い
—————LegalForceキャビネも導入いただいていますが、どのような課題を解決されたいと思って導入を決めたのですか？
藤原様 契約書管理・契約管理に課題を感じていました。シンプルに、管理工数がかなりかかっていたのと、保存場所が分散してしまい一元管理できていなかったんです。
当社では、“契約書管理と契約管理は別物”と考えており、
- 契約書管理＝契約書がきちんと保管されているかを管理すること
- 契約管理＝契約書の有効期限や重要な条項などを把握し、適切なリスク管理を行うこと
としてとらえています。
契約書管理について、コロナの影響で電子契約が普及してきているものの、すべての契約が電子契約で完結できるまでは至っておらず、紙ベースで締結する契約も多々あります。そうなると、紙・電子両方の管理を行わないといけないので、管理コストが二重にかかります。
契約管理については、締結済の契約書において、重要な条項や有効期限などをもれなく把握する必要性を感じていました。当社はBtoBビジネスで、お客さまごとに条項を変えるケースが結構あるので、必要なときに瞬時に確認できる体制をつくりたいと思っていました。
そうしたときに、LegalForceキャビネをご提案いただき、2021年末ごろに導入しました。
スパイダープラスの契約関連業務フロー
—————LegalForce／LegalForceキャビネを使った実際の業務フローを教えてください。
高橋様 法務部における基本的なドラフトの大まかな流れについて説明しますが、自社ドラフト・先方ドラフトで、少しフローが異なります。
法務部員は事業部から契約書作成依頼を受けた際、自社ドラフトの場合は、自社ひな形を使うほか、LegalForceひな形やLegalForceキャビネ内の過去に締結済の自社契約書から類似の条項などを検索し、それを参考にして作成します。LegalForceのナレッジと自社内のナレッジを組み合わせて作成でき、自社のこれまでのリーガルスタンスにも沿った、非常に質の高い自社ドラフト案ができます。そして、法務部員が検討過程で把握できた問題点等があればその旨をコメントした上で、決裁者のレビューに回します。
LegalForceキャビネは契約管理にスポットがあたったサービスですが、過去の契約書を瞬時に探し出せるという点で、契約審査にも使えて非常に便利です。
LegalForceキャビネでの検索イメージ
キーワードを入力して条文の内容を直接検索することができる
先方ドラフトの場合は、法務部員がLegalForceの自動レビューにかけて、AIが出したアラートを一つずつ確認します。あわせて、自社のひな形との相違点を確認しつつ、法務部員が検討した結果を付した上で、決裁者のレビューに回します。
—————事業部から契約審査を受け付ける際のフローを教えてください。
牛田様 契約審査の受付は、Slackに集約させています。ワークフロー機能というものがあるので、それを用いて審査依頼をしてもらいます。そのほか、ワークフロー機能を使うのが面倒くさいと感じる方向けに、契約審査受付専用チャンネルをつくり、依頼があればそこに書き込んでもらうようにしています。
比較機能自体は、Wordにもありますが、PDF形式でドラフトを渡してくる会社もあり、そういった場合には、PDF→Wordへ変換という工程を踏まねばなりません。LegalForceは、PDFをアップロードすると、自動でテキスト化して比較可能な状態にしてくれるので、この点でも重宝しています。
—————比較機能はどのタイミングで使用していますか？
牛田様 一つ目は、契約交渉のタイミングです。前の版とどこが変わったかを洗い出す際に使用します。
二つ目は、契約締結前の最終段階です。ファイルの先祖返りを防ぐため、最終版とされているファイルと社内の稟議で固めたものを比較して、本当に最終版として問題ないのかを確認しています。
LegalForceで一番活用している機能
—————LegalForceをメインで活用されている牛田様にお伺いします。LegalForce使用前・使用後で、「楽になったなぁ」と感じたのはどんなときでしたか？
牛田様 契約書の比較をする工程が非常に楽になったと感じています。
LegalForceの比較機能は、どこが変わっているのかが一目でわかるUI（ユーザーインターフェース）になっていて、チェック漏れを起こす心配がないです。
LegalForceでの比較イメージ
条文ごとに差異がある箇所がハイライトされる
比較機能自体は、Wordにもありますが、PDF形式でドラフトを渡してくる会社もあり、そういった場合には、PDF→Wordへ変換という工程を踏まねばなりません。LegalForceは、PDFをアップロードすると、自動でテキスト化して比較可能な状態にしてくれるので、この点でも重宝しています。
—————比較機能はどのタイミングで使用していますか？
牛田様 一つ目は、契約交渉のタイミングです。前の版とどこが変わったかを洗い出す際に使用します。
二つ目は、契約締結前の最終段階です。ファイルの先祖返りを防ぐため、最終版とされているファイルと社内の稟議で固めたものを比較して、本当に最終版として問題ないのかを確認しています。
社内の法務リテラシー向上のためにすべきこと
—————事業部から相談が上がってきやすい状態をつくるために、取り組まれていることはありますか？
高橋様 スパイダープラスをめぐる法的リスクについて、もれなく把握することがもっとも基本的な法務部の課題だと考えているので、事業部等の他部署から相談が上がってきやすい仕組みづくりは大切にしていますね。
一例として、Slackにて法務相談チャンネルをつくり、そこで積極的な情報発信を行っています。具体的には、「過去にあった法律相談の例」「法務の使い方」「法務に相談すべき内容」などを定期的に発信し、「あ！ こういうときに相談すればいいんだ！」と具体的にイメージしてもらえるよう、社内の法務リテラシーを上げていく取り組みをしています。
契約業務のDXを進め自由な時間をつくる
—————契約業務のDXを進め、どのような法務部となることを目指していますか？
高橋様 法務は、従来、依頼がきたら動くといったように、受け身の要素が強かったと思いますが、これからは、積極的に事業に関わり、迅速な事業展開を推進していく原動力となる必要があります。もちろん、人的リソースは有限ですので、DXで業務効率化することで、生産性を上げ、積極的に事業全体を支えていく存在になっていきたいです。
LegalForce／LegalForceキャビネを導入すると、手間が減る代わりに、自由な時間が増えます。そうなると、法務部員が契約審査依頼を受ける前段階から交渉に関与し、早期に法的リスクに対処していくことが可能になります。
よくありがちなのが、営業部同士で取引内容のすり合わせを進めていたが、最後の法務チェックでNGになり、それまでのやりとりが無駄になるといったケースです。
取引・交渉がスタートする段階から法務が積極的に関わることで、こういった無駄がなくなり、迅速かつ安全に事業を展開できるようになると思っています。
—————契約業務のDXおいて、次に取り組みたいことを教えてください。
高橋様 過去に社内で法的事項を検討する中で得られたナレッジを集積し、すぐに活用していく仕組みをつくりたいです。
他部署から法律相談があったとき、過去に社内で検討した法的整理、又は法律事務所見解などをすぐに取り出せるような検索システムをつくり、それを元にすぐにレスポンスするといったことができるといいなと思っています。
—————最後に契約業務に関わる方に、一言メッセージをお願いします。
藤原様 スパイダープラスは、2022年4月現在従業員200人くらいの会社ですが、500人、1,000人規模の会社へと成長していくと、法務部門だけでは法務判断が遅れる、法務リスクを拾いきれない等、対応できなくなるケースがでてくることを危惧しています。
そうなると、事業部門の方々の、リーガルマインドやリーガルスキルをいかに醸成できるかが大事になります。事業部のこういったリーガルリテラシーを効率的に高めるためには、リーガルテックが重要な役割を果たすと考えています。
自分はいま中長期の企業価値向上を担う立場ですが、攻めの事業成長だけでなく、リーガルリテラシーが高い人員が揃っている会社こそが、攻めの経営を行えると思っており、リーガルリテラシーの向上は、持続的に強い組織をつくるうえで不可欠だと感じています。
法務部門のDXは、リーガルリテラシーの高い組織づくりの第一歩になると思いますので、皆様も今後、積極的に活用いただければとと思っています。
LegalForce／LegalForceキャビネのご紹介
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